Delegowanie pracowników do Niemiec w dalszym ciągu stanowi jedną z najczęściej wybieranych przez polskich przedsiębiorców form świadczenia usług transgranicznych. Należy jednak mieć na uwadze, że delegowanie pracowników wiąże się z coraz większą liczbą obowiązków formalnych oraz nasilonymi działaniami kontrolnymi ze strony niemieckich organów administracji. W 2025 roku szczególnego znaczenia nabrały kontrole delegowania prowadzone przez służby celne (Zollamt), instytucje ds. pracy oraz urzędy skarbowe, których zakres obejmuje m.in. legalność zatrudnienia, zgodność z przepisami o minimalnym wynagrodzeniu, a także kompletność dokumentacji pracowniczej.
Nieprawidłowości w tym zakresie – w tym błędne sklasyfikowanie stanowiska pracy, brak zaświadczenia A1 czy nielegalne zatrudnienie obywateli państw trzecich – mogą skutkować dotkliwymi sankcjami finansowymi, odpowiedzialnością karną, a także zakazem prowadzenia działalności na terytorium Niemiec. Właściwe przygotowanie procesów delegowania oraz wcześniejsza analiza formalnoprawna mogą znacząco ograniczyć to ryzyko.
A może zainteresuje Cię nasz artykuł o delegowaniu pracowników w firmach budowlanych? https://bktkancelaria.pl/delegowanie-do-pracy-w-uslugach-budowlanych/
Nowe przepisy płacowe i podatkowe w Niemczech w 2025 roku
Na uwagę zasługują również zmiany legislacyjne, które istotnie wpływają na sposób realizacji procesów delegowania pracowników do państw członkowskich Unii Europejskiej, w szczególności do Niemiec. Od 1 stycznia 2025 roku w niemieckim prawie pracy obowiązują zaktualizowane przepisy dotyczące wynagrodzenia i opodatkowania.
- Płaca minimalna (Mindestlohn): Ogólnokrajowa stawka płacy minimalnej została podwyższona z 12,41 euro do 12,82 euro za godzinę, co przy pełnym etacie odpowiada miesięcznemu wynagrodzeniu rzędu około 2230 euro. Dodatkowo, w wybranych sektorach obowiązują wyższe stawki wynikające z układów zbiorowych. Przykładowo, dla pracowników tymczasowych od 1 marca 2025 roku obowiązuje stawka wynosząca 14,53 euro za godzinę.
- Kwota wolna od podatku: Jednocześnie podwyższono kwotę wolną od podatku dochodowego – aktualnie wynosi ona 12 096 euro rocznie. Działanie to ma na celu zwiększenie realnych dochodów pracowników oraz odciążenie ich budżetów domowych.
- Wynagrodzenie za nadgodziny: Równolegle trwają prace legislacyjne nad wprowadzeniem zwolnienia z opodatkowania wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, które obecnie podlegają opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Planowane zmiany mają na celu zwiększenie motywacji do podejmowania dodatkowej pracy.
Jeśli interesują Cię konsekwencje nieprawidłowego delegowania, przeczytaj nasz artykuł: Konsekwencje nieprawidłowego delegowania pracowników do Niemiec: Co grozi przedsiębiorcom?.
Uproszczenia w dokumentacji: Cyfryzacja umów i obowiązków informacyjnych
Kolejną istotną zmianą, obowiązującą od 2025 roku, jest umożliwienie stosowania formy elektronicznej dla umów zawieranych pomiędzy polskimi agencjami pracy a niemieckimi kontrahentami, jak również dla dokumentów przekazywanych pracownikom w zakresie warunków zatrudnienia. Zgodnie z przepisami tzw. czwartej ustawy o redukcji biurokracji (BEG IV – Bürokratieentlastungsgesetz), informacje dotyczące warunków pracy mogą być przekazywane drogą elektroniczną (np. e-mailem), pod warunkiem, że dokumenty są możliwe do zapisania i wydrukowania, a pracownik potwierdzi ich otrzymanie.
