Ukrainischer Arbeitnehmer im Jahr 2026. - Was muss ein Arbeitgeber vor der Unterzeichnung eines Vertrags prüfen?

Erst wohnen, dann arbeiten - Überprüfung der Aufenthaltsgrundlage eines ukrainischen Bürgers

BLUF: Bevor Sie Ihr Recht auf Arbeit prüfen, sollten Sie die Rechtmäßigkeit Ihres Aufenthalts überprüfen. Ohne eine gültige Aufenthaltsgrundlage (UKR PESEL, Aufenthaltskarte, Visum, Erlaubnis) wird keine Meldung beim Arbeitsamt eine Beschäftigung legalisieren.

Die erste Frage, die sich ein Unternehmer, der eine Person aus der Ukraine einstellen möchte, stellen sollte, lautet nicht: „Kann diese Person für uns arbeiten?”, sondern: „Ist diese Person rechtmäßig in Polen ansässig?”. Das Recht eines Ausländers auf Arbeit ist in der Regel an den legalen Aufenthalt geknüpft. Wenn der Aufenthalt nicht legal ist, reicht es nicht aus, den Arbeitnehmer beim Arbeitsamt zu melden, um das Problem zu lösen.

Welche Aufenthaltstitel sind vom Antragsteller zu verlangen?

Bitten Sie den Antragsteller um ein Ausweisdokument und ein Dokument, das die Grundlage des Wohnsitzes bestätigt. Zu den akzeptablen Aufenthaltsgrundlagen für einen ukrainischen Staatsbürger im Jahr 2026 gehören:

• biometrischer Reisepass oder anderes Reisedokument,
• PESEL mit aktivem UKR-Status (vorübergehender Schutz),
• CUKR-Aufenthaltskarte (ab 4. Mai 2026),
• Aufenthaltskarte auf anderer Grundlage (befristete oder unbefristete Aufenthaltserlaubnis),
• ein nationales Visum oder ein Schengen-Visum mit dem Recht auf Arbeit,
• eine Bescheinigung der Ausländerbehörde oder der Provinzialverwaltung.

Geben Sie sich nicht mit der Aussage des Arbeitnehmers zufrieden, dass „alles in Ordnung ist”. Es empfiehlt sich, in der Personalakte eine Kopie des Dokuments aufzubewahren, auf dessen Grundlage das Unternehmen die Rechtmäßigkeit des Aufenthalts und der Arbeit geprüft hat. Es empfiehlt sich auch, das Datum der Überprüfung und die Person, die sie durchgeführt hat, zu notieren.

2) UKR PESEL - wichtige, aber unzureichende Informationen

BLUF: Der bloße Besitz einer PESEL-Nummer durch einen ukrainischen Staatsbürger bedeutet nicht das Recht auf Arbeit. Entscheidend ist der PESEL mit UKR-Status und seine Gültigkeit zum Zeitpunkt der Arbeitsaufnahme.

Der PESEL mit UKR-Status ist für viele ukrainische Bürger die Grundlage für einen legalen Aufenthalt in Polen. Für einen Arbeitgeber ist dies eine wichtige Information, aber die einfache Frage „Haben Sie einen PESEL?” ist nicht genug. Es muss festgestellt werden, ob es sich um einen PESEL mit UKR-Status handelt und ob der Status noch gültig ist.

Erhöhte Vorsicht ist insbesondere dann geboten, wenn der Arbeitnehmer Polen häufig verlässt, eine Aufenthaltsgenehmigung aus einem anderen EU-Land besitzt, andere Formen des Schutzes beantragt hat oder seine Daten nicht aktualisiert hat. Denn der UKR-Status ist nicht nur für den Aufenthalt, sondern oft auch für die Wahl der richtigen Beschäftigungsform wichtig. Es lohnt sich daher zu prüfen, ob der UKR-Status noch gültig ist.

Praktischer Tipp: Fragebogen für die Einstellung von Ausländern

Geben Sie einen kurzen Fragebogen für die Einstellung von Ausländern ein. Der Bewerber sollte angeben:

• auf welcher Grundlage er in Polen bleibt,
• ob es UKR PESEL hat,
• ob es eine Aufenthaltskarte besitzt,
• ob sie plant, den CUKR zu beantragen,
• ob er oder sie in den letzten Monaten über einen längeren Zeitraum (mehr als 30 Tage) nicht in Polen war.

Auch Ausländer können zur Arbeit ins Ausland entsandt werden. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in diesem Artikel: Entsendung von Ausländern zur Arbeit im Ausland.

Wie kann man den Status des UKR technisch überprüfen?

Der Arbeitgeber verfügt in der Regel nicht über ein einfaches öffentliches Instrument, mit dem er den PESEL des Arbeitnehmers selbst eingeben und den UKR-Status einsehen kann. In der Praxis sollte der Arbeitnehmer danach gefragt werden:

• Präsentation von Ausweisdokument,
• die Vorlage einer Bestätigung, dass der Ausländer PESEL mit UKR-Status,
• Anzeige des Status in der Anwendung mCitizen (Zeitschutzdokument / Diia.pl), wenn er sie benutzt,
• alternativ die Vorlage einer aktuellen Bescheinigung oder Bestätigung der Gemeinde.

3. Benachrichtigung über die Beauftragung von Arbeiten - 7 Tage dürfen nicht fehlen

BLUF: Der Arbeitgeber muss die Meldung über die Zuweisung der Arbeit an einen ukrainischen Staatsbürger innerhalb von 7 Tagen nach Beginn der Arbeit einreichen, und zwar ausschließlich elektronisch über praca.gov.pl. Versäumnis der Frist = illegale Beschäftigung.

In vielen Fällen kann ein ukrainischer Staatsbürger in Polen auf der Grundlage einer Meldung über die Zuweisung von Arbeit arbeiten. Die Meldung wird vom Arbeitgeber oder einem Bevollmächtigten über praca.gov.pl beim zuständigen Bezirksarbeitsamt eingereicht. Die Frist ist recht kurz: Sie muss innerhalb von 7 Tagen nach Arbeitsaufnahme des Ausländers erfolgen.

Dies ist keine Formalität, die „irgendwann später” erledigt werden kann. In der Praxis unserer internationalen Anwaltskanzlei BKT tritt häufig das Problem auf, dass ein Arbeitnehmer seine Arbeit aufnimmt und die Personalabteilung erst nach einigen Wochen davon erfährt - wenn die 7-Tage-Frist für die Meldung längst abgelaufen ist. Der zweite Fehler ist der Glaube, dass eine einmal abgegebene Entsendungsmeldung für immer wirksam ist, unabhängig von einem Wechsel des Arbeitgebers, der Position oder der Arbeitsbedingungen.

Was sollte vor der Arbeitsaufnahme eines Ausländers geklärt werden?

Bestimmen Sie vor Beginn der Arbeiten:

• Wer genau ist für die Einreichung der Meldung über die Betrauung eines Ausländers mit einer Arbeit zuständig?,
• wann der Arbeitnehmer realistischerweise seine Arbeit aufnimmt,
• Welche Position und welches Gehalt Sie in den Unterlagen angeben,
• ob die Arbeitsbedingungen mit dem Vertrag übereinstimmen,
• wo die Bestätigung über den Versand der Benachrichtigung gespeichert wird.

Die sicherste Regel ist: Der Ausländer nimmt seine Arbeit erst auf, wenn das Unternehmen weiß, auf welcher Grundlage es seine Arbeit legalisiert.

4 CUKR-Aufenthaltskarte - was ändert sich für Arbeitgeber ab dem 4. Mai 2026?

BLUF: Mit der CUKR-Karte erhält ein ukrainischer Staatsbürger eine befristete Aufenthaltserlaubnis für drei Jahre und vollen Zugang zum Arbeitsmarkt ohne zusätzliche Genehmigung und ohne Anmeldung. Der Antrag wird ab dem 4. Mai 2026 nur noch elektronisch über das Modul der Falldienste (MOS) gestellt.

Ein wichtiges Thema ist ab 2026 die CUKR-Aufenthaltskarte, d.h. eine Karte mit dem Vermerk „Früherer Inhaber des vorübergehenden Schutzes”. Berechtigte ukrainische Staatsbürger mit einem CUKR PESEL, die diesen Status seit mindestens 365 Tagen ununterbrochen innehaben, können eine solche Karte beantragen. Das Verfahren wird elektronisch über das MOS abgewickelt.

In der Praxis: Wenn ein ukrainischer Staatsbürger vom UKR-Status zu einer CUKR-Aufenthaltskarte wechseln möchte, beantragt er/sie diese einfach über das MOS. Ab dem 4. Mai 2026 werden die Anträge auf die CUKR-Karte nur noch elektronisch über dieses Portal eingereicht.

Das Wichtigste für den Unternehmer ist, dass die CUKR-Karte die Situation des Arbeitnehmers ändert. Nach Erhalt der Karte fungiert der Arbeitnehmer nicht mehr als Person mit UKR-Status, sondern als Inhaber einer befristeten Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis. Die CUKR-Karte ermöglicht den uneingeschränkten Zugang zum Arbeitsmarkt - ohne zusätzliche Arbeitserlaubnis und ohne Meldung durch den Arbeitgeber.

