Vereinfachung der Dokumente - neue Norm oder gesetzliche Vorschrift?

Mit dem Inkrafttreten des Gesetzes vom 26. April 2024 über die Sicherstellung der Anforderungen an die Zugänglichkeit bestimmter Produkte und Dienstleistungen durch Wirtschaftsteilnehmer (und in Bezug auf die LGR-Richtlinie) müssen viele Unternehmer - darunter auch Banken - ihre Unterlagen an die neuen Standards anpassen. Polnische Unternehmer haben bis zum 28. Juni 2025 Zeit, ihre Produkte und Dienstleistungen an die EU-Anforderungen anzupassen.

"VEREINFACHUNG DER DOKUMENTE" - Worum geht es dabei?

Vereinfachung der Dokumente ihre Inhalte an die modernen Anforderungen der Barrierefreiheit anzupassen, so dass sie verständlich (u. a. B2-Niveau), freundlich für Menschen mit besonderen Bedürfnissen und vollständig konform. Ein Beispiel hierfür ist eine führende Bank, die eine umfassende Analyse und "Vereinfachung" der für die Verbraucher bestimmten Dokumente in Auftrag gegeben hat.

Diagnose und Vorbereitung

Die erste Stufe ist Analyse aller Dokumentedie die Bank an die neuen Anforderungen des Zugänglichkeitsgesetzes anpassen muss. Daher hätte sie in erster Instanz überprüft werden müssen:

• Zweck und Anwendungsbereich jedes Dokuments (z. B. ob es sich nur auf einzelne Kunden oder auch auf Unternehmen bezieht).
• Komplexität Sprache (z. B. das Vorhandensein von Bankjargon, die Anzahl der Definitionen oder komplexe rechtliche Konstruktionen).
• Form der Veröffentlichung (elektronisches oder gedrucktes Dokument - was sich auf die Grundsätze der grafischen Gestaltung auswirkt).

In diesem Stadium haben wir auch alle EU- und nationale Leitlinien und bewährte Verfahren (EAA-Richtlinie, ISO-Klartext, interne Bankstandards). Auf der Grundlage dieser Informationen war es dann notwendig, einige universelle Grundsätze der "Vereinfachung" Dokumente, um sicherzustellen, dass sie lesbar und rechtlich korrekt sind.

Entwicklung von Leitlinien zur "Vereinfachung". Worum geht es bei dieser "Vereinfachung"?

Das Gesetz vom 26. April 2024 und die dazugehörigen Verordnungen verpflichten die Finanzinstitute, Dokumente in einer benutzerfreundlichen Form zur Verfügung zu stellen - auch für Menschen mit besonderen Bedürfnissen. Das bedeutet in erster Linie:

• Verwendung von klare Sprache (z. B. kurze Sätze, Indikativ, Einschränkung von Verzweigungssätzen).
• Reduzierung des Komplexitätsgrads des Inhalts, so dass er mindestens dem Niveau von B2-Niveau auf der Skala der Sprachkenntnisse.
• Unter Berücksichtigung der Leitlinien von ISO-Normen für einfache Sprache und Materialien von Organisationen, die einfache Sprache fördern (z. B. Plain Language Association International).
• Aufmerksamkeit für visuelle Aspekte Dokumente (Hervorhebung, angemessene Schriftgröße und -kontrast, logische Anordnung des Inhalts).

Das Ergebnis dieser Phase ist ein integriertes Dokument, das Folgendes enthält Redaktions- und Zugänglichkeitskriteriendie das gesamte Team, das an den Inhalten arbeitet, leitet.

Da die Grundsätze auf diese Weise in einem Dokument ausgearbeitet wurden, konnten wir sie leicht an alle Mitglieder unseres Teams weitergeben, um die Arbeit an den bereits konkreten Dokumenten einheitlicher zu gestalten. Es war an der Zeit, die Texte zu bearbeiten.

Etappen Vereinfachung der Dokumente in der Praxis

Bearbeitung und "Vereinfachung" von Dokumenten.

Wir begannen die eigentliche Arbeit an dem Dossier mit der sprachlichen Überarbeitung und der Überprüfung der Konformität. Wir haben einige Sätze vereinfacht, unnötigen Jargon und schwierige Wörter, die nicht in den B2-Sprachbereich passen, entfernt und ein zusätzliches Glossar mit Beispielen und Definitionen eingeführt. Wir haben jeden Text überprüft, um sicherzustellen, dass er den Anforderungen an die Lesbarkeit entspricht (z. B. FOG- oder LIX-Tests, Verwendung von Tools wie Jasnopis).

Es sei darauf hingewiesen, dass die vorgenommenen typografischen Änderungen nicht gegen die geltende Gesetzgebung, die Natur der Vereinbarungen oder die Vorschriften verstoßen durften. Daher war es in diesem Punkt notwendig, eng mit den Juristen der Bank zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass die Vereinfachung des Inhalts nicht zu einer Änderung der Bedeutung eines Dokuments führt.

Überarbeitung und endgültige Genehmigung

Nachdem die inhaltlichen Änderungen vorgenommen worden waren, wurde jedes Dokument einer erneuten inhaltlichen Prüfung unterzogen - in der Regel durch das Projektteam für Barrierefreiheit der Bank, die Rechtsabteilung oder das Marketing.

