Zur Erinnerung: Ab dem 1. Januar 2025 wird eine neue Mehrwertsteuer-Sonderregelung für KMU eingeführt, die in der Richtlinie (EU) 2020/285 des Rates enthalten ist und die darauf abzielt, die steuerlichen Pflichten von Kleinunternehmen, die innerhalb der Europäischen Union Handel treiben und Dienstleistungen erbringen, zu vereinfachen. Im Rahmen dieser Regelung können kleine Unternehmen Waren und Dienstleistungen in anderen EU-Ländern verkaufen, ohne die Mehrwertsteuer zu berechnen (unter Inanspruchnahme einer Ausnahmeregelung), und eine vereinfachte Berichterstattung vornehmen.
In der Praxis bedeutet dies, dass sich zugelassene Unternehmen nicht in jedem Land, in dem sie Kunden haben, für MwSt-Zwecke registrieren lassen müssen, was die Verwaltungskosten erheblich senkt und die Entwicklung von grenzüberschreitenden Geschäften erheblich behindert.
Durchführungsbestimmungen für die KMU-Mehrwertsteuer-Regelung
- Schwellenwerte für den Umsatz.
Um in den Genuss der Mehrwertsteuerbefreiung zu kommen, muss ein Unternehmen zwei Umsatzschwellen erreichen.
Erstens darf die Summe seines Umsatzes in allen EU-Ländern (die so genannte EU-Schwelle) im laufenden und im vorangegangenen Jahr 100.000 EUR nicht überschreiten.
Zweitens darf der Umsatz in jedem einzelnen Land, in dem das Unternehmen die Steuerbefreiung in Anspruch nehmen möchte, den vom Land des Verbrauchs festgelegten nationalen Schwellenwert für die Mehrwertsteuer nicht überschreiten (höchstens 85.000 EUR oder den Gegenwert in einer anderen Währung).
Jedes EU-Land kann daher seinen eigenen Schwellenwert anwenden (häufig bis zu 85 000 EUR), und einige Länder führen sogar unterschiedliche Schwellenwerte für verschiedene Branchen ein. Unternehmer, die in bestimmte EU-Länder verkaufen wollen, sollten sich daher vor Beginn der Verkäufe über die in dem betreffenden Land geltenden Umsatzschwellen informieren. Darüber hinaus ist der Unternehmer verpflichtet, seinen Umsatz im laufenden Jahr und im Vorjahr (bzw. in den beiden Vorjahren, wenn das betreffende Land dies verlangt) in der Registrierungserklärung anzugeben, damit die Behörden prüfen können, ob die Voraussetzungen für die Befreiung erfüllt sind.
- Bedingungen für die Teilnahme.
Nur kleine und mittlere Unternehmen, die in der EU für Mehrwertsteuerzwecke registriert sind, können das KMU-Verfahren in Anspruch nehmen. Die Anwendung dieses Verfahrens ist natürlich freiwillig - ein Unternehmer kann die Befreiung in ausgewählten Ländern in Anspruch nehmen und in anderen Ländern die normalen MwSt-Vorschriften anwenden.
Die gleichzeitige Inanspruchnahme der KMU-Regelung und des OSS (One-Stop-Shop)-Verfahrens in ein und demselben Land ist leider nicht möglich, obwohl ein Unternehmen in einigen Ländern von der Steuer befreit und gleichzeitig in anderen Ländern im Rahmen des OSS erfasst werden kann.
- Anmeldung und Ausweis.
Um an der KMU-Mehrwertsteuerregelung teilnehmen zu können, muss ein Unternehmer in seinem Niederlassungsland eine so genannte "Voranmeldung" einreichen - eine elektronische Meldung, die Informationen über die geplanten Länder und den Umsatz enthält. In Polen sind die folgenden Finanzämter für die Bearbeitung von KMU-Registrierungen zuständig: Naczelnik II Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście (für polnische Steuerzahler) und Naczelnik Urzędu Łódź-Śródmieście (für ausländische Unternehmen).
