Von 1. Juli 2026. polnische Transportunternehmen, die Kleinbusse mit einem zulässigen Gesamtgewicht (ZGW) von über 2,5 t bis 3,5 t und durch deutsches Gebiet fahren, sehen sich mit völlig neuen Verpflichtungen konfrontiert. Die Montagepflicht Tachograph in einem Bus bis 3,5 t ergibt sich aus dem sogenannten. Mobilitätspaket sowie zur Änderung der Verordnungen (EG) Nr. 561/2006 und Nr. 165/2014.
Für viele Unternehmer, die Transporter wie Iveco, Renault oder Mercedes Sprinter einsetzen und Güter auf den Strecken zwischen Polen und der EU, insbesondere durch Deutschland und Frankreich, befördern, wird die Verwendung eines Fahrtenschreibers verpflichtend.
Tachograph in Bussen bis 3,5 t – für wen gilt diese Verpflichtung ab dem 1. Juli 2026?
Gemäß dem Mobilitätspaket gelten ab dem 1. Juli 2026 für Fahrzeuge mit einem zulässigen Gesamtgewicht von mehr als 2,5 t und höchstens 3,5 t, die für folgende Zwecke eingesetzt werden:
– den gewerblichen internationalen Güterverkehr,
– Kabotage gegen Entgelt in einem anderen Mitgliedstaat,
unterliegen den Bestimmungen über Lenkzeiten, Pausen und Ruhezeiten gemäß der Verordnung (EG) Nr. 561/2006 sowie der Verpflichtung, das Fahrzeug mit Intelligenter Fahrtenschreiber der zweiten Generation (Smart Tachograph, Version G2V2) sowie dessen ordnungsgemäße Verwendung.
Die Tachographenpflicht in Bussen gilt auch für Transitfahrten durch Deutschland. Wenn ein 3,5-Tonnen-Bus beispielsweise von Polen nach Frankreich fährt, Güter befördert oder Teil einer gewerblichen Transporttätigkeit ist, wird die Durchfahrt durch Deutschland hinsichtlich der Verwendung des Fahrtenschreibers kontrolliert.
Die neuen Pflichten ergeben sich unter anderem aus den Artikeln 2 und 3 der Verordnung 561/2006 sowie aus den Bestimmungen der Verordnung 165/2014 (in der jeweils gültigen Fassung) und werden in Deutschland zusätzlich durch die Fahrpersonalverordnung (FPersV) und dem Güterkraftverkehrsgesetz (GüKG) näher geregelt. Behörden wie Bundesamt für Logistik und Mobilität (BALM) kündigen bereits verstärkte Kontrollen von Bussen nach Inkrafttreten der Änderungen an.
Kann man in einem Kleinbus bis 3,5 t den Fahrtenschreiber legal umgehen?
Ist es möglich, den Fahrtenschreiber legal zu umgehen und dennoch Transporte durchzuführen, ohne sich mit der komplizierten Erfassung der Lenk- und Ruhezeiten befassen zu müssen? Im Folgenden erläutern wir die grundlegenden Regeln, Ausnahmen (Art. 3 der Verordnung 561/2006), die Praxis der deutschen Behörden (BALM / Polizei) sowie die Risiken, die mit „kreativen” Vorgehensweisen verbunden sind – am Beispiel von Bussen, die leer von Frankreich nach Polen „zum sogenannten Service” fahren.
Ausnahmen von Artikel 3 der Verordnung 561/2006 – nichtgewerbliche Beförderung von Gütern und Beförderung „für den Eigenbedarf”
Viele Unternehmer suchen Zuflucht in den Ausnahmeregelungen gemäß Artikel 3 der Verordnung 561/2006. In der Praxis kann man sich am häufigsten auf Art. 3 Buchstabe h, das für Fahrzeuge oder Fahrzeugkombinationen mit einem zulässigen Gesamtgewicht von bis zu 7,5 t gilt, die für den nichtgewerblichen Gütertransport eingesetzt werden. Eine weitere Ausnahme von der Pflicht zum Einbau eines Fahrtenschreibers in Fahrzeuge bis zu 3,5 Tonnen ist Art. 3 Buchstabe ha, der sich auf den nicht gewerblichen Charakter von Beförderungen bezieht, die für den Eigenbedarf des Unternehmens oder des Fahrers durchgeführt werden, sofern das Führen des Fahrzeugs nicht die Haupttätigkeit des Fahrers darstellt.
Auf den ersten Blick scheint es, als könnte eine Leerfahrt von Frankreich nach Polen – beispielsweise, um einen Kleinbus zur Werkstatt zu bringen – als nichtgewerbliche Beförderung von Gegenständen (da keine Ladung vorhanden ist) oder als Beförderung für den Eigenbedarf angesehen werden.