Anpassung der grafischen Form

Einige der ebenfalls erforderlichen Dokumente Systemoptimierung i Layout. Klare Überschriften, Absätze, Aufzählungen, die Beachtung von Kontrasten oder Schriftgrößen sind in solchen vereinfachten Dokumenten äußerst wichtig.

Wenn das Dokument für die Online-Veröffentlichung (PDF, Website) bestimmt ist, muss auch Folgendes beachtet werden Normen für die digitale Zugänglichkeit (z. B. Kennzeichnung des Dokuments, Beschreibung von Grafiken, damit sie von Hilfssoftware gelesen werden können).

Wichtige Dokumente (z. B. Verträge, Vorschriften) können durch Piktogramme oder zusätzliche Hinweise benutzerfreundlicher gestaltet werden. All diese Aspekte müssen berücksichtigt werden, wenn die gewaltige Aufgabe der Vereinfachung in Angriff genommen wird 😊.

Qualitätskontrolle und Bestätigung der Konformität

Nach Abschluss der Bearbeitung jedes Dokuments führten wir eine abschließende Qualitätskontrolle durch:

• Sprachprüfung und prüfen Sie, ob noch schwierige Formulierungen im Dokument vorhanden sind,
• Bewertung der Einhaltung der Rechtsvorschriftensicherzustellen, dass der Inhalt nicht im Widerspruch zu den Bestimmungen des Gesetzes über die Sicherstellung der Zugänglichkeitsanforderungen und anderer Rechtsvorschriften (z. B. Verbraucherkreditgesetz, RODO) steht,
• Bestätigung der Einhaltung der Vorschriften in Form eines Protokolls oder Berichts, aus dem VeloBank ersehen kann, welche Änderungen vorgenommen wurden und welche Leitlinien verwendet wurden.

Die Umsetzung der Zugänglichkeit von Dokumenten hat viele Vorteile. In erster Linie garantiert sie die Einhaltung des Gesetzes und der Leitlinien der EAA-Richtlinie und schützt vor dem Risiko von Strafen. Durch die Vereinfachung auf B2-Niveau wird der Inhalt für die Kunden verständlich, was zweifellos die Kundenzufriedenheit erhöht und die Zahl der Fragen zum Inhalt dieser Dokumente verringert. Einfache Inhalte tragen dazu bei, die Kunden zu überzeugen, da sie ihnen Zeit ersparen und ihnen die Gewissheit geben, dass sie unsere Absichten verstanden haben, was wiederum das Vertrauen in uns als Unternehmen stärkt.

Zugänglichkeitsmaßnahmen stärken auch das Image des Unternehmens als sozial verantwortliche Institution, und die Belastung der Callcenter und Kundendienstabteilungen wird dank einfacher und transparenter Dokumente verringert. Und das wiederum ist eine weitere Kostenersparnis.

Für wen ist die Vereinfachung gedacht?

Vereinfachung der Dokumente betrifft alle Institutionen und Unternehmen, die sich mit ihren Inhalten an ein breites Publikum wenden - insbesondere auch an Privatkunden (Verbraucher) und Menschen mit besonderen Bedürfnissen. Im Zusammenhang mit dem Gesetz vom 26. April 2024 und der LGR-Richtlinie geht es hauptsächlich um Einrichtungen, die Produkte und Dienstleistungen auf dem Markt anbieten, wie z. B.:

1. Banken und andere Finanzinstitute- diese müssen Verträge, Vorschriften, Formulare oder Informationsbroschüren so anpassen, dass sie auf B2-Niveau lesbar und verständlich sind,
2. Unternehmen des Dienstleistungssektors (Telekommunikation, Versicherungen, Energie usw.) - Die an die Kunden gerichteten Dokumente - einschließlich der allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Preislisten - sollten sprachlich und grafisch vereinfacht werden.
3. Öffentliche Verwaltung (im Zusammenhang mit anderen Verordnungen) - obwohl die Hauptadressaten des Gesetzes die Wirtschaftsteilnehmer sind, ist die Vereinfachung von Dokumenten auch Teil des Trends zur Zugänglichkeit in Behörden und Institutionen,
4. Jedes Unternehmen oder jede Organisation Informationen an Einzelpersonen richten - auch wenn es keine ausdrückliche gesetzliche Verpflichtung dazu gibt, ist die Vereinfachung von Dokumenten eine gute Praxis, die die Transparenz der Kommunikation erhöht, Missverständnisse und Beschwerden verringert und das Image der Einrichtung als kundenfreundliche Institution stärkt.

Warum ist es das wert?

Die Einführung von Klartext und die Einhaltung der EAA-Richtlinie schützen vor möglichen Strafen. Die Kunden verstehen das Angebot besser und sind zufriedener, was sich in einem größeren Vertrauen in die Bank oder ein anderes Institut niederschlägt. Außerdem verringert eine klare Kommunikation die Zahl der Rückfragen an die Serviceabteilung, was zu Einsparungen führt.

Wenn Sie Ihre Materialien an die neuen Vorschriften anpassen oder mehr darüber erfahren möchten, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf - gemeinsam bringen wir Ihre Dokumente in das neue Zeitalter Zugänglichkeit und Transparenz für Ihre Kunden, was sich positiv auf das Image und die Effizienz Ihrer Organisation auswirken wird.

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