Nach Einreichung der Meldung hat die Behörde bis zu 35 Tage Zeit, dem Unternehmer eine individuelle Identifikationsnummer mit dem Suffix "-EX" zuzuweisen (Beispiel: PL1234567890-EX). Die Nummer berechtigt den Unternehmer zu einer Steuerbefreiung in ausgewählten Ländern und muss auf den Rechnungen angegeben werden.
4. die Berichtspflichten.
Ein Unternehmen, das die KMU-Regelung in Anspruch nimmt, führt die Mehrwertsteuer weder in den einzelnen Verbrauchsländern noch über die OSS ab, sondern übermittelt den Steuerbehörden des Landes, in dem es ansässig ist, vereinfachte Meldungen.
Der Unternehmer sollte vierteljährlich Informationen über den Wert des Umsatzes in jedem EU-Land übermitteln, in dem die Befreiung in Anspruch genommen wurde. In Polen werden die vierteljährlichen Berichte innerhalb eines Monats nach Ende des Quartals auf dem so genannten SME_IK-Formular eingereicht.
Auf diese Weise hat die Verwaltung einen ständigen Überblick über den Umsatz des Unternehmens und kann kontrollieren, ob er noch innerhalb der festgelegten Schwellenwerte liegt. Durch die Inanspruchnahme der Steuerbefreiung stellt der Unternehmer auf seinen Rechnungen keine Mehrwertsteuer in Rechnung, was auch bedeutet, dass er das Recht auf Vorsteuerabzug aus den mit diesen Umsätzen verbundenen Eingangsrechnungen verliert.
Zusammengefasst:
- Der Unternehmer muss die Mehrwertsteuer nicht in anderen Ländern abführen; er erledigt alle Formalitäten in seinem Niederlassungsland;
- Er stellt Verkaufsrechnungen mit dem Satz "zw." (von der Mehrwertsteuer befreit) und der Nummer EX aus, was auf einen Umsatz hinweist, der unter das Verfahren der KMU-Mehrwertsteuerregelung fällt;
- Einmal im Quartal meldet sie den Gesamtumsatz in jedem Land.
Interessiert es Sie, was sich in der Gesetzgebung 2025 geändert hat? Schauen Sie sich unseren Artikel an: https://bktkancelaria.pl/zmiany-w-polskim-prawie-2025-najwazniejsze-nowe-przepisy-dla-firm-i-osob-fizycznych/.
Vergleich mit dem OSS-Verfahren (One Stop Shop)
Das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) dient ebenfalls der Erleichterung der Mehrwertsteuerabrechnung bei B2C-Verbraucherverkäufen in der EU, funktioniert aber anders. Beim OSS-Verfahren ist es der Verkäufer, der berechnet die Mehrwertsteuer zum Steuersatz des Landes des Verbrauchs und begleicht sie durch eine einzige Erklärung im Land der Identifizierung, anstatt sich in jedem Land registrieren zu lassen. Im Gegensatz dazu wird in das Verfahren der SME VAT SCHEME Der Verkäufer erhebt überhaupt keine Mehrwertsteuer - er nutzt eine Steuerbefreiung -, wodurch die Steuer nicht gezahlt werden muss, aber das Recht auf Vorsteuerabzug entfällt.
Hauptunterschiede zwischen SME und OSS
- Schwellenwert für den Umsatz.
Das OSS-Verfahren hat einen EU-Schwellenwert von 10.000 EUR (die Summe der Umsätze aus B2C-Dienstleistungen und innergemeinschaftlichen Warenverkäufen) - solange ein Unternehmen diesen Betrag in einem bestimmten Jahr nicht überschreitet, werden seine Lieferungen als inländisch behandelt und es kann die OSS nicht in Anspruch nehmen. Sobald der Schwellenwert von mehr als 10.000 € überschritten wird oder wenn das Unternehmen sofort die Mehrwertsteuer im Land des Kunden abrechnen möchte, sollte es sich im Rahmen der OSS registrieren lassen. Für das Verfahren der KMU-Mehrwertsteuerregelung gelten andere Grenzen (siehe oben - 100.000 € in der EU, 85.000 € im Inland), und diese sind, wie man sieht, viel höher.
