Seit dem 1. Juni 2025 haben sich die Vorschriften für den Betrieb von Arbeitsvermittlungsagenturen in einer Weise geändert, die für neue Arbeitsagenturen ist von großer Bedeutung. In der Öffentlichkeit wird häufig die Aussage getroffen, dass „eine junge Arbeitsvermittlungsagentur zwei Jahre lang keine Ausländer einstellen darf”. Im folgenden Artikel erläutern wir, warum man dieser Aussage nicht ganz zustimmen kann – und zweijährige Karenzzeit Für die Arbeitsvermittlungsagentur gilt dies nicht für alle Ausländer.
Art. 305 Abs. 3 des Gesetzes über den Arbeitsmarkt und die Arbeitsvermittlung führt kein generelles Verbot der Beschäftigung von Ausländern ein. Die vom Gesetzgeber eingeführte Einschränkung betrifft die Arbeitsvermittlung und die Zeitarbeit für jene Ausländer, von denen verlangt wird, dass Arbeitserlaubnis oder Erklärung über die Überlassung von Arbeitskräften. In den Fällen, in denen wir Ausländer beschäftigen möchten, die sich auf der Grundlage der oben genannten Dokumente rechtmäßig in Polen aufhalten, ist dies tatsächlich erst zwei Jahre nach der Eintragung in das Register der Arbeitsvermittlungsagenturen und der tatsächlichen Erbringung von Arbeitsvermittlungs- oder Zeitarbeitsdienstleistungen in diesem Zeitraum möglich. Aber…
Was bedeutet die zweijährige Karenzzeit für Arbeitsvermittlungsagenturen?
Die bloße Eintragung in das Register der Arbeitsvermittlungsagenturen bedeutet nicht, dass vom ersten Tag an alle Dienstleistungen für alle Ausländer erbracht werden dürfen.
Wenn eine Agentur Arbeitsvermittlung oder Zeitarbeit für Personen anbieten möchte, die über eine Arbeitserlaubnis oder eine Erklärung über die Beauftragung zur Ausübung einer Tätigkeit verfügen und diese Dokumente benötigen, um ihre Arbeitserlaubnis in Polen zu legalisieren, muss sie grundsätzlich zwei Jahre abwarten. Dabei geht es nicht ausschließlich um den Zeitablauf seit dem Datum der Eintragung. Die Agentur sollte in diesem Zeitraum tatsächlich Dienstleistungen erbringen Arbeitsvermittlung oder Zeitarbeit. Nach Erfüllung der Voraussetzungen ist zudem eine entsprechende Änderung des Eintrags im Register der Arbeitsvermittlungsagenturen erforderlich, das vom Marschall der für den Sitz oder den ständigen Tätigkeitsort der Agentur zuständigen Woiwodschaft geführt wird.
Die Beschränkung bei der Beschäftigung ist sowohl subjekt- als auch objektbezogen, d. h., von Bedeutung sind hier sowohl das „Alter” der Agentur und ihre bisherige Tätigkeit als auch die Frage, für welche Kategorie von Ausländern die Dienstleistungen erbracht werden sollen. Dabei ist zu beachten, dass der Arbeitgeber laufende Überprüfungspflichten hat – diese beschreiben wir in dem Artikel Ukrainischer Arbeitnehmer im Jahr 2026. - Was muss ein Arbeitgeber vor der Unterzeichnung eines Vertrags prüfen?
Gilt die zweijährige Wartezeit für alle Ausländer?
Nein, denn Art. 305 Abs. 3 des zuvor zitierten Gesetzes bezieht sich nur auf Ausländer, die eine Arbeitserlaubnis oder eine Erklärung vorlegen müssen. Er gilt also nicht automatisch für jede Person ohne polnische Staatsangehörigkeit. Er betrifft beispielsweise keine Bürger der Europäischen Union.
Anders ist auch die Situation der ukrainischen Staatsbürger zu beurteilen, deren Arbeit auf der Grundlage von Benachrichtigungen. Die Meldung ist weder eine Genehmigung noch eine Erklärung, sondern ein eigenständiges Rechtsinstrument. Daher sollte die Behörde nicht nur die Staatsangehörigkeit der betreffenden Person feststellen, sondern vor allem deren Aufenthaltsstatus und die Grundlage für den Zugang zum Arbeitsmarkt. Wenn wir von Mitteilung gemäß Artikel 5a des Gesetzes über die Voraussetzungen für die Zulassung der Beschäftigung von Ausländern, ist dieser Mechanismus nicht ausschließlich den Bürgern der Ukraine vorbehalten. Die Bestimmung bezieht sich allgemein auf Ausländer, der in Polen vorübergehenden Schutz genießt. Ein polnischer Arbeitgeber, der einer solchen Person eine Beschäftigung anvertraut, ist verpflichtet, dies dem Arbeitsamt (PUP) innerhalb von 7 Tagen nach Arbeitsbeginn zu melden. Das bedeutet: Wenn ein Ausländer aus einem anderen Land als der Ukraine tatsächlich vorübergehenden Schutz in Polen genießt und seine Beschäftigung gerade im Rahmen dieses Meldeverfahrens legalisiert wird, gilt das Argument bezüglich Art. 305 Abs. 3 analog: Wir haben weder eine Genehmigung noch eine Erklärung, sondern lediglich ein separates Benachrichtigungsverfahren., daher sollte die zweijährige Wartezeit in diesem Fall keine Anwendung finden.
