Koszty uzyskania przychodów to jedna z kluczowych kwestii dla każdego przedsiębiorcy. Odpowiednie zakwalifikowanie wydatków do kosztów podatkowych pozwala efektywniej zarządzać finansami firmy, a także obniżać należne podatki w zgodzie z przepisami. W poniższym artykule wyjaśniamy, jak prawidłowo rozumieć koszty uzyskania przychodów w kontekście kart podarunkowych i voucherów dla kontrahentów oraz dlaczego warto rozważyć wystąpienie o interpretację indywidualną przepisów podatkowych.
Czym są koszty uzyskania przychodów w kontekście świadczeń dla kontrahentów?
Zgodnie z Ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), koszty uzyskania przychodów to wydatki poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, o ile nie zostały wyłączone w art. 23 tej ustawy. W praktyce oznacza to, że jeśli dany wydatek:
- ma realny związek przyczynowo-skutkowy z powstaniem lub zwiększeniem przychodu,
- jest gospodarczo uzasadniony dla prowadzonej działalności,
- został odpowiednio udokumentowany dla celów podatkowych,
- nie widnieje w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych, może zostać uznany za koszt podatkowy i obniżyć podstawę opodatkowania.
Karty podarunkowe dla kontrahentów – koszt podatkowy czy reprezentacja?
Jednym z popularnych sposobów budowania relacji biznesowych z kontrahentami są karty podarunkowe lub inne formy benefitów (np. vouchery, bilety na wydarzenia czy prezenty rzeczowe). Ich celem jest najczęściej zachęcenie do współpracy, zwiększenie lojalności klientów czy podziękowanie za dotychczasowe relacje biznesowe.
Warto jednak pamiętać, że ustawa o PIT nie daje jednoznacznej odpowiedzi, czy taki wydatek automatycznie staje się kosztem uzyskania przychodów. W rozliczeniu podatkowym trzeba wziąć pod uwagę:
- cel marketingowy – jeżeli głównym zamiarem jest wsparcie sprzedaży, zwiększenie przychodów czy pozyskanie nowych kontrahentów, wydatek ten może być traktowany jako koszt podatkowy.
- charakter reprezentacyjny – jeżeli głównym celem jest kreowanie prestiżu firmy (np. wydatek na wystawne przyjęcie wyłącznie w celach wizerunkowych), może zostać uznany za koszt reprezentacji, który jest wyłączony z kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT).
Kluczowe pytanie przy rozliczaniu kart podarunkowych brzmi: czy dominującym celem wydatku jest budowanie wizerunku i prestiżu, czy też konkretny, bezpośredni wpływ na uzyskanie przychodu?
Jak odróżnić koszty reprezentacji od kosztów marketingowych?
Ustawa o PIT nie definiuje terminu „reprezentacja„. W praktyce podatkowej przyjmuje się, że oznacza działania dążące do wykreowania korzystnego wizerunku firmy, bez bezpośredniego wpływu na sprzedaż czy kontrakty. Przykładowo: · koszty gastronomii, zakupu żywności i napojów (w tym alkoholowych) w celach wyłącznie wizerunkowych – to reprezentacja, · prezenty o charakterze promocyjnym, obrandowane gadżety firmowe wręczane potencjalnym kontrahentom w celu wsparcia sprzedaży – mogą być zaliczone do kosztów marketingowych firmy.
Kwalifikacja podatkowa zależy od intencji i celu poniesienia wydatku. Jeżeli karta podarunkowa dla kontrahenta ma jasno określony związek z przyszłymi przychodami (np. jest formą motywacji do dalszej współpracy, co może przełożyć się na konkretne zamówienia), wówczas szanse na uznanie takiego wydatku za koszt uzyskania przychodu rosną.
Interpretacja indywidualna KIS – dlaczego warto o nią wystąpić?
Przepisy podatkowe dotyczące kart podarunkowych bywają niejednoznaczne, dlatego w sytuacjach wątpliwych najlepszym rozwiązaniem może być wystąpienie o interpretację indywidualną do Krajowej Informacji Skarbowej (KIS). Jest to oficjalne stanowisko organu podatkowego, które:
- dotyczy konkretnie Twojej sytuacji biznesowej – opisujesz szczegółowo stan faktyczny lub przyszłe zdarzenie gospodarcze,
- daje pewność co do rozstrzygnięcia podatkowego – jeśli zastosujesz się do interpretacji, nie powinieneś ponosić negatywnych konsekwencji podatkowych w przyszłości,
- chroni Cię w razie sporu z urzędem skarbowym – w przypadku kontroli możesz powołać się na uzyskaną interpretację.
Dla wielu przedsiębiorców to skuteczny sposób na optymalizację podatkową i uniknięcie ryzyka zakwestionowania kosztów. W szczególności wtedy, gdy wydatki na karty podarunkowe czy prezenty dla kontrahentów mogą budzić wątpliwości urzędu co do ich charakteru (marketing vs. reprezentacja).
Jak złożyć wniosek o interpretację indywidualną do KIS?
Składając wniosek o interpretację (formularz ORD-IN), możesz to zrobić na kilka sposobów:
- elektronicznie przez e-PUAP – korzystając z Elektronicznej Skrzynki Podawczej (ESP) /KIS/wnioski,
- przez portal e-Urząd Skarbowy – dołącz wniosek jako załącznik do pisma ogólnego,
- osobiście – w siedzibie Krajowej Informacji Skarbowej w Bielsku-Białej (ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała),
- listownie – wysyłając wniosek na adres Krajowej Informacji Skarbowej.
Niezbędne dokumenty i opłaty
- wypełniony wniosek ORD-IN (dostępny na stronie podatki.gov.pl),
- dowód wpłaty opłaty w wysokości 40 zł,
- ewentualne załączniki – dokumenty potwierdzające stan faktyczny, np. umowy, faktury,
- Podpis – wniosek należy podpisać (własnoręcznie lub podpisem elektronicznym).
Ile to trwa? KIS ma 3 miesiące na wydanie interpretacji podatkowej od dnia otrzymania kompletnego wniosku.
Podsumowanie: kiedy karty podarunkowe stanowią koszt uzyskania przychodu?
Karty podarunkowe dla kontrahentów czy inne benefity biznesowe mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem że nie noszą znamion reprezentacji, a ich główny cel wiąże się bezpośrednio z osiągnięciem lub zwiększeniem przychodu w firmie.
Granica między kosztami marketingu a wydatkami o charakterze reprezentacyjnym bywa płynna – kluczowy jest cel biznesowy i sposób udokumentowania wydatku dla celów podatkowych.
W razie wątpliwości dotyczących rozliczenia kart podarunkowych warto rozważyć złożenie wniosku o interpretację indywidualną – to najlepszy sposób na uzyskanie pewności co do prawidłowego rozliczenia podatkowego w konkretnej sytuacji przedsiębiorcy.
Zachowanie ostrożności w kwalifikowaniu wydatków pozwala uniknąć potencjalnych sporów z fiskusem i zapewnić sobie bezpieczeństwo podatkowe. Jeśli rozważasz tego typu działania marketingowe z wykorzystaniem kart podarunkowych, postaraj się zebrać odpowiednie dowody (np. oferty handlowe, dokumentację potwierdzającą związek przychodowy), uzyskaj interpretację indywidualną w KIS.
Chcesz upewnić się, czy Twoje wydatki kwalifikują się jako koszty uzyskania przychodów? Skontaktuj się z nami:
📞 +48 606 608 089
📧 sekretariat@bktkancelaria.pl