UKR PESEL vs. CUKR-Karte - ein Vergleich für den Arbeitgeber

Für die Überprüfung der Arbeitnehmer ist entscheidend, ob die Person noch mit dem UKR-Status arbeitet oder bereits eine CUKR-Karte besitzt. Die Unterschiede sind in der nachstehenden Tabelle dargestellt:

In der Praxis müssen zwei Situationen unterschieden werden:

• der Bewerber verfügt über einen UKR PESEL und noch nicht über eine CUKR-Karte - dann prüfen Sie den rechtmäßigen Aufenthalt und analysieren im Prinzip die Meldepflicht,
• der Bewerber hat bereits eine CUKR-Karte - Sie überprüfen die Gültigkeit der Karte und des Reisepasses; eine Benachrichtigung sollte nicht erforderlich sein.

Gehen Sie nicht davon aus, dass es ausreicht, den CUKR zu beantragen. Für den Arbeitgeber sind das aktuelle Dokument und der aktuelle Status am Tag der Zulassung wichtig.

5. die Mitarbeiterdokumentation - Mindestbestand an Dokumenten für einen ukrainischen Mitarbeiter

BLUF: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, eine Kopie der Aufenthaltserlaubnis des Ausländers für die gesamte Dauer der Beschäftigung und für zwei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren. Ohne diese wird die Beschäftigung von der PIP-Kontrolle als illegal eingestuft.

Der Unternehmer sollte über eine eigene Checkliste von Dokumenten für ukrainische Arbeitnehmer verfügen. Der Mindestsatz ist:

• Kopie des Personalausweises,
• Kopie der Aufenthaltsgenehmigung oder Bestätigung des UKR-Status,
• eine Kopie der CUKR-Karte, falls ausgestellt,
• ggf. Bestätigung der Anmeldung,
• Vertrag gemäß den der Behörde mitgeteilten Bedingungen,
• Bestätigung des Anfangsdatums,
• Informationen über Position, Arbeitszeiten und Vergütung,
• Bestätigung der Dokumentenprüfung vor dem ersten Arbeitstag.

Es liegt in der Verantwortung jedes Arbeitgebers, die Dokumente seiner Mitarbeiter zu sammeln und ordnungsgemäß aufzubewahren, einschließlich der Dokumente, die die Legalität des Aufenthalts und der Arbeit eines Ausländers bescheinigen. Es lohnt sich, diese Dokumente sorgfältig aufzubewahren, damit Sie sie im Falle einer Kontrolle vorlegen können.

6. die häufigsten Fehler von Arbeitgebern und die Strafen für die illegale Beschäftigung von Ausländern

BLUF: Das Bußgeld für die illegale Beschäftigung eines ukrainischen Staatsbürgers im Jahr 2026 liegt zwischen 3.000 und 50.000 PLN pro Arbeitnehmer und kann von einem PIP-Inspektor mit einem Bußgeld ohne Einschaltung eines Gerichts verhängt werden (bis zu 10.000 PLN). Fünf Fehler sind für die meisten Bußgelder verantwortlich.

Die fünf häufigsten Fehler von Arbeitgebern

Der erste Fehler ist die Einstellung auf der Grundlage unvollständiger Informationen. Der Arbeitnehmer sagt, er „hat einen PESEL”, und das Unternehmen prüft nicht, ob es sich um den PESEL der UKR handelt und ob der Status auf dem neuesten Stand ist.

Der zweite Fehler besteht darin, dass die Meldung nicht innerhalb von 7 Tagen erfolgt. In kleinen Unternehmen geschieht dies häufig, weil der Inhaber selbst den Beginn der Arbeiten veranlasst und die Unterlagen die Buchhaltung erst später erreichen.

Der dritte Fehler besteht darin, die Arbeitsbedingungen zu ändern, ohne die Folgen einer solchen Änderung zu analysieren. Wenn sich die Position, der Arbeitgeber, die Arbeitszeit oder das Gehalt ändert, muss geprüft werden, ob die bisherige Grundlage noch ausreichend und gültig ist.

Der vierte Fehler ist die Aufbewahrung der Dokumente „irgendwo in der Post”. Bei einer Kontrolle ist es wichtig, die Rechtmäßigkeit der Beschäftigung schnell nachzuweisen. Die Dokumente sollten geordnet, aktuell und für die Kontrollstelle leicht zugänglich sein.

