Realizacja kontraktu za granicą wymaga prawidłowego zaplanowania zasobów, terminów, zasad współpracy oraz obowiązków publicznoprawnych związanych z transgranicznym wykonywaniem pracy. W przypadku delegowania pracowników lub organizowania pracy w kilku państwach kluczowe znaczenie ma ustalenie, któremu systemowi zabezpieczenia społecznego podlega dana osoba. Takie ustalenie powinno zostać potwierdzone zaświadczeniem A1.
W dalszej części wyjaśniamy, czy praca za granicą bez A1 jest dopuszczalna, kiedy brak A1 może prowadzić do konsekwencji po stronie pracodawcy, jakie znaczenie ma prawidłowa kwalifikacja modelu pracy oraz jak przygotować firmę do kontroli w państwie przyjmującym.
Czym jest zaświadczenie A1 i jakie ma znaczenie przy pracy za granicą
Zaświadczenie A1 potwierdza, któremu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego podlega dana osoba zgodnie z regułami tytułu II rozporządzenia 883/2004. Co do zasady osoba podlega ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego, z wyjątkami m.in. dla delegowania oraz pracy w dwóch lub więcej państwach.
A1 ma charakter poświadczający i wiąże inne państwa członkowskie, dopóki nie zostanie wycofane lub uznane za nieważne.
Praca za granicą bez A1 – kiedy pojawia się ryzyko
Rozpoczęcie pracy transgranicznej przed uzyskaniem A1 jest prawnie możliwe, gdyż A1 nie kreuje podlegania, lecz je potwierdza. Brak A1 pozbawia jednak pracodawcę urzędowego dowodu ustawodawstwa właściwego na potrzeby kontroli w państwie przyjmującym.
W razie rozbieżności instytucji co do ustawodawstwa właściwego rozporządzenie 987/2009 nakazuje zastosowanie tymczasowego podlegania i mechanizmów uzgodnień. Do czasu rozstrzygnięcia organ państwa przyjmującego może dochodzić własnych składek oraz nakładać sankcje administracyjne zgodnie z lokalnym prawem.
Brak A1 zwiększa możliwość przypisania pracownika do ustawodawstwa państwa przyjmującego i powstania zaległości składkowych do czasu ustalenia ustawodawstwa właściwego w trybie współpracy instytucji.
Delegowanie czy praca w kilku państwach – dlