Die Entsendung von Arbeitnehmern nach Deutschland ist zu einem festen Bestandteil der Geschäftstätigkeit vieler polnischer Unternehmen aus den Bereichen Bauwesen, Produktion, Transport, IT sowie Forschung und Entwicklung geworden. Gleichzeitig ist dies ein Bereich, der mit erheblichen regulatorischen Risiken behaftet ist. Fehler bei der Gestaltung des Entsendungsmodells und der Dokumentation führen in Deutschland zu Bußgeldern, Nachzahlungen von Sozialabgaben und Steuern, Streitigkeiten mit Mitarbeitern sowie zum Verlust von Aufträgen.
Im Folgenden finden Sie einen praktischen Schritt-für-Schritt-Leitfaden, der Ihnen hilft, die Entsendung eines Mitarbeiters nach Deutschland in Übereinstimmung mit polnischem, deutschem und EU-Recht zu planen und gleichzeitig das Risiko für den Arbeitgeber zu minimieren.
Schritt 1: Wenn ein Mitarbeiter nach Deutschland entsandt wird
Der erste Schritt besteht darin, die rechtliche Situation zu klären. Nicht jede in Deutschland ausgeübte Tätigkeit gilt als Entsendung. Das Ergebnis dieser Einstufung bestimmt die weiteren Verpflichtungen in Bezug auf Sozialversicherung, Mindestlohn und Steuern.
Von einer Entsendung kann man sprechen, wenn der Arbeitnehmer weiterhin bei einem polnischen Arbeitgeber beschäftigt ist und der Aufenthalt in Deutschland nur vorübergehender Natur ist. Der Arbeitgeber übt in Polen eine tatsächliche wirtschaftliche Tätigkeit aus, und die Arbeit in Deutschland wird für einen bestimmten Vertragspartner oder ein Unternehmen der Gruppe erbracht. Der Ort der Arbeitsausübung im Ausland darf nicht zum natürlichen und ständigen Mittelpunkt der Tätigkeit des betreffenden Arbeitnehmers werden.
Betrifft die Entsendung Staatsangehörige aus Drittstaaten, muss eine zusätzliche Regulierungsebene im Zusammenhang mit dem Visumrecht berücksichtigt werden. In solchen Fällen spielen das Konzept des Vander-Elst-Visums und die aktuelle Rechtsprechung des Gerichtshofs eine wichtige Rolle. Mehr zu diesem Thema:
https://bktkancelaria.pl/czy-tsue-zakwestionuje-procedure-wizy-vander-elst/
Schritt 2: Wahl der Beschäftigungsgrundlage bei einer Entsendung nach Deutschland
Der nächste Schritt ist die bewusste Wahl der Rechtsform, auf der die Ausübung der Tätigkeit in Deutschland basiert. Am häufigsten kommen drei Modelle zum Einsatz: der Arbeitsvertrag, der Werkvertrag und die Zusammenarbeit mit einer selbstständigen Person.
Ein Arbeitsvertrag bietet dem Arbeitnehmer den höchsten Schutz und wird von den Kontrollbehörden am besten akzeptiert. Gleichzeitig erlegt er dem Arbeitgeber umfangreiche Pflichten in Bezug auf Arbeitszeit, Urlaub, Kündigungen, Arbeitssicherheit und Dokumentation auf. Dieses Modell ist jedoch im Hinblick auf Streitigkeiten und Kontrollen am besten vorhersehbar.
Ein Werkvertrag bietet mehr Flexibilität, wenn die tatsächliche Art der Arbeitsausführung nicht die Merkmale eines Arbeitsverhältnisses aufweist. Andernfalls besteht ein hohes Risiko, dass das Verhältnis in ein Arbeitsverhältnis umgedeutet wird, was zur Folge hätte, dass Beiträge und Steuern nachgezahlt und die Unterlagen rückwirkend in Ordnung gebracht werden müssten.
Die Zusammenarbeit mit Selbstständigen muss besonders sorgfältig gestaltet werden. Polnische und deutsche Behörden achten auf Elemente der Unterordnung, feste Arbeitszeiten, die Verpflichtung zur persönlichen Erbringung von Dienstleistungen sowie die Einbindung in die Organisationsstruktur des Unternehmens. Sind diese Elemente zu ausgeprägt, kann die B2B-Konstruktion als Versuch angesehen werden, die Vorschriften zum Arbeitsverhältnis zu umgehen.
Schritt 3: Sozialversicherung und A1-Bescheinigung bei Entsendung
Voraussetzung dafür, dass ein Arbeitnehmer während seiner Tätigkeit in Deutschland im polnischen Sozialversicherungssystem versichert bleibt, ist die Erfüllung der Anforderungen aus den EU-Verordnungen, insbesondere der Verordnung 883/2004, sowie der Erhalt einer A1-Bescheinigung.
Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass er in Polen eine „normale Geschäftstätigkeit” ausübt und nicht nur Nebentätigkeiten. Zu den Bewertungskriterien zählen insbesondere die Umsatzstruktur, die Anzahl der Beschäftigten, die Art der Verträge sowie der Umfang der tatsächlichen Geschäftstätigkeiten in Polen. Darüber hinaus sollte der Arbeitnehmer vor Beginn der Entsendung für den erforderlichen Zeitraum dem polnischen Sozialversicherungssystem unterliegen.
Auf dieser Grundlage wird bei der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) ein Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung für einen bestimmten Beschäftigungszeitraum in Deutschland gestellt. Dieses Dokument bestätigt die Zuständigkeit des polnischen Sozialversicherungssystems. Es sollte sich im Besitz des Arbeitnehmers befinden und bei Kontrollen in Deutschland vorgelegt werden.
Schritt 4: Meldepflichten des Arbeitgebers bei Entsendung nach Deutschland
Die Entsendung von Arbeitnehmern nach Deutschland ist mit einer Reihe von Verpflichtungen gegenüber den deutschen Behörden verbunden. In vielen Branchen, wie dem Baugewerbe, der Reinigungsbranche, der Fleischindustrie, dem Sicherheitsgewerbe oder dem Transportwesen, ist eine vorherige Meldung der Entsendung bei der zuständigen Zollstelle erforderlich. Dies erfolgt in der Regel über ein spezielles Online-Portal.
In der Meldung sind Angaben zum Arbeitgeber, zu den Arbeitnehmern, zum Arbeitsort, zur Dauer der Entsendung sowie zur Art der Tätigkeit zu machen. Außerdem müssen eine Kontaktperson sowie der Aufbewahrungsort der Unterlagen zu Beschäftigung, Vergütung und Arbeitszeit angegeben werden.
In Branchen, für die verbindliche Tarifverträge gelten, ist auch die Mitgliedschaft in den branchenbezogenen Urlaubskassen von Bedeutung.
Schritt 5: Entlohnung und Arbeitszeit eines nach Deutschland entsandten Arbeitnehmers
Die Entsendung eines Arbeitnehmers nach Deutschland bedeutet, dass mindestens die in Deutschland geltenden Mindestbeschäftigungsstandards einzuhalten sind. Dies umfasst sowohl den allgemeinen Mindestlohn als auch die branchenüblichen Mindestlöhne, sofern diese als allgemeinverbindlich anerkannt sind. Dies gilt insbesondere für das Baugewerbe, Malerarbeiten, Gerüstbauarbeiten, die Fleischbranche, Reinigungsdienste und die Pflege.
Das an einen entsandten Arbeitnehmer gezahlte Entgelt sollte den aktuellen Sätzen entsprechen, die in der jeweiligen Branche und Region in Deutschland gelten. In vielen Fällen bedeutet dies ein höheres Niveau als der gesetzliche Mindestlohn. Der Unternehmer sollte vor Vertragsbeginn jeweils die geltenden Tarifverträge und deren Sätze überprüfen.
Zudem sind die deutschen Arbeitszeitvorschriften zu beachten, darunter die maximale tägliche Arbeitszeit, die täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten sowie der Mindesturlaubsanspruch. Diese Aspekte werden ebenso wie die Höhe des Arbeitsentgelts kontrolliert.
Schritt 6: Verpflegungszuschüsse, Zulagen und Kosten bei Entsendungen nach Deutschland
Die Gestaltung der mit einer Entsendung verbundenen Zusatzleistungen, insbesondere Tagegelder, Pauschalen, Unterkunftskosten und Fahrtkostenerstattungen, ist aus arbeitsrechtlicher, versicherungsrechtlicher und steuerrechtlicher Sicht von entscheidender Bedeutung.
Die Erstattung nachgewiesener Kosten für Unterkunft, Fahrt oder Verpflegung stellt keine Arbeitsvergütung dar. Sie erhöht somit nicht den mit dem deutschen Mindestlohn verglichenen Satz. Anders zu behandeln sind Pauschalen, die nicht direkt mit konkreten Rechnungen verbunden sind, sondern allein aufgrund der Entsendung zustehen. Ein Teil davon kann bei entsprechender Ausgestaltung als Entgelt angerechnet werden, was für die Beurteilung der Erfüllung der Mindestlohnanforderungen von Bedeutung ist.
Auf polnischer Seite gelten für Tagegelder und bestimmte Leistungen im Zusammenhang mit Dienstreisen steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Vergünstigungen; diese Regelungen decken sich jedoch nicht vollständig mit den tatsächlichen Gegebenheiten bei Entsendungen, insbesondere bei Langzeitentsendungen. Sie erfordern eine gesonderte Analyse im Hinblick auf die Einkommensteuer (PIT), die Sozialversicherung (ZUS) und die Auswirkungen in Deutschland.