- Mehrwertsteuererhebung und -abrechnung.
Im Rahmen der OSS wird der Anbieter berechnet die Mehrwertsteuer zum Satz des jeweiligen Verbrauchslandes und führt die Steuer über die OSS-Erklärung ab. Bei einer KMU-Mehrwertsteuerregelung schlägt der Verkäufer keine Mehrwertsteuer auf den Preis auf (er verkauft zu einem befreiten Satz) und führt somit nichts in die Kassen des Bestimmungslandes ab. In der Praxis bedeutet dies, dass bei der OSS die Mehrwertsteuer abgerechnet wird (zwischenstaatlicher Steuerausgleich), während bei der KMU-Mehrwertsteuerregelung eine vollständige Steuerbefreiung mit vereinfachten Aufzeichnungen (vierteljährliche Berichte) vorgesehen ist.
- Formale Pflichten.
Bei der OSS lässt sich das Unternehmen im Land der OSS-Identifizierung registrieren und reicht regelmäßig (in der Regel vierteljährlich) Erklärungen über die Verkäufe in alle EU-Länder ein. Bei der KMU-Mehrwertsteuerregelung reicht das Unternehmen eine einmalige Erklärung für das Verfahren (Voranmeldung) und vierteljährliche Berichte über den Umsatz in den folgenden Ländern ein. Ein Unternehmen kann die KMU-Mehrwertsteuerregelung in einigen Ländern und die OSS in anderen Ländern gleichzeitig anwenden - beide Verfahren können jedoch nicht parallel in ein und demselben Land genutzt werden.
Vergleich mit dem Reverse-Charge-Verfahren
Mechanismus der umgekehrten Aufladung gilt in erster Linie für B2B-Geschäfte: Der Verkäufer stellt eine Rechnung ohne MwSt. mit dem Vermerk "Reverse Charge" aus, und der (für MwSt. registrierte) Käufer begleicht die Steuer zum geltenden Satz selbst. Auf diese Weise muss sich der kleine Lieferant im Land des Käufers nicht für die Mehrwertsteuer registrieren lassen.
Die KMU-Mehrwertsteuerregelung hingegen bezieht sich auf die vollständige Mehrwertsteuerbefreiung des Kleinunternehmers. In der Praxis bedeutet dies, dass der Verkäufer bei einem Verkauf im Rahmen der KMU-Regelung eine "zw"-Rechnung (mit einer EX-Nummer) ausstellt und keine Steuern hinzufügt - und der Käufer muss keine zusätzliche Mehrwertsteuer zahlen oder ausweisen.
Der Schutz des geistigen Eigentums ist ein wichtiges Thema für den Unternehmer. Vielleicht ist es auch für Sie interessant? Wir sagen Ihnen hier kurz und knapp, wie Sie Ihr geistiges Eigentum schützen können: https://bktkancelaria.pl/ochrona-marki-i-wdrozenie-gpsr-przewodnik-dla-producentow-i-dystrybutorow/.
Vom Standpunkt der Dokumentation aus gesehen:
- Reverse Charge Rechnung - enthält nicht den Mehrwertsteuerbetrag, sondern gibt die Rechtsgrundlage für die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft an. Der Käufer trägt die Mehrwertsteuer in seiner Steuererklärung als Ausgangs- und Vorsteuer ein; der Verkäufer ist also nicht verpflichtet, sich im Land des Kaufs für Mehrwertsteuerzwecke registrieren zu lassen, aber der Käufer kann die Steuer abziehen (wenn er dazu berechtigt ist);
- Rechnung im Rahmen des Verfahrens der KMU-Mehrwertsteuerregelung weist ebenfalls keine MwSt. aus - wir kennzeichnen die Befreiung nur mit dem Vermerk "MwSt.-befreit" mit der EX-Nummer des Verkäufers; der Käufer muss keine MwSt. hinzufügen (oder abziehen), da die Transaktion aufgrund des Status des Verkäufers vollständig befreit ist.