Leider sind die Praxis der Behörden und die rationale Auslegung der Vorschriften wesentlich restriktiver.
Erstens wird der Begriff „nichtgewerbliche Beförderung von Gegenständen” als Beförderung verstanden, die keinen Bezug zu einer gewerblichen Transporttätigkeit hat – z. B. die private Beförderung eigener Gegenstände, gelegentliche Beförderungen für Hobbyzwecke usw. Ist das Fahrzeug ein Mittel zur Ausübung einer gewerblichen Transporttätigkeit (Unternehmen mit Lizenz, regelmäßige Beförderungen gegen Entgelt), so ist auch die Leerfahrt zwischen den Standorten Teil dieser Tätigkeit.
Zweitens wurde Art. 3 Buchstabe ha für Unternehmen eingeführt, bei denen der Transport nicht das Kerngeschäft darstellt (Bauwesen, Wartung, Installationen) und das Führen eines Fahrzeugs durch einen Mitarbeiter nur eine untergeordnete Rolle spielt und einen geringeren Teil der Arbeitszeit einnimmt. In einem typischen Transportunternehmen hingegen übt ein Fahrer – selbst wenn er als „Mechaniker” bezeichnet wird – de facto die Tätigkeit eines Fahrers und nicht die eines Technikers aus.
Folglich lassen sich Versuche, einen Fahrer in den Unterlagen als Mechaniker „umzuqualifizieren”, nur um bei regelmäßigen Fahrten zwischen Polen, Deutschland und Frankreich den Einsatz eines Fahrtenschreibers zu umgehen, sehr leicht als Umgehung des Gesetzes. Das sollte man bedenken, wenn man sich dafür entscheidet, in einem Fahrzeug bis 3,5 Tonnen keinen Fahrtenschreiber einzubauen.
Tachographenkontrollen in Deutschland – BALM, Polizei und strenge Vorgehensweise gegenüber Reisebussen
Deutschland verfolgt seit Jahren eine der strengsten Regelungen in Europa hinsichtlich der Arbeitszeitkontrolle von Fahrern und des Einsatzes von Fahrtenschreibern. Dies gilt nicht nur für 40-Tonnen-Lkw, sondern zunehmend auch für Kleinbusse bis 3,5 t.
Und ja, wenn ein Fahrzeug mit einem Fahrtenschreiber ausgestattet ist, muss dieser auch verwendet werden, selbst wenn das Fahrzeug nach EU-Recht noch nicht einer formellen Verpflichtung unterliegt. Darüber hinaus betrachten die Kontrollbehörden den gesamten Nutzungszyklus des Fahrzeugs. Die Tatsache, dass eine bestimmte Fahrt leer und ohne Ladung erfolgt, schließt die Anwendung der Verordnung 561/2006 nicht automatisch aus, wenn das Fahrzeug für den gewerblichen Güterverkehr eingesetzt wird.
Das bedeutet, dass ein polnisches Transportunternehmen, das angibt, täglich gewerblichen Güterverkehr in Frankreich mit 3,5-Tonnen-Kleinbussen durchzuführen sowie regelmäßige Leerfahrten mit Kleinbussen durch Deutschland nach Polen und zurück zu unternehmen, wird in der Praxis von der BALM als typisches internationales Transportunternehmen behandelt. In einem solchen Modell kann die Berufung auf die Ausnahmen gemäß Art. 3 Buchst. h und ha, insbesondere bei wiederholter Anwendung, von der Behörde als Missbrauch angesehen werden.
„Der Fahrer als Mechaniker“, Fahrt zur Werkstatt und andere „kreative” Methoden, um den Fahrtenschreiber zu umgehen
Immer häufiger werden wir gefragt, ob es möglich ist, einen Fahrer offiziell als „Mechaniker“ einzustellen, oder ob in den Unterlagen nachgewiesen werden kann, dass der Bus nur zur Werkstatt fährt, oder ob beispielsweise eine Leerfahrt von Frankreich nach Polen als „nicht gewerblich” angesehen werden kann, um so den Einbau eines Fahrtenschreibers zu vermeiden.
Wenn ein Arbeitnehmer den Großteil seiner Zeit tatsächlich im Rahmen einer Transporttätigkeit mit dem Führen eines Fahrzeugs verbringt, wird er als Berufskraftfahrer – unabhängig von der Stellenbezeichnung oder dem Arbeitsvertrag. Wenn das Fahrzeug zudem für den gewerblichen Güterverkehr eingesetzt wird (auch wenn dies nur in Frankreich der Fall ist), stellt die Leerfahrt nach Polen einen Bestandteil des Flottenmanagements im Transportgeschäft dar und ist keine „private Fahrt”.
