Niemiecki urząd celny (Zollamt) odgrywa kluczową rolę w zakresie kontroli pracowników delegowanych przez zagranicznych pracodawców do wykonywania pracy lub świadczenia usług na terenie Niemiec. Służby celne (jednostka FKS – Finanzkontrolle Schwarzarbeit) podejmują działania kontrolne przede wszystkim celem zwalczania nielegalnego zatrudnienia oraz egzekwowania prawa dotyczącego minimalnego wynagrodzenia oraz warunków pracy.
Potencjalna kontrola delegowania pracowników oraz widmo wystąpienia jej negatywnych skutków w postaci sankcji może działać odstraszająco na polskich przedsiębiorców chcących podjąć działalność w tym obszarze. Zalecamy zapoznanie się z naszym artykułem na temat możliwych konsekwencji nieprawidłowego delegowania pracowników do Niemiec.
Odpowiednie przygotowanie kluczem do pozytywnej kontroli Zollamt
Należy wskazać, że uprzednia konsultacja w zakresie wymogów dotyczących procesu delegowania oraz analiza prawna zapewnią Państwu pozytywny przebieg tego procesu oraz kompleksowe przygotowanie do ewentualnych kontroli. Zapobiegną Państwo tym samym wyżej wspomnianym negatywnym konsekwencjom oraz bez niepotrzebnego stresu będą mogli Państwo skorzystać z możliwości rozwoju biznesu na zagraniczny rynek, jaką jest właśnie delegowanie pracowników do Niemiec.
Obowiązki pracodawcy przy delegowaniu pracowników do Niemiec
Na pracodawcy delegującym pracowników do Niemiec spoczywa szereg obowiązków, które muszą zostać spełnione, aby ta działalność odbywała się poprawnie, tzn. zgodnie z wymogami prawa niemieckiego. W tym kontekście należy mieć na uwadze przede wszystkim przepisy niemieckiej ustawy o płacy minimalnej (Mindestlohngesetz) oraz ustawy o delegowaniu pracowników (Arbeitnehmer-Entsendegesetz). Ponadto w przypadku pracowników tymczasowych należy również uwzględnić regulację ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Arbeitnehmerüberlassungsgesetz).
W kontekście delegowania pracowników do Niemiec może Państwa również zainteresować nasz wcześniejszy artykuł, w którym wskazujemy na nowe regulacje prawa niemieckiego w tym zakresie.
Obowiązek zgłoszenia pracownika (Meldepflicht)
Zgłoszenie zgodnie z ustawą o płacy minimalnej (Mindestlohngesetz)
Pracodawcy z siedzibą za granicą, którzy wysyłają pracowników do Niemiec, są zobowiązani zgodnie z przepisami ustawy o płacy minimalnej do zgłoszenia pracownika, jeżeli delegowanie dotyczy branży wskazanej w przepisach niemieckiej ustawy o zwalczaniu pracy nielegalnej (Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz). Są to m.in. montaż i demontaż targów i wystaw, budownictwo, gastronomia i hotelarstwo, sprzątanie budynków, transport osób.
Ważne: w odniesieniu do stosowania ustawy o płacy minimalnej w transgranicznym transporcie drogowym osób i towarów istnieją odrębne przepisy określające, kiedy ma miejsce delegowanie pracowników i w jaki sposób należy dokonać zgłoszenia.
Zgłoszenie zgodnie z ustawą o delegowaniu pracowników (Arbeitnehmer-Entsendegesetz)
Pracodawcy z siedzibą za granicą, którzy wysyłają pracowników do Niemiec, są zobowiązani do zgłoszenia pracownika w branżach objętych ustawą o delegowaniu pracowników, w których obowiązują minimalne warunki pracy określone w układach zbiorowych i/lub składki na fundusz urlopowy. Są to m.in. usługi obsługi naziemnej na niemieckich lotniskach komercyjnych, rzemiosło dekarskie, rzemiosło elektryczne, usługi sprzątania budynków, budowa ogrodów, terenów zielonych i boisk sportowych.
