Die Führung eines Unternehmens ist sowohl in rechtlicher als auch in organisatorischer Hinsicht eine Herausforderung. Es ist sehr wichtig, geeignete Mechanismen zu entwickeln, um verschiedene Risiken zu vermeiden. Die folgenden Punkte können dabei helfen Einhaltungsverfahren. In diesem Artikel erfahren Sie, was der Begriff bedeutet und welche Vorteile die Einführung entsprechender Verfahren in Ihrem Unternehmen mit sich bringt.
Compliance - was ist das?
Polnisch Compliance bedeutet "Einhaltung, Konformität". Vereinfacht ausgedrückt handelt es sich also um ein Wissensgebiet, das sich mit der Minimierung des Risikos befasst, dass die Handlungen eines Unternehmens nicht den Vorschriften entsprechen:
- rechtliche Bestimmungen,
- interne Vorschriften,
- von der Organisation angenommene Verhaltensnormen.
In der Praxis soll damit sichergestellt werden, dass die betrieblichen Aktivitäten des Unternehmens mit den nationalen und internationalen gesetzlichen Bestimmungen und Branchenregeln, Vorschriften und internen Standards sowie den ethischen Grundsätzen übereinstimmen.
Auf synthetische Weise Compliance kann auch anhand einer Definition aus dem Buch von Bartosz Makowicz ("Einhaltung der Vorschriften in the enterprise", Wolters Kluwer Polska, 2011), die davon ausgeht, dass:
"Compliance ist eine Form der Unternehmensorganisation, die das Risiko von Unregelmäßigkeiten auf ein Minimum reduziert."
Mit der Einführung solcher Verfahren soll in erster Linie verhindert werden, dass das Unternehmen finanzielle Verluste erleidet oder sein Ruf geschädigt wird. Sie sollten sowohl aus der internen als auch aus der externen Perspektive betrachtet werden. Es läuft darauf hinaus, dass sie auf zwei Ebenen funktionieren:
- Intern:
- bedeutet eine Reihe von Kodizes und Vorschriften, die jeder Arbeitnehmer oder Kollege einzuhalten hat,
- Aufklärung in Form von Schulungen, um das Bewusstsein für die rechtlichen Folgen ihrer Entscheidungen zu schärfen,
- Einführung interner organisatorischer Regeln und Verfahren.
- Außerhalb der Organisation:
- Bewährte Praktiken gegenüber Vertragspartnern und Rechtsinstituten,
- Vertragstreue,
- Datenschutz,
- Verhinderung finanzieller Veruntreuung.
Compliance Officer - wer ist das und was macht er?
In vielen Unternehmen, insbesondere in Finanzinstituten wie Banken, gibt es ganze Abteilungen für Compliance. In anderen Unternehmen reicht es aus, eine so genannte "Inhouse"-Position zu schaffen. Compliance-Beauftragter. Solche Spezialisten werden vor allem von Produktionsunternehmen, Pharmaunternehmen oder Lebensmittelherstellern eingestellt. Meiner Meinung nach ist es in jeder Branche, in der es notwendig ist, die entsprechenden Verfahren zu befolgen, notwendig, eine solche Stelle zu schaffen. Diese Funktion kann mit einem so genannten "internen Polizisten" oder "Aufseher" in einer Organisation verglichen werden. Compliance-Beauftragter prüft, ob alle Regeln eingehalten werden.
Die Arbeit dieser Position besteht in erster Linie darin, das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften, Normen oder Empfehlungen durch das Unternehmen zu minimieren, um finanzielle Verluste oder Rufschädigung zu vermeiden.
Nachfolgend finden Sie einen illustrativen Katalog von Aktivitäten, die das Mandat bilden Compliance-Beauftragter:
- achtet darauf, Interessenkonflikte zu vermeiden,
- den ordnungsgemäßen Umgang mit vertraulichen Informationen gewährleistet,
- stellt sicher, dass die Datenschutzverfahren des Unternehmens eingehalten werden,
- Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,
- prüft die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen bei den abgeschlossenen Verträgen,
- überwacht die Rechtmäßigkeit der Haushaltsaktivitäten (Mehrwertsteuer, Einkommensteuer),
- berät die Geschäftsbereiche bei der Anwendung neu eingeführter und bestehender Rechtsvorschriften und Marktstandards,
- arbeitet mit Anwaltskanzleien zusammen, die Rechtsprüfungen für Finanzinstitute anbieten und individuelle Unternehmensverfahren entwickeln,
- wirkt korrupten Mechanismen innerhalb des Unternehmens entgegen.
Natürlich sind dies nur Beispiele für Aufgaben Compliance-Beauftragter. Die Zuständigkeiten in dieser Position hängen stark von der Größe und dem Umfang des betreffenden Unternehmens ab.
