Die Durchführung eines Auftrags im Ausland erfordert eine sorgfältige Planung der Ressourcen, Termine, Kooperationsregeln sowie der öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der grenzüberschreitenden Arbeitsausübung. Bei der Entsendung von Arbeitnehmern oder der Organisation von Arbeit in mehreren Ländern ist es von entscheidender Bedeutung, festzustellen, welchem Sozialversicherungssystem die betreffende Person unterliegt. Diese Feststellung sollte durch eine A1-Bescheinigung bestätigt werden.
Im Folgenden erläutern wir, ob eine Beschäftigung im Ausland ohne A1 zulässig ist, wann das Fehlen eines A1-Formulars Konsequenzen für den Arbeitgeber nach sich ziehen kann, welche Bedeutung die korrekte Einstufung des Beschäftigungsmodells hat und wie man das Unternehmen auf eine Kontrolle im Aufnahmeland vorbereitet.
Was ist eine A1-Bescheinigung und welche Bedeutung hat sie bei der Arbeit im Ausland?
Die Bescheinigung A1 bestätigt, welchen Rechtsvorschriften im Bereich der sozialen Sicherheit eine Person gemäß den Bestimmungen von Titel II der Verordnung 883/2004 unterliegt. Grundsätzlich unterliegt eine Person nur den Rechtsvorschriften eines einzigen Mitgliedstaats, mit Ausnahmen u. a. bei Entsendungen und bei Beschäftigung in zwei oder mehr Staaten.
Das A1-Formular hat beglaubigenden Charakter und ist für andere Mitgliedstaaten verbindlich, solange es nicht widerrufen oder für ungültig erklärt wird.
Arbeiten im Ausland ohne A1 – wann besteht ein Risiko?
Die Aufnahme einer grenzüberschreitenden Tätigkeit vor Erhalt der A1-Bescheinigung ist rechtlich möglich, da die A1-Bescheinigung keine Unterstellung begründet, sondern diese lediglich bestätigt. Das Fehlen der A1-Bescheinigung entzieht dem Arbeitgeber jedoch den amtlichen Nachweis der für die Kontrolle im Aufnahmestaat maßgeblichen Rechtsvorschriften.
Bei Uneinigkeit zwischen den Trägern über die anzuwendende Rechtsordnung schreibt die Verordnung 987/2009 die vorläufige Unterstellung und die Anwendung von Abklärungsmechanismen vor. Bis zur Klärung der Frage kann die Behörde des Aufnahmestaats eigene Beiträge erheben und Verwaltungssanktionen gemäß den lokalen Rechtsvorschriften verhängen.
Das Fehlen eines A1-Formulars erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der Arbeitnehmer der Rechtsordnung des Aufnahmelandes zugeordnet wird und Beitragsrückstände entstehen, bis die zuständige Rechtsordnung im Rahmen der Zusammenarbeit zwischen den Trägern festgelegt wurde.
Entsendung oder Arbeit in mehreren Ländern – warum die A1-Qualifikation wichtig ist
Die korrekte Einstufung des Arbeitsmodells ist von entscheidender Bedeutung für die Beurteilung, ob ein Arbeitnehmer im polnischen Sozialversicherungssystem verbleiben kann.
Das erste Modell betrifft die Entsendung eines Arbeitnehmers in einen anderen Mitgliedstaat. Dies bezieht sich auf den Fall, dass ein Arbeitnehmer, der bei einem Arbeitgeber beschäftigt ist, der seinen gewöhnlichen Geschäftssitz in Polen hat, vorübergehend zur Arbeit ins Ausland entsandt wird. Die Dauer einer solchen Entsendung sollte 24 Monate nicht überschreiten, und der Arbeitnehmer darf nicht entsandt werden, um eine andere entsandte Person zu ersetzen.
Das zweite Modell betrifft die Ausübung einer Tätigkeit in zwei oder mehr Mitgliedstaaten. Es umfasst Fälle, in denen ein Arbeitnehmer regelmäßig Aufgaben in verschiedenen Ländern wahrnimmt, beispielsweise nach einem zyklischen Zeitplan oder aufgrund des ständigen Charakters der Tätigkeit des Arbeitgebers. Bei diesem Modell werden unter anderem der Wohnort des Arbeitnehmers, der Sitz des Arbeitgebers, die Arbeitszeit sowie die auf die einzelnen Länder entfallende Vergütung berücksichtigt.
Bei einer Tätigkeit in zwei oder mehr Staaten wird die anwendbare Rechtsordnung von der Behörde des Staates festgelegt, in dem der Arbeitnehmer wohnt. Diese trifft zunächst eine vorläufige Entscheidung. Erhebt keine der betroffenen Behörden innerhalb von zwei Monaten Einwände, wird die Feststellung endgültig. Deshalb ist es so wichtig, richtig zu unterscheiden, ob es sich um eine Entsendung oder um eine reguläre Beschäftigung in mehreren Ländern handelt.
Im Transportwesen spielen auch die besonderen Pflichten in Bezug auf Fahrer, Meldungen und Unterlagen im Zusammenhang mit der Entsendung eine wichtige Rolle. Wir gehen in unserem Artikel näher darauf ein: https://bktkancelaria.pl/delegowanie-kierowcow-do-niemiec/.
Wann kann eine A1-Bescheinigung angefochten oder widerrufen werden?
Die Träger der anderen Mitgliedstaaten sind an das Dokument gebunden, bis es zurückgezogen oder für ungültig erklärt wird. Hat die Einrichtung des Aufnahmestaats Zweifel an der Richtigkeit des A1-Formulars, kann sie die ausstellende Einrichtung um Klarstellung und erneute Überprüfung der Gründe für die Ausstellung ersuchen.