Zgłoszenie zgodnie z ustawą o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Arbeitnehmerüberlassungsgesetz)
Pracodawcy wypożyczający pracowników do wykonywania prac lub świadczenia usług w Niemczech są zobowiązani do zgłoszenia pracownika. Zgłoszenie będzie odbywało się w zależności od branży, w której zatrudniony jest pracownik tymczasowy, tzn. na podstawie niemieckiej ustawy o płacy minimalnej (Mindestlohngesetz) albo ustawy o delegowaniu pracowników (Arbeitnehmer-Entsendegesetz), albo ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Arbeitnehmerüberlassungsgesetz). Jeżeli obowiązek zgłoszenia wynika z kilku podstaw prawnych, wystarczy złożyć jedno zgłoszenie.
Wyjątki od obowiązku zgłoszenia pracownika
Od obowiązku zgłoszenia istnieją pewne wyjątki, np. gdy pracownik osiąga wysokie wynagrodzenie brutto lub jest członkiem rodziny pracodawcy (małżonkiem, zarejestrowanym partnerem, dzieckiem lub rodzicem pracodawcy). Wyjątki nie dotyczą jednak obowiązku zgłoszenia kierowców wykonujących przewozy towarowe lub osobowe.
Dokumentacja wymagana przez Zollamt – co przygotować?
Jako pracodawcy z siedzibą za granicą są Państwo zobowiązani do przechowywania na terenie Niemiec (na żądanie organu kontrolnego również w miejscu zatrudnienia, a w przypadku usług budowlanych – na placach budowy) dokumentów niezbędnych do kontroli przestrzegania obowiązków prawnych w języku niemieckim oraz przedstawiania ich na żądanie służbom celnym. Są to:
- umowy o pracę (Arbeitsverträge) lub dokumenty, z których wynika istotna treść stosunku pracy,
- rozliczenia wynagrodzeń (Lohnabrechnungen),
- dowody wypłaty wynagrodzeń (Nachweise über erfolgte Lohnzahlungen),
- ewidencja czasu pracy (Arbeitszeitnachweise), z których wynika początek, koniec oraz czas trwania dziennego czasu pracy.
Jeżeli podczas kontroli okaże się, że konieczne jest przedstawienie innych dodatkowych dokumentów, należy je udostępnić na żądanie organu.
Obowiązek posiadania dokumentu tożsamości przez pracownika
Ponadto należy pamiętać o obowiązku posiadania dokumentu tożsamości (dowodu osobistego, paszportu) oraz o obowiązku jego okazania na żądanie służb celnych przez pracowników delegowanych do wykonywania pracy lub świadczenia usług w jednej z następujących branż:
- budownictwo (Baugewerbe),
- gastronomia i hotelarstwo (Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe),
- transport osób (Personenbeförderungsgewerbe),
- spedycja, transport oraz powiązane usługi logistyczne (Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe),
- przemysł rozrywkowy (Schaustellergewerbe),
- przedsiębiorstwa leśne (Unternehmen der Forstwirtschaft),
- sprzątanie budynków (Gebäudereinigungsgewerbe),
- przedsiębiorstwa, które zajmują się montażem i demontażem targów i wystaw,
- przemysł mięsny (Fleischwirtschaft),
- prostytucja (Prostitutionsgewerbe),
- usługi ochroniarskie i zabezpieczające (Wach- und Sicherheitsgewerbe).
Brak dokumentu tożsamości w wyżej wskazanym przypadku stanowi wykroczenie i może podlegać karze grzywny. Na pracodawcy delegującym pracowników do Niemiec spoczywa obowiązek poinformowania każdego ze swoich pracowników o obowiązku posiadania i okazywania dokumentu tożsamości. Zalecamy dokonanie tego w sposób pisemny i możliwy do udowodnienia.
