Przypominamy, że od 1 stycznia 2025 r. wprowadzona została nowa procedura szczególna VAT dla MŚP, ujęta w Dyrektywie Rady (UE) 2020/285, której celem jest uproszczenie obowiązków podatkowych małych firm prowadzących handel i usługi na terenie Unii Europejskiej. Zgodnie z tymi przepisami małe przedsiębiorstwa będą mogły sprzedawać towary i usługi w innych państwach UE bez naliczania VAT (korzystając ze zwolnienia) oraz prowadzić uproszczoną sprawozdawczość.
W praktyce oznacza to, że kwalifikujące się firmy nie będą musiały rejestrować się dla celów VAT w każdym kraju, w którym mają klientów, co znacząco zmniejszy koszty administracyjne i dość dużą barierę w rozwoju działalności transgranicznej.
Zasady działania procedury SME VAT Scheme
- Progi obrotów.
Aby skorzystać ze zwolnienia VAT, firma musi spełnić dwa progi obrotów.
Po pierwsze, suma jej obrotów we wszystkich państwach UE (tzw. unijny próg) w bieżącym i poprzednim roku nie może przekroczyć 100 000 EUR.
Po drugie, obrót w każdym poszczególnym państwie, w którym firma chce zastosować zwolnienie, nie może przekroczyć krajowego progu VAT ustawionego przez państwo konsumpcji (maksymalnie 85 000 EUR lub równowartość w walucie).
Każde państwo UE może więc stosować własny próg (często do 85 000 EUR), a niektóre wprowadzają nawet różne progi dla różnych branż. Dlatego Przedsiębiorcy zamierzający sprzedawać do konkretnych krajów UE przed podjęciem sprzedaży powinni wyposażyć się w wiedzę dotyczącą obowiązującego w danym państwie progu obrotu. Przedsiębiorca będzie zobligowany nadto do przekazania swoich obrotów w aktualnym i poprzednim roku (lub w dwóch poprzednich, jeśli dane państwo tego wymaga) w zgłoszeniu rejestracyjnym, aby organy sprawdziły spełnienie warunków do zwolnienia.
- Warunki uczestnictwa.
Z procedury SME mogą skorzystać wyłącznie małe i średnie przedsiębiorstwa zarejestrowane dla VAT w UE. Skorzystanie z tej procedury jest oczywiście dobrowolne – przedsiębiorca może w wybranych krajach stosować zwolnienie, a w innych pozostać przy zwykłych zasadach VAT.
Jednoczesne stosowanie SME Scheme i procedury OSS (One-Stop Shop) w tym samym państwie nie będzie niestety możliwe, choć firma może być zwolniona w jednych państwach i jednocześnie rozliczać się przez OSS w innych państwach.
- Rejestracja i identyfikator.
Aby wejść do procedury SME VAT Scheme, przedsiębiorca powinien złożyć w swoim kraju siedziby tzw. „uprzednie powiadomienie” – elektroniczne zgłoszenie zawierające informacje o planowanych krajach i obrotach. W Polsce za obsługę rejestracji SME odpowiadają wyszczególnione urzędy skarbowe: Naczelnik II Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście (dla polskich podatników) oraz Naczelnik Urzędu Łódź-Śródmieście (dla firm zagranicznych).
Po złożeniu zgłoszenia organ ma maksymalnie 35 dni na nadanie przedsiębiorcy indywidualnego numeru identyfikacyjnego z końcówką „-EX” (przykładowo: PL1234567890-EX). Numer uprawnia do zwolnienia w wybranych państwach i jest wymagany do wskazywania na fakturach.
4.Obowiązki sprawozdawcze.
Firma korzystająca z SME nie rozlicza VAT ani w poszczególnych krajach konsumpcji, ani przez OSS – zamiast tego przekazuje organom podatkowym swego kraju siedziby uproszczone raporty.
Przedsiębiorca powinien co kwartał przesyłać informację o wartości obrotu w każdym państwie UE, w którym zastosowano zwolnienie. W Polsce raporty kwartalne składa się w ciągu miesiąca po zakończeniu kwartału na tak zwanym formularzu SME_IK.
Dzięki temu administracja ma bieżący wgląd w obroty firmy i może kontrolować, czy w dalszym ciągu mieszczą się one w ustalonych progach. Korzystając ze zwolnienia, przedsiębiorca nie nalicza VAT na swoich fakturach, co oznacza też utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych związanych z tymi transakcjami.