Diese Unterscheidung ist in der Praxis von großer Bedeutung. Zwei Bewerber, die die Staatsangehörigkeit eines Drittstaates besitzen, können sich aus Sicht von § 305 des Gesetzes in einer völlig unterschiedlichen Rechtslage befinden.
Staatsangehörige der Ukraine – eine wichtige Ausnahme von der Karenzfrist
Seit dem 5. März 2026 gelten Vorschriften, die eine Sonderregelung für die Beschäftigung von ukrainischen Staatsangehörigen beibehalten. Personen, die vorübergehenden Schutz genießen, dürfen einer Beschäftigung nachgehen, sofern das zuständige Kreisarbeitsamt innerhalb von 7 Tagen nach Arbeitsbeginn von einem polnischen Arbeitgeber, der die Beschäftigung vermittelt, darüber in Kenntnis gesetzt wird. Ausführlicher über die Änderungen hinsichtlich des Status dieser Personengruppe berichten wir in dem Artikel Ukrainische Bürger in Polen nach dem 5. März 2026. - Was sich geändert hat, was bleibt und wie Sie Ihre Zukunft planen können.
Der Gesetzgeber hat zudem eine dreijährige Übergangsregelung für ukrainische Staatsbürger eingeführt, die sich rechtmäßig in Polen aufhalten und keinen vorübergehenden Schutz in Anspruch nehmen. Während der Geltungsdauer dieser Regelung gilt auch für sie entsprechend die Meldepflicht. Die Übergangsregelung soll bis zum 4. März 2029 gelten.
In der Praxis bedeutet dies, dass eine beträchtliche Gruppe ukrainischer Staatsbürger nicht unter die in Art. 305 Abs. 3 genannte Genehmigungs- oder Erklärungspflicht fällt. Wenn die Beschäftigung einer bestimmten Person auf der Grundlage einer Mitteilung rechtmäßig übertragen werden kann, löst allein die Tatsache, dass es sich um einen Ausländer handelt, keine zweijährige Wartezeit aus.
Das bedeutet jedoch nicht, dass bei jedem ukrainischen Staatsbürger automatisch davon ausgegangen werden kann, dass keine Einschränkung vorliegt. Zunächst muss sein konkreter Aufenthaltsstatus und die Rechtsgrundlage für die Ausübung einer Erwerbstätigkeit geklärt werden.
Stellungnahme des Ministeriums, die auf Antrag der Kanzlei der BKT eingeholt wurde
Aufgrund praktischer Bedenken hinsichtlich der neuen Regelungen haben wir uns an das Ministerium für Familie, Arbeit und Sozialpolitik um eine Stellungnahme zur Beschäftigung von Ausländern durch neue Arbeitsvermittlungsagenturen gebeten, für die der Gesetzgeber die Möglichkeit vorgesehen hat, die Beschäftigung auf der Grundlage einer sogenannten Meldung an das Arbeitsamt zu legalisieren.
Das Ministerium hat bestätigt, dass die Agentur nach Erhalt der Eintragung in das Register Dienstleistungen für Ausländer erbringen darf, die nicht in Art. 305 Abs. 3 genannt sind, darunter Bürger der Europäischen Union sowie – auf der Grundlage der derzeit geltenden Vorschriften – Bürger der Ukraine, die unter die Meldepflicht fallen, ohne dass die Arbeitsagenturen die Bedingung einer zweijährigen Karenzzeit erfüllen müssen.
Was für grenzüberschreitend tätige Agenturen besonders wichtig ist: Das Ministerium wies darauf hin, dass dies auch die Vermittlung von Arbeitskräften ins Ausland an ausländische Arbeitgeber betrifft.
Die Stellungnahme des Ministeriums bestätigt somit, dass nicht die Staatsangehörigkeit des Arbeitnehmers entscheidend ist, sondern die Rechtsgrundlage für seinen Zugang zum Arbeitsmarkt.