Der fünfte Fehler ist die mangelnde Überwachung von Fristen. Eine Aufenthaltskarte, ein Reisepass, ein Visum, eine Bescheinigung, ein Status oder ein CUKR-Verfahren können für die Weiterbeschäftigung von Bedeutung sein. Das Unternehmen sollte über ein Erinnerungssystem oder eine Person verfügen, die sich im Namen des Arbeitgebers darum kümmert.

7 Das Verfahren für die Einstellung eines Ausländers - was ist im Unternehmen sofort umzusetzen?

BLUF: Einführung eines einheitlichen Verfahrens für alle Ausländer, das aus drei Schritten besteht: Überprüfung des Wohnsitzes → Bestimmung der Arbeitsgrundlage → Einreichung der Dokumente. Für Arbeitnehmer aus der Ukraine sollte die Unterscheidung zwischen PESEL UKR und CUKR-Karte eingeführt werden.

Die einfachsten Lösungen sind die effektivsten. Bereiten Sie ein einheitliches Verfahren für die Beschäftigung von Ausländern vor und wenden Sie es auf jede Person von außerhalb Polens an. Das Verfahren sollte drei Schritte umfassen: Überprüfung des Wohnsitzes, Festlegung der Arbeitsgrundlage und Einreichung der Dokumente.

Einführung einer Vorschrift, wonach der Ausländer die Dokumente vor Vertragsunterzeichnung zur Prüfung vorlegt. Die zuständige Person im Unternehmen entscheidet dann, ob eine Meldung, eine Erklärung, eine Arbeitserlaubnis erforderlich ist oder ob eine Aufenthaltskarte, die den Zugang zum Arbeitsmarkt ermöglicht, ausreichend ist.

Bei Arbeitnehmern aus der Ukraine fügen Sie einen separaten Punkt hinzu: PESEL UKR oder CUKR-Karte. Dies ist jetzt eine wichtige Unterscheidung. Ein Bewerber mit einem PESEL UKR muss möglicherweise angemeldet werden, während ein Bewerber mit einer CUKR-Karte im Allgemeinen freien Zugang zum Arbeitsmarkt hat.

8 Wann ist ein Rechtsanwalt bei der Beschäftigung eines Ausländers zu konsultieren?

BLUF: Eine Rechtsberatung ist in ungewöhnlichen Situationen sinnvoll: Arbeitnehmer mit Dokumenten aus einem anderen EU-Land, häufige Reisen, Wechsel des Arbeitgebers, Führungsposition, Entsendung, größere Gruppe von Ausländern oder Übergang vom UKR-Status zur CUKR-Karte.

Nicht jede Einstellung erfordert ein Rechtsgutachten. Eine Konsultation ist jedoch ratsam, wenn der Arbeitnehmer eine atypische Aufenthaltsgeschichte hat, Polen häufig verlassen hat, über Dokumente aus einem anderen EU-Land verfügt, den Arbeitgeber wechselt, eine leitende Position einnehmen soll, im Rahmen eines Entsendungsmodells arbeitet oder das Unternehmen eine größere Anzahl von Ausländern gleichzeitig einstellt.

Es lohnt sich auch, die Angelegenheit zu besprechen, wenn ein ukrainischer Arbeitnehmer vom UKR-Status zu einer CUKR-Karte wechselt. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um Ihre Dokumente in Ordnung zu bringen und doppelte Verfahren zu vermeiden.

FAQ - die häufigsten Fragen von Arbeitgebern zur Einstellung ukrainischer Arbeitnehmer im Jahr 2026.

Kann ein ukrainischer Staatsbürger mit einem UKR PESEL ohne Arbeitserlaubnis arbeiten?

Ja. Ein ukrainischer Staatsbürger mit aktivem UKR-Status hat Zugang zum Arbeitsmarkt, ohne eine Arbeitserlaubnis einholen zu müssen. Der Arbeitgeber muss jedoch innerhalb von 7 Tagen nach Arbeitsaufnahme über praca.gov.pl eine Meldung über die Betrauung mit der Arbeit einreichen.

Was geschieht, wenn der UKR-Status eines Arbeitnehmers während des Arbeitsverhältnisses ausläuft?

Sobald der UKR-Status ausläuft, verliert der Arbeitnehmer seine Aufenthaltsgrundlage und damit sein Recht auf Arbeit. Die Weiterbeschäftigung einer solchen Person wird als illegale Überlassung von Arbeit an einen Ausländer eingestuft. Der Arbeitgeber sollte ein System zur Überwachung der Fristen einrichten und den UKR-Status bei jeder wesentlichen Änderung der Beschäftigungsbedingungen überprüfen.