Anders als bei der Umkehrung der Steuerschuldnerschaft ist der Käufer bei einer MwSt.-Regelung nicht verpflichtet, eine Steuer abzurechnen - der Umsatz unterliegt einfach nicht der MwSt.
Beispiele
- B2C-Warenhandel
Ein kleiner Online-Shop aus Polen verkauft Waren an Verbraucher in Deutschland und Frankreich. Wenn sein Jahresumsatz in der EU 100.000 EUR und in jedem dieser Länder den dortigen Schwellenwert (z. B. 85.000 EUR) nicht überschreitet, kann er die KMU-Mehrwertsteuerregelung in Anspruch nehmen und für Lieferungen in diese Länder keine Mehrwertsteuer berechnen. Dadurch vermeidet der Unternehmer die Registrierung der Mehrwertsteuer in Deutschland und Frankreich - stattdessen rechnet er nur in Polen auf der Grundlage von vierteljährlichen Berichten ab. Für einen solchen Unternehmer kann das KMU-Verfahren vorteilhafter sein als die herkömmliche Registrierung oder die Nutzung des OSS (insbesondere bei relativ geringen Umsätzen), da die Mehrwertsteuerbefreiung die administrativen Verpflichtungen des Unternehmers verringert.
- B2B-Dienstleistungen
Ein Freiberufler (z. B. ein Grafikdesigner) verkauft Dienstleistungen an Unternehmen (Mehrwertsteuerzahler) in anderen EU-Ländern. Solche Umsätze erfolgen in der Regel im Wege der Umkehrung der Steuerschuldnerschaft - der Grafikdesigner stellt eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer aus, und das ausländische Unternehmen begleicht die Steuer in seinem Land selbst. Das Verfahren der KMU-Mehrwertsteuerregelung wirkt sich im Allgemeinen nicht auf diese B2B-Umsätze aus (der Verkäufer könnte formell eine steuerfreie Rechnung ausstellen, aber der Käufer zahlt aufgrund der Umkehrung der Steuerschuldnerschaft in der Praxis ohnehin keine Mehrwertsteuer). Bei Geschäften zwischen Unternehmen ist die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft sinnvoller, während die KMU-Mehrwertsteuerregelung vor allem bei Verkäufen an Verbraucher oder Kleinabnehmer, die die Mehrwertsteuer nicht selbst abführen, die Kosten senkt.
Es lohnt sich auf jeden Fall, das Verfahren der KMU-Mehrwertsteuerregelung in Erwägung zu ziehen, da es der Notwendigkeit entgegenwirkt, sich im Ausland mehrwertsteuerlich registrieren zu lassen, und eine Befreiung bietet, die die Dokumentation und Rechnungsstellung vereinfacht. Bei reinen B2B-Transaktionen bleibt das Reverse-Charge-Modell vorherrschend, und bei Verkäufen in eine Reihe von Ländern lohnt es sich, eine Kombination aus KMU und OSS in Erwägung zu ziehen - Nutzung der KMU-Befreiung in einigen Ländern und Registrierung mit OSS in anderen, je nach Schwellenwerten und Umsatzstruktur.
In der Praxis erfolgt die Registrierung für das Verfahren der KMU-Mehrwertsteuerregelung in Polen elektronisch im System e-Tax Office (das Formular "KMU-Anmeldung").
Sobald der Unternehmer eine EX-Nummer erhalten hat, verwendet er sie beim Ausstellen von Rechnungen. Ausführliche Informationen über die Registrierung, die Schwellenwerte und die Meldepflichten finden Sie auf dem offiziellen EU-Portal zum KMU-Mehrwertsteuerverfahren (auf Englisch): bdo.globalsme-vat-rules.ec.europa.eu.
Wenn Sie Fragen oder Zweifel bezüglich der Wahl der besten Mehrwertsteuerabrechnungsmethode haben - z.B. ob Sie die KMU-Mehrwertsteuerregelung, das OSS-Verfahren oder die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft anwenden sollen - zögern Sie bitte nicht, unsere Kanzlei zu kontaktieren. Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns: https://bktkancelaria.pl/kontakt/. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören!