Warto jednak pamiętać, że obowiązek formy pisemnej pozostaje w mocy w odniesieniu do umów o pracę zawieranych na czas określony. Dodatkowo, pracownicy mają nadal prawo żądać przedstawienia dokumentów w formie tradycyjnej, tj. pisemnej.
Zobacz również nasz artykuł o specyfice delegowania w branży budowlanej: Delegowanie do pracy w usługach budowlanych.
Kontrole delegowania w Niemczech 2025: Dlaczego są bardziej szczegółowe?
W świetle powyższych regulacji warto zaznaczyć, że kontrole delegowania prowadzone przez niemieckie organy w 2025 roku są bardziej szczegółowe niż w latach poprzednich. Obejmują one nie tylko weryfikację dokumentów posiadanych przez pracownika, ale także ocenę poprawności umów z zagranicznymi kontrahentami oraz realizacji obowiązków informacyjnych.
Przedsiębiorcy, którzy nie dysponują aktualną dokumentacją, narażeni są na wysokie kary finansowe, dochodzenia roszczeń przez pracowników oraz potencjalne zarzuty związane z naruszeniem niemieckiego prawa pracy. Nasza praktyka pokazuje, że wielu przedsiębiorców zgłasza się po pomoc dopiero w momencie objęcia ich kontrolą przez niemieckie służby. W takich przypadkach możliwości działania są ograniczone, a rola kancelarii sprowadza się głównie do minimalizowania negatywnych skutków. Tymczasem właściwe przygotowanie procesów delegowania pracowników oraz wcześniejszy audyt dokumentacji mogą znacząco ograniczyć ryzyko poniesienia odpowiedzialności.
Jak przygotować firmę na kontrole delegowania? Audyt i analiza procedur
Z tego względu rekomendujemy dokonanie kompleksowej analizy zgodności wewnętrznych procedur z obowiązującymi regulacjami. W szczególności warto rozważyć przeprowadzenie audytu dokumentacji związanej z delegowaniem pracowników. Tego rodzaju działania obejmują weryfikację:
- umów o pracę,
- umów cywilnoprawnych,
- wymaganych aneksów,
- zezwolenia na pracę oraz
- dokumentów legalizujących pobyt cudzoziemców.
Ponadto, analizowany jest kontrakt handlowy z zagranicznym kontrahentem – zwłaszcza w zakresie odpowiedzialności partnera za wskazanie obowiązującego układu zbiorowego, który może mieć wpływ na minimalne wynagrodzenie oraz inne obowiązki pracodawcy wobec pracowników delegowanych. Tego typu audyty cieszą się coraz większym zainteresowaniem wśród przedsiębiorców z branż szczególnie narażonych na kontrole, takich jak budownictwo, opieka, transport i usługi instalacyjne.
Podsumowanie: Planowanie i profesjonalne wsparcie to klucz do sukcesu
W kontekście dynamicznych zmian w polityce migracyjnej oraz przepisach regulujących delegowanie pracowników, niezbędne jest bieżące śledzenie komunikatów ustawodawczych oraz regularna aktualizacja wiedzy. Przedsiębiorstwa, które podejmują odpowiednie działania wyprzedzające, mają znacznie większe szanse na uniknięcie negatywnych konsekwencji i prowadzenie działalności w sposób bezpieczny oraz zgodny z prawem.
Jeśli planują Państwo delegowanie pracowników do Niemiec lub innych państw członkowskich UE, zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią. Posiadamy wieloletnie doświadczenie w zakresie obsługi procesów transgranicznego świadczenia usług, legalizacji pracy cudzoziemców, sporządzania i audytu dokumentacji pracowniczej oraz kontraktów handlowych. Oferujemy kompleksowe wsparcie zarówno na etapie planowania, jak i w sytuacjach kryzysowych. Naszym celem jest zapewnienie Państwu bezpieczeństwa prawnego i ograniczenie ryzyk, które mogą negatywnie wpłynąć na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Skontaktuj się z nami!
E-mail: sekretariat@bktkancelaria.pl
Tel: +48 606 608 089
Kontakt: https://bktkancelaria.pl/kontakt/