Ważne: pracownicy muszą również na żądanie przedstawić inne wymagane dokumenty, np. karty pracownicze lub pozwolenia na pracę w UE czy wymagane dokumenty pobytowe.
Jak w praktyce przebiega kontrola Zollamt?
Niemieckie służby celne przeprowadzając kontrolę delegowania pracowników weryfikują przede wszystkim dokumenty posiadane przez pracodawcę i pracowników. Na podstawie informacji uzyskanych podczas kontroli oceniają poprawność umów o pracę, w tym w szczególności przestrzeganie wymogów wynikających z niemieckiej ustawy o płacy minimalnej (Mindestlohngesetz), oraz realizację obowiązków informacyjnych spoczywających na pracodawcy delegującym.
Jako pracodawca z siedzibą za granicą, który deleguje pracowników, są Państwo zobowiązani do tolerowania tej kontroli oraz aktywnej współpracy.
Niemieckie służby celne mogą przeprowadzać zarówno zapowiedziane, jak i niezapowiedziane kontrole. Odbywają się one w normalnych godzinach otwarcia przedsiębiorstwa lub w godzinach pracy. W trakcie kontroli obowiązują następujące zasady:
- kontrolerzy legitymują się po przybyciu na miejsce oraz początek kontroli jest odnotowywany,
- podczas kontroli zainteresowane strony są informowane o ustalonych faktach i ich ewentualnych skutkach,
- kontrola ogranicza się do istotnych kwestii.
Kontrola dotyczy nie tylko pracodawcy, ale i samych pracowników. Również na pracownikach spoczywa obowiązek tolerowania kontroli i aktywnego w niej uczestniczenia. Pracodawca delegujący powinien poinformować pracowników delegowanych o ich obowiązkach w związku z możliwymi kontrolami.
Kontrola delegowania pracowników – najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czym jest Zollamt i dlaczego kontroluje delegowanych pracowników? Zollamt to niemiecka administracja celna, a jej jednostka FKS (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) odpowiada za zwalczanie pracy „na czarno” i weryfikację przestrzegania przepisów o płacy minimalnej. Kontrole mają na celu ochronę rynku pracy i zapewnienie uczciwych warunków zatrudnienia.
Czy kontrola Zollamt jest zawsze zapowiedziana? Nie, większość kontroli, zwłaszcza w branżach takich jak budownictwo czy transport, odbywa się bez wcześniejszej zapowiedzi, aby jak najdokładniej zweryfikować stan faktyczny w miejscu pracy.
Jakie są najczęstsze błędy polskich firm skutkujące karami? Najczęstsze problemy to brak zgłoszenia pracowników w portalu Meldeportal-Mindestlohn, brak lub nieprawidłowo prowadzona ewidencja czasu pracy oraz brak na miejscu w Niemczech wymaganych dokumentów przetłumaczonych na język niemiecki.
Jakie kary grożą za nieprzestrzeganie przepisów o delegowaniu? Kary finansowe mogą być bardzo wysokie i sięgać dziesiątek, a nawet setek tysięcy euro, w zależności od skali naruszeń. Mogą obejmować m.in. grzywny za brak zgłoszenia, nieprzestrzeganie płacy minimalnej czy brak wymaganej dokumentacji.
Podsumowanie: Kontrola delegowania bez stresu
Kontrola delegowania przeprowadzana przez niemieckie służby celne nie musi być powodem do stresu. Wystarczy odpowiednie uprzednie przygotowanie (zgłoszenie pracowników, posiadanie wymaganej dokumentacji) oraz współpraca z organami kontrolnymi w trakcie jej trwania.
Zachęcamy do kontaktu z naszą kancelarią w celu uzyskania pewności, że Państwa działania w zakresie delegowania pracowników są zgodne z prawem oraz weryfikacji Państwa przygotowania na ewentualne kontrole.
Skontaktuj się z nami!
E-mail: sekretariat@bktkancelaria.pl
Tel: +48 606 608 089
Kontakt: https://bktkancelaria.pl/kontakt/