Risiken
Wir haben Ihnen bereits erklärt, was man unter Compliance und welche Rolle die Person, die eine solche Position innehat, spielt. Der Vollständigkeit halber seien hier die Risiken genannt, denen die Verfahren ausgesetzt sind Compliance sollte Ihr Unternehmen schützen. Die folgende Liste ist natürlich beispielhaft und hängt von der Art und dem Profil Ihres Unternehmens ab.
Die Risiken:
- Nichteinhaltung der FATCA-Vorschriften (Foreign Account Tax Einhaltung der Vorschriften Act - ist ein im Jahr 2010 vom US-Kongress verabschiedetes Gesetz. Es zielt darauf ab, den US-Steuerbehörden die Verfolgung von US-Steuerzahlern zu erleichtern, die ihr Einkommen über Konten im Ausland vor den Steuerbehörden verbergen),
- Nichteinhaltung der Steuervorschriften,
- fehlende Überprüfung der Auftragnehmer im Rahmen der MwSt-Vorschriften,
- Korruption,
- Interessenkonflikt,
- Beteiligung an der Geldwäsche,
- Anwendung restriktiver Praktiken,
- Verstöße gegen Arbeits- oder Menschenrechte,
- Nichteinhaltung von Umweltnormen,
- unzureichender Schutz von Unternehmensvermögen und vertraulichen Informationen,
- Verstöße gegen die Corporate Governance.
Vorteile der Einführung von Compliance-Verfahren
Vorteile, die Ihr Unternehmen aus der Einführung von Verfahren ziehen wird Compliance stehen natürlich in direktem Zusammenhang mit den oben genannten Risiken. Bei der Durchführung einer Prüfung Compliance und durch die Schaffung geeigneter Verfahren von Grund auf können viele Probleme in Zukunft vermieden werden.
Durch die wirksame Umsetzung von Compliance-Verfahren in Ihrer Organisation:
- werden Sie einen Rückgang des Missbrauchs feststellen,
- können Sie Risiken besser erkennen und bessere Entscheidungen in allen Bereichen Ihres Unternehmens treffen,
- das Unternehmen wird durch die Einführung geeigneter Verfahren effizienter arbeiten,
- Das Bewusstsein für Risiken wird mutige Geschäftsentscheidungen erleichtern, z. B. die Einführung neuer Produkte und Dienstleistungen,
- können Sie schneller auf entstehende Risiken reagieren - noch bevor sie zu einem ernsthaften Problem werden,
- Die Bewertung Ihres Unternehmens wird steigen, was wiederum den Wert der Börsennotierung erhöhen kann,
- Das Vertrauen Ihrer Investoren, Mitarbeiter und Kunden wird steigen, was sich positiv auf den Ruf Ihres Unternehmens auswirken wird.
Zusammenfassung
Ich möchte betonen, dass meiner Meinung nach die Rolle der Compliance wird in naher Zukunft immer wichtiger werden. Wenn Sie in Ihren Organisationen noch keine geeigneten Verfahren eingeführt haben, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um in dieser Hinsicht tätig zu werden. Es liegt auf der Hand, dass unterschiedliche Risiken unterschiedliche Methoden zu ihrer Bewältigung erfordern, daher Einhaltungsverfahren sollte auf die Besonderheiten des Unternehmens zugeschnitten sein. Meiner Meinung nach gibt es kein einheitliches und einzig richtiges Modell für ein Compliance-Management-System. Es lohnt sich daher, die Hilfe von Spezialisten in Anspruch zu nehmen, um einen effizienten Mechanismus zu entwickeln, der Ihre Organisation unterstützt.
In Bezug auf Compliance Unsere Anwaltskanzlei bietet Ihnen eine Schulung auf dem weiten Feld des Risikomanagements in Unternehmen an, um Sie mit dieser Materie vertraut zu machen, sowie eine Schulung nach der Prüfung zur Einhaltung der einzelnen Verfahren, die sich an Führungskräfte und andere Mitarbeiter des Unternehmens richtet, je nach der Anzahl der Verfahren, mit denen sie täglich zu tun haben.
Ein wichtiges Element bei der Umsetzung von Compliance ist eine Prüfung, die wir unter Hinzuziehung von Fachprüfern und Rechtsberatern durchführen. Das Ergebnis der Prüfung ist ein Bericht, der Hinweise auf die wichtigsten Risiken und sehr detaillierte Empfehlungen für die Zeit nach der Prüfung enthält.
Entwicklung von Verfahren Compliance erfolgt systematisch, beginnend mit den Bereichen, die sofortige Maßnahmen erfordern. Sobald die Verfahren ausgearbeitet sind, werden sie auch im Unternehmen umgesetzt, wobei mit den Bereichen begonnen wird, die die größte Aufmerksamkeit erfordern und die Risiken am umfassendsten verhindern.