Reasumując:
- Przedsiębiorca nie musi rozliczać VAT w innych państwach; wszystkie formalności realizuje w kraju siedziby;
- Faktury sprzedaży wystawia ze stawką „zw.” (zwolniony z VAT) i numerem EX, co oznacza transakcję objętą procedurą SME VAT SCHEME;
- Raz na kwartał raportuje sumę obrotów w poszczególnych krajach.
Interesuje Cię, co zmieniło się w przepisach prawnych w 2025 roku? Zajrzyj do naszego artykułu: https://bktkancelaria.pl/zmiany-w-polskim-prawie-2025-najwazniejsze-nowe-przepisy-dla-firm-i-osob-fizycznych/.
Porównanie z procedurą OSS (One Stop Shop)
Procedura One Stop Shop (OSS) także służy ułatwieniu rozliczeń VAT przy sprzedaży konsumenckiej B2C w UE, ale działa inaczej. W systemie OSS to sprzedawca nalicza VAT po stawce kraju konsumpcji i rozlicza go przez jedno zgłoszenie w kraju identyfikacji, zamiast rejestrować się w każdym państwie. Z kolei w procedurze SME VAT SCHEME sprzedawca w ogóle nie nalicza VAT – stosuje zwolnienie – co eliminuje konieczność wpłat podatku, ale odbiera mu prawo do jego odliczenia.
Kluczowe różnice między SME a OSS
- Próg obrotów.
W procedurze OSS obowiązuje unijny próg 10 000 EUR (suma przychodów z usług B2C oraz wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów) – dopóki firma nie przekroczy tej kwoty w danym roku, jej dostawy traktowane są jako krajowe i może nie korzystać z OSS. Po przekroczeniu progu >10 000 EUR lub jeśli firma od razu chce rozliczać VAT w kraju klienta, powinna zarejestrować się w ramach OSS. W procedurze SME VAT SCHEME obowiązują inne limity (patrz powyżej – 100 000 EUR unijny, 85 000 EUR krajowy) i są one, jak widzimy znacznie wyższe.
- Naliczanie i rozliczanie VAT.
W systemie OSS sprzedawca nalicza VAT wg stawek poszczególnych państw konsumpcji i wpłaca podatek za pośrednictwem zgłoszenia OSS. W SME VAT SCHEME sprzedawca nie dodaje VAT do ceny (sprzedaje po stawce zwolnionej) i tym samym nic nie odprowadza do kasy państwa docelowego. W praktyce oznacza to, że OSS wiąże się z rozliczaniem VAT (wyrównaniem podatku między państwami), natomiast SME SCHEME – z całkowitym zwolnieniem od podatku, przy jednoczesnym obowiązku prowadzenia uproszczonej ewidencji (kwartalnych raportów).
- Obowiązki formalne.
W OSS firma rejestruje się w kraju identyfikacji OSS i składa okresowe deklaracje (zwykle kwartalne) z wyszczególnieniem sprzedaży do wszystkich krajów UE. W SME VAT SCHEME przedsiębiorca składa jednorazowe zgłoszenie do procedury (prior notification) oraz przekazuje kwartalne raporty o obrotach w kolejnych państwach. Firma może jednocześnie korzystać ze SME VAT SCHEME w jednych państwach i OSS w innych – nie można jednak stosować obu procedur równolegle w tym samym kraju.
Porównanie z mechanizmem odwrotnego obciążenia VAT
Mechanizm odwrotnego obciążenia dotyczy przede wszystkim transakcji B2B: sprzedawca fakturuje bez VAT, z adnotacją „odwrotne obciążenie”, a to nabywca (zarejestrowany dla potrzeb VAT) sam rozlicza podatek zgodnie z obowiązującą stawką. Dzięki temu mały dostawca nie musi rejestrować się dla VAT w kraju nabywcy.
SME VAT SCHEME z kolei dotyczy całkowitego zwolnienia małego przedsiębiorcy z obowiązku naliczania VAT. W praktyce oznacza to, że przy sprzedaży objętej procedurą SME sprzedawca wystawia fakturę „zw” (z numerem EX) i nie dolicza żadnego podatku – a nabywca nie ma obowiązku dopłacać ani rozliczać VAT.
Ochrona własności intelektualnej to ważny temat dla Przedsiębiorcy. Może zainteresuje i Ciebie? Krótko i zwięźle opowiadamy w jaki sposób chronić swoją własność intelektualną tutaj: https://bktkancelaria.pl/ochrona-marki-i-wdrozenie-gpsr-przewodnik-dla-producentow-i-dystrybutorow/.