Der bloße Ablauf von zwei Jahren reicht nicht aus – die Agentur muss tatsächlich tätig sein
Ein zweites wesentliches Problem betrifft die Berechnung des Zweijahreszeitraums. Das Ministerium hat unmissverständlich darauf hingewiesen, dass eine Agentur, die nach Ablauf von zwei Jahren ihre Tätigkeit zugunsten von Ausländern im Sinne von § 305 Abs. 3 aufnehmen möchte, nicht nur zwei Jahre lang im Register eingetragen sein sollte, sondern auch tatsächlich Dienstleistungen im Bereich der Arbeitsvermittlung oder der Zeitarbeit erbringen muss. Ein „ruhendendes” Unternehmen, das sich ausschließlich zum Zweck des Abwartens der vorgeschriebenen Frist eintragen lässt, erfüllt daher möglicherweise nicht die gesetzlichen Voraussetzungen.
Welche Sanktionen drohen der Agentur bei einem Verstoß gegen die zweijährige Karenzfrist?
Ein Verstoß gegen die zweijährige Karenzfrist ist nicht nur ein formaler Verstoß. Eine Agentur, die vor Erfüllung der in § 305 Abs. 3 des Gesetzes festgelegten Voraussetzung Zeitarbeits- oder Arbeitsvermittlungsdienstleistungen für Ausländer erbringt, die einer Arbeitserlaubnis oder einer Erklärung bedürfen, setzt sich der Gefahr aus, eine Geldstrafe von 3.000 PLN bis 100.000 PLN. Rechtsgrundlage ist in diesem Fall § 362 Abs. 2 des Gesetzes über den Arbeitsmarkt und die Arbeitsvermittlung.
Ein Verstoß kann auch wesentlich schwerwiegendere verwaltungsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Der Marschall der Woiwodschaft kann eine – sofort vollstreckbare – Entscheidung erlassen, mit der die Ausübung der in der Eintragung genannten Tätigkeit untersagt wird; sobald diese Entscheidung rechtskräftig ist, wird die Agentur aus dem Register der Arbeitsvermittlungsagenturen gestrichen. Eine erneute Eintragung kann erst nach Ablauf von drei Jahren seit Erlass des Bescheids erfolgen.
Es liegt daher im Interesse der Agentur, laufend Unterlagen zu sammeln, die die tatsächliche Ausübung der Geschäftstätigkeit belegen: Verträge, Aufzeichnungen sowie Dokumente im Zusammenhang mit der Personalführung. Nach Ablauf von zwei Jahren ist zudem darauf zu achten, dass der Eintrag im Register den tatsächlichen Umfang widerspiegelt.
Karenzzeit und Entsendung von Ausländern ins Ausland
Die zweijährige Karenzfrist für neue Arbeitsvermittlungsagenturen stellt eine echte Einschränkung dar, aber stellt kein generelles Verbot der Zusammenarbeit mit Ausländern dar. Dies betrifft die Arbeitsvermittlung und die Zeitarbeit für Ausländer, die eine Arbeitserlaubnis oder eine Erklärung benötigen.
Bei ukrainischen Staatsangehörigen, die unter die Meldepflicht fallen, sieht die Situation anders aus. Nach Angaben des Ministeriums kann die neue Behörde Dienstleistungen für diese Personen erbringen, ohne die zweijährige Wartezeit einhalten zu müssen.
Jeder Einzelfall erfordert jedoch eine individuelle Überprüfung des Aufenthaltsstatus, der Voraussetzungen für den Zugang zum Arbeitsmarkt sowie – bei der Entsendung eines Arbeitnehmers ins Ausland – der Vorschriften des Aufnahmestaates. Für Agenturen, die Aufträge in Deutschland abwickeln, sind die in diesem Artikel beschriebenen Änderungen von besonderer Bedeutung Ein Durchbruch bei der Entsendung von Ausländern nach Deutschland. Wird der EuGH das Visumverfahren von Vander Elst anfechten?. Bei PL–DE-Verträgen lohnt es sich nicht, die polnischen und deutschen Verpflichtungen getrennt zu betrachten. Gerade ihr Zusammenspiel entscheidet meist darüber, ob das gewählte Modell sicher ist.
Leiten Sie eine neue Arbeitsvermittlungsagentur? Testen Sie Ihr Geschäftsmodell vor der Einführung.
Die Zeiten haben sich geändert, die Vorschriften ebenfalls – und Sie beschäftigen Ausländer immer noch „auf die alte Art”?
Wenn Sie eine Arbeitsvermittlungsagentur betreiben und planen, mit Ausländern zusammenzuarbeiten oder Aufträge in Deutschland oder einem anderen EU-Land auszuführen, Wir werden Ihr Kooperationsmodell vor dessen Umsetzung analysieren und wir erstellen ein umfassendes Know-how, unterteilt in konkrete Genehmigungsverfahren: Biometrie, Visum, Aufenthaltsgenehmigung, Anmeldung, Erklärung oder Arbeitserlaubnis.
Wir prüfen den Status der Mitarbeiter, den Umfang der Eintragung der Agentur, die Verträge mit Mitarbeitern und ausländischen Vertragspartnern sowie die sich aus dem polnischen und dem EU-Recht ergebenden Verpflichtungen.