Wie unterscheidet sich die UKR PESEL von der CUKR-Karte aus Sicht des Arbeitgebers?

Der PESEL UKR ist ein Aufenthaltstitel auf der Grundlage des vorübergehenden Schutzes und beinhaltet die Verpflichtung, dem Arbeitsamt eine Entsendungsmeldung zu übermitteln. Die CUKR-Karte ist ein befristeter Aufenthaltstitel für drei Jahre, der vollen Zugang zum Arbeitsmarkt ermöglicht - ohne Anmeldung und ohne zusätzliche Genehmigung.

Befreit die CUKR-Karte den Arbeitgeber von der Dokumentationspflicht?

Nein. Der Arbeitgeber ist nach wie vor verpflichtet, eine Kopie der CUKR-Karte und des Reisepasses des Arbeitnehmers während der gesamten Dauer des Arbeitsverhältnisses und für zwei Jahre danach aufzubewahren und die Gültigkeit der Karte am Tag der Arbeitsaufnahme zu überprüfen.

Welche Strafe droht, wenn eine Abtretungsanzeige nicht innerhalb von 7 Tagen eingereicht wird?

Wird die Anmeldung nicht oder nach Ablauf der Frist eingereicht, gilt die Arbeit als illegal in Auftrag gegeben. Die Sanktion ist eine Geldstrafe zwischen 3.000 und 50.000 PLN (zwischen 6.000 und 50.000 PLN bei vorsätzlichem Handeln), und ein PIP-Inspektor kann eine Geldstrafe von bis zu 10.000 PLN verhängen, ohne dass ein Gericht eingeschaltet wird.

Kann ein Arbeitnehmer aus der Ukraine mit einem Mandatsvertrag arbeiten?

Ja, sofern die Wohnsitzgrundlage dies zulässt. Es ist jedoch zu bedenken, dass die PIP das Arbeitsverhältnis unabhängig von der Bezeichnung des Vertrags neu einstufen kann, wenn die tatsächlichen Arbeitsbedingungen die Merkmale eines Arbeitsverhältnisses erfüllen (Unterordnung, fester Arbeitsort und -zeit), was das Risiko einer Anklage wegen illegaler Beschäftigung erhöht.

Kann ein ukrainischer Staatsbürger mit einer CUKR-Karte zur Arbeit ins Ausland entsandt werden?

Ja. Der Inhaber der CUKR-Karte hat vollen Zugang zum Arbeitsmarkt in Polen und kann nach den allgemeinen Regeln entsandt werden, wobei die Vorschriften des Ziellandes zu berücksichtigen sind. Dies erfordert jedoch eine individuelle Analyse - wir erörtern die Einzelheiten in einem separaten Artikel über die Entsendung von Ausländern.

Wichtige Erkenntnisse für den Arbeitgeber - Zusammenfassung der Checkliste

Die Einstellung von ukrainischen Staatsangehörigen im Jahr 2026 kann immer noch schnell erfolgen, erfordert aber eine Überprüfung der Dokumente. Die wichtigsten Fragen, die sich stellen, sind, ob der Aufenthalt legal ist, ob der Arbeitnehmer einen UKR PESEL hat, ob der Arbeitnehmer bereits eine CUKR-Karte hat, ob eine Meldung eingereicht werden muss und ob das Unternehmen den Nachweis hat, dass alles vor Arbeitsbeginn geprüft wurde.

Ein gut vorbereitetes Unternehmen arbeitet nicht nach dem Zufallsprinzip. Es hat eine Checkliste, Fristen, Kopien von Dokumenten und einen klaren Verantwortlichen für die Bewerbungen. Diese einfachen Maßnahmen entscheiden in den meisten Fällen darüber, ob es sicher ist, einen Ausländer einzustellen.

Benötigen Sie eine Prüfung der Rechtmäßigkeit der Beschäftigung in Ihrem Unternehmen?

Wenn Sie daran interessiert sind, Ihr Unternehmen im Zusammenhang mit der Legalisierung des Aufenthalts und der Arbeit Ihrer Arbeitnehmer prüfen zu lassen, oder wenn Sie ein komplexes Problem im Bereich des Migrations- oder Arbeitsrechts haben, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf oder gehen Sie auf die Registerkarte Rechtsberatung und vereinbaren Sie einen Termin und eine Form für ein Gespräch mit einem Rechtsberater: Online-Rechtsberatung - BKT International Law Firm.