Z punktu widzenia dokumentów:
- faktura z odwrotnym obciążeniem- nie zawiera kwoty VAT, ale wskazuje podstawę prawną odwrotnego obciążenia. Nabywca wpisuje VAT w swojej deklaracji jako podatek należny i naliczony; dzięki temu sprzedawca nie ma obowiązku rejestrowania się do VAT w kraju zakupu, ale nabywca może odliczyć podatek (jeśli ma do tego prawo);
- faktura w procedurze SME VAT SCHEME również nie pokazuje VAT – zaznaczamy jedynie zwolnienie poprzez adnotajcję „VAT – zwolniony” z numerem EX sprzedawcy; kupujący zaś nie dolicza VAT (ani nie odlicza), gdyż transakcja jest całkowicie zwolniona ze względu na status sprzedawcy.
W odróżnieniu od odwrotnego obciążenia, w SME VAT SCHEME nabywca nie ma obowiązku żadnego rozliczenia podatku – transakcja po prostu nie jest objęta VAT.
Przykłady
- Handel towarami B2C
Mały sklep internetowy z Polski sprzedaje towary konsumentom w Niemczech i Francji. Jeśli roczny obrót w UE tej firmy nie przekracza 100 000 EUR, a w każdym z tych krajów nie przekracza tamtejszego progu (np. 85 000 EUR), może skorzystać ze SME VAT SCHEME i nie naliczać VAT przy dostawie do tych państw. W rezultacie Przedsiębiorca unika rejestracji VAT w Niemczech i Francji – zamiast tego rozlicza się jedynie w Polsce na podstawie kwartalnych raportów. Dla takiego przedsiębiorcy procedura SME może być korzystniejsza niż rejestracja tradycyjna czy korzystanie z OSS (zwłaszcza gdy sprzedaż jest stosunkowo niewielka), ponieważ zwolnienie z VAT zmniejsza obowiązki administracyjne Przedsiębiorcy.
- Usługi B2B
Freelancer (np. grafik) sprzedaje usługi firmom (VAT-owcom) w innych krajach UE. W takich transakcjach zwykle stosuje się mechanizm odwrotnego obciążenia – grafik wystawia fakturę bez VAT, a zagraniczna firma sama rozlicza podatek w swoim krju. Procedura SME VAT SCHEME zasadniczo nie wpływa na te transakcje B2B (sprzedawca mógłby formalnie wystawić fakturę zwolnioną, ale nabywca i tak w praktyce nie płaci VAT z uwagi na odwrotne obciążenie). W przypadku kontrahentów biznesowych bardziej adekwatne jest korzystanie z mechanizmu odwrotnego obciążenia, natomiast SME VAT SCHEME rzeczywiście obniża koszty głównie przy sprzedaży do konsumentów lub małych nabywców, którzy sami nie rozliczają VAT.
Z pewnością warto będzie rozważyć procedurę SME VAT SCHEME tam, gdzie przeciwdziała ona konieczności rejestracji VAT za granicą oraz udziela zwolnienia, które upraszcza dokumentację i rozliczenia. Dla transakcji stricte B2B pozostaje nadal dominujący model odwrotnego obciążenia, a dla sprzedaży do wielu krajów warto rozważyć połączenie SME z OSS – w niektórych państwach korzystając ze zwolnienia SME, a w innych rejestrując się w OSS, w zależności od progów i struktury sprzedaży.
Praktycznie rejestracja do procedury SME VAT SCHEME odbywa się w Polsce elektronicznie w systemie e-Urzędu Skarbowego (formularz „Zawiadomienie SME”).
Po uzyskaniu numeru EX przedsiębiorca stosuje go przy wystawianiu faktur. Szczegółowe informacje na temat rejestracji, progów oraz obowiązków raportowych można znaleźć na oficjalnym portalu UE poświęconym procedurze SME VAT (w języku angielskim): bdo.globalsme-vat-rules.ec.europa.eu.
W razie pytań lub wątpliwości dotyczących wyboru najlepszego sposobu rozliczania VAT – np. czy korzystać z SME VAT SCHEME, procedury OSS czy mechanizmu odwrotnego obciążenia – zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią. Zadzwoń lub napisz do nas : https://bktkancelaria.pl/kontakt/. Czekamy na Twój kontakt!