Konstruktionen dieser Art können bei einer einmaligen Kontrolle kurzfristig „durchgehen”, wenn der Beamte die Angelegenheit nicht genauer untersucht. Man sollte jedoch bedenken, dass bei einem wiederkehrenden Vorgehensmuster in Verbindung mit Daten aus Kontrollsystemen, wiederholten Fahrten und einem möglichen Verwaltungsverfahren das Risiko hoch ist, dass die tatsächliche Art der Tätigkeit aufgedeckt wird.
Man muss nicht nur mit Bußgeldern für den Fahrer rechnen, sondern auch mit finanziellen Sanktionen für das Unternehmen und in extremen Fällen mit dem Risiko eines Reputationsschadens und einer Untergrabung der Glaubwürdigkeit des Transportunternehmens.
Wie kann man den Fahrtenschreiber im Bus legal umgehen – und wann ist es besser, ihn einzubauen?
Das bedeutet nicht, dass ein Fahrtenschreiber ab dem 1. Juli 2026 für jeden Kleinbus mit einem Gewicht von 2,5 bis 3,5 t zwingend vorgeschrieben ist. Es gibt Situationen, in denen:
– Unternehmen ist kein Beförderer,
– Der Transport von Gegenständen erfolgt nebenbei und gelegentlich,
– der Arbeitnehmer übt tatsächlich hauptsächlich andere Tätigkeiten aus als das Führen eines Fahrzeugs,
In diesem Fall kann die Anwendung von Art. 3 Buchstabe ha in Betracht gezogen werden. Dies erfordert jedoch eine sehr gründliche Analyse des Sachverhalts, der Arbeitszeit und der Struktur der Aufträge sowie eine ordnungsgemäße Organisation der Unterlagen.
Bei reinen Transportunternehmen hingegen – die ihren Umsatz mit dem Gütertransport innerhalb der EU erzielen und deren Fahrzeuge mit einem zulässigen Gesamtgewicht von 2,5–3,5 t regelmäßig die Grenzen überqueren (z. B. im Transit durch Deutschland) – die einzige langfristig sichere Strategie Dazu gehören die Ausstattung der Fahrzeuge mit intelligenten Fahrtenschreibern sowie die Einführung eines Systems zur Erfassung der Lenk- und Ruhezeiten.
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht lohnt es sich, dies als festen Bestandteil der Betriebskosten zu berücksichtigen, anstatt ein Modell aufzubauen, das auf zweifelhaften Ausnahmen basiert, die bei der ersten größeren Prüfung in Deutschland „zusammenbrechen” könnten.
Rechtsgutachten zu Fahrtenschreibern ab 2026 – individuelle Analyse des Geschäftsmodells
Jedes Unternehmen hat ein anderes Profil: andere Routen, andere Kunden, unterschiedliche Strukturen (z. B. ein polnisches Unternehmen, das Fahrzeuge an ein französisches Unternehmen vermietet, verschiedene Beschäftigungsformen für Fahrer). Es gibt keine allgemeingültige Möglichkeit, die Pflicht zum Einbau eines Fahrtenschreibers zu umgehen, die für alle legal wäre.
Bevor Sie also eine Entscheidung über die Investition in Fahrtenschreiber, eine Änderung des Geschäftsmodells (z. B. Auslandsdienstleistungen, Änderung der Unternehmensstruktur) oder die Entwicklung eines Konzepts für „Mechaniker” und „Servicefahrten“ treffen, sollten Sie auf jeden Fall das jeweilige Geschäftsmodell genau analysieren und prüfen, wo tatsächlich legale Ausnahmen bestehen können und wo der Versuch einer „Optimierung” in der Praxis eine Umgehung des Gesetzes und ein hohes Risiko von Strafen darstellt.
Ein professionelles Rechtsgutachten im Transportrecht liefert zwar nicht immer eine Antwort darauf, wie man sich in der EU ohne Fahrtenschreiber fortbewegen kann, ermöglicht es jedoch, das Ausmaß des Risikos ehrlich einzuschätzen, sichere und weniger sichere Varianten aufzuzeigen, sowie Unterlagen (auch auf Deutsch) vorzubereiten, die im Falle einer Kontrolle dazu beitragen können, den Schaden zu begrenzen und nachzuweisen, dass der Transportunternehmer in gutem Glauben und gemäß der Auslegung eines Fachmanns gehandelt hat.
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um einen individuellen Beratungstermin zu vereinbaren oder ein schriftliches Rechtsgutachten zu Ihrer Busflotte und Ihren Fahrten durch Deutschland anzufordern. Gehen Sie bewusst mit Risiken um.