Schritt 7: Dokumentation der Entsendung und Vorbereitung des Mitarbeiters
Die Entsendung nach Deutschland erfordert entsprechend vorbereitete Unterlagen sowie die Unterrichtung des Arbeitnehmers über seine Rechte und Pflichten. Die deutschen Kontrollbehörden erwarten, dass am Arbeitsort grundlegende Unterlagen zu Beschäftigung, Vergütung und Arbeitszeit verfügbar sind. Dies betrifft den Arbeitsvertrag (oder den Werkvertrag), Entsendungsvereinbarungen, Arbeitszeitnachweise, Lohnlisten sowie Zahlungsbestätigungen.
Die Unterlagen sollten in einer für den deutschen Beamten verständlichen Sprache verfasst sein oder zumindest in einer solchen Sprache vorliegen, insbesondere in deutscher Sprache. Der Unternehmer muss darauf vorbereitet sein, auf Verlangen der Behörde kurzfristig Kopien der Unterlagen vorzulegen.
Parallel dazu muss der entsandte Arbeitnehmer entsprechend vorbereitet werden. Er sollte über grundlegende Informationen zum Arbeitgeber, zu den Arbeitsbedingungen, zur Vergütung sowie zu den Regeln für die Auszahlung von Tagegeldern und Zulagen verfügen und wissen, an wen er sich im Falle einer Kontrolle oder bei Problemen vor Ort wenden kann.
Schritt 8: Steuerliche Auswirkungen der Entsendung von Arbeitnehmern nach Deutschland
Der letzte Punkt betrifft die Analyse der steuerlichen Auswirkungen einer Entsendung nach Deutschland. In Bezug auf den Arbeitnehmer muss geklärt werden, wo sein Arbeitsentgelt besteuert wird. Von entscheidender Bedeutung sind das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Polen und Deutschland, die Aufenthaltsdauer, der Ort des Lebensmittelpunkts des Arbeitnehmers sowie die Art und Weise der Gehaltszahlung.
Auf Arbeitgeberseite kann eine Entsendung zur Entstehung einer steuerlichen Betriebsstätte in Deutschland führen. Dieses Risiko ist besonders ausgeprägt bei langfristigen Bauaufträgen, der Unterhaltung einer festen Infrastruktur oder eines Büros sowie beim schrittweisen Aufbau einer dauerhaften Präsenz auf dem deutschen Markt. Die Entstehung einer Betriebsstätte bedeutet die Verpflichtung, einen Teil der Gewinne abzugrenzen und in Deutschland zu versteuern sowie gesonderte Melde- und Berichtspflichten zu erfüllen.
In dieser Phase ist es notwendig, das Marktpräsenzmodell des Unternehmens auf dem deutschen Markt strategisch zu betrachten. In anderen Fällen erweist sich die Gründung einer Niederlassung oder einer Tochtergesellschaft oder die Nutzung von Förderinstrumenten für Forschung und Entwicklung auf beiden Seiten der Grenze als bessere Lösung. Wir haben dies ausführlicher in einem Artikel zum Vergleich der F&E-Fördersysteme in Polen und Deutschland behandelt:
https://bktkancelaria.pl/prawne-i-podatkowe-aspekty-dzialalnosci-br-w-polsce-i-w-niemczech-porownanie-systemow-wsparcia/
Zusammenfassung – Sichere Entsendung von Arbeitnehmern nach Deutschland
Die Entsendung von Mitarbeitern nach Deutschland erfordert die gleichzeitige Berücksichtigung zahlreicher rechtlicher Aspekte. Dazu gehören das Arbeitsrecht, die Sozialversicherung, Steuern, branchenspezifische Anforderungen sowie die Beziehungen zu deutschen Behörden. Gleichzeitig ist dies ein Instrument, das bei entsprechender Vorbereitung die Möglichkeit bietet, die Geschäftstätigkeit auf einem der wichtigsten Märkte Europas mit einem akzeptablen Risikoniveau auszubauen.
Ein Unternehmer, der die Entsendung bewusst plant, verschafft sich einen Wettbewerbsvorteil. Er kann die Kosten verantwortungsbewusst kalkulieren, regulatorische Auflagen vorhersehen und dauerhafte Beziehungen zu Partnern und Mitarbeitern auf beiden Seiten der Grenze aufbauen.
Unterstützung durch die Kanzlei bei der Entsendung nach Deutschland
Die Kanzlei für internationales Recht BKT bietet Ihnen Unterstützung in jeder Phase dieses Prozesses. Kontaktieren Sie uns und sorgen Sie für eine sichere und rechtskonforme Entsendung.
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