Von großer Bedeutung ist das Urteil des Gerichtshofs der Europäischen Union vom 16. November 2023 in der Rechtssache C-422/22. Der Gerichtshof hat darauf hingewiesen, dass die Behörde, die das A1-Formular ausgestellt hat, dieses von Amts wegen widerrufen kann, wenn sie feststellt, dass die Angaben, auf denen die Ausstellung beruhte, unrichtig sind. In diesem Fall muss sie nicht zuvor ein Dialog- und Schlichtungsverfahren mit der Behörde des Aufnahmestaats durchführen.
Folgen des Fehlens eines A1-Formulars für den Arbeitgeber
Das Fehlen einer A1-Bescheinigung kann dazu führen, dass die Behörde des Aufnahmestaates davon ausgeht, dass der Arbeitnehmer den lokalen Sozialversicherungsvorschriften unterliegt. In diesem Fall kann der Arbeitgeber verpflichtet werden, die Beiträge im Entsendestaat abzuführen, was auch Nachzahlungen, Zinsen und Verwaltungsstrafen umfassen kann.
Die Situation wird kompliziert, wenn zwischen den Institutionen Streitigkeiten über die zuständige Gesetzgebung entstehen. Bis zur Klärung dieser Streitigkeiten kann der Arbeitgeber mit Beitragsansprüchen von mehr als einem Staat konfrontiert sein.
Von großer Bedeutung ist auch die Möglichkeit, das A1-Formular zu widerrufen. Wurde das Dokument auf der Grundlage falscher Angaben ausgestellt, kann die ausstellende Behörde es widerrufen, auch mit Rückwirkung auf frühere Zeiträume. Nach dem Widerruf des A1 muss die zuständige Rechtsordnung neu bestimmt werden.
Bei der Entsendung von Drittstaatsangehörigen sind zusätzlich die Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Legalisierung des Aufenthalts und der Beschäftigung im Aufnahmestaat zu prüfen, einschließlich der in diesem Artikel behandelten Punkte: Wird der EuGH das Vander-Elst-Visumverfahren anfechten?.
Wie lässt sich das Risiko minimieren, dass vor der Abreise eines Mitarbeiters kein A1-Formular vorliegt?
Vor der Entsendung eines Arbeitnehmers muss die für die Ausübung der Tätigkeit im Ausland geltende Rechtslage geklärt werden. Zunächst muss geprüft werden, ob es sich um eine Entsendung oder um eine Tätigkeit in zwei oder mehr Ländern handelt. Erst nach einer solchen Analyse kann der entsprechende Antrag auf ein A1-Formular vorbereitet und die Unterlagen zusammengestellt werden, die das gewählte Arbeitsmodell belegen.
Der Arbeitgeber sollte zudem in der Lage sein, nachzuweisen, dass er seine Geschäftstätigkeit gewöhnlich im Entsendestaat ausübt. Von Bedeutung sind hierbei insbesondere die organisatorische Infrastruktur, das Personal, der inländische Kundenstamm sowie die tatsächliche wirtschaftliche Tätigkeit.
Bei einer Tätigkeit in mehreren Ländern ist es besonders wichtig, Arbeitszeit- und Lohnunterlagen nach einzelnen Ländern getrennt zu führen.
Die im Antrag auf A1 angegebenen Daten sollten mit den Personal-, Lohn-, Vertrags- und Betriebsunterlagen übereinstimmen. Nach dem Urteil des EuGH in der Rechtssache C-422/22 kommt der Richtigkeit der dem ausstellenden Organ übermittelten Informationen besondere Bedeutung zu.
Der Arbeitgeber sollte sich auch auf einen möglichen Streit zwischen den Trägern der Mitgliedstaaten vorbereiten. In einem solchen Fall ist es wichtig, die Beweismittel zügig zusammenzustellen und Personen zu benennen, die für den Kontakt mit den Trägern und den Informationsaustausch zuständig sind.
Zusammenfassung – Arbeiten im Ausland ohne A1 und das Risiko für den Arbeitgeber
Eine Beschäftigung im Ausland ohne A1-Bescheinigung ist nicht automatisch ausgeschlossen, da die Bescheinigung der Bestätigung der geltenden Rechtsvorschriften dient. Aus Sicht des Arbeitgebers erhöht das Fehlen des Dokuments jedoch erheblich das Risiko, dass der Arbeitnehmer dem System des Aufnahmelandes zugeordnet wird, dass Nachzahlungen von Beiträgen anfallen und dass es zu Streitigkeiten zwischen den Trägern kommt.
Nach dem Urteil in der Rechtssache C-422/22 hat die Bedeutung der Datenrichtigkeit und der korrekten Einstufung des Arbeitsmodells zugenommen, da die Behörde das A1-Formular von Amts wegen widerrufen kann, wenn die Angaben unrichtig sind, und nach dem Widerruf eine erneute Feststellung der geltenden Rechtsvorschriften erforderlich ist.
Die Kanzlei BKT unterstützt Unternehmer bei der Bewertung von Risiken im Zusammenhang mit der A1-Bescheinigung, der Entsendung von Arbeitnehmern, der Arbeit in mehreren Ländern sowie der Beschäftigung von Ausländern.
Wenn Ihr Unternehmen Aufträge im Ausland ausführt oder plant, Mitarbeiter in ein anderes EU-Land zu entsenden, laden wir Sie ein, sich mit uns in Verbindung zu setzen. Wir analysieren das Beschäftigungsmodell, prüfen die Unterlagen und zeigen Ihnen Lösungen auf, mit denen Sie das Risiko in Bezug auf Sozialabgaben, Verwaltung und Verträge minimieren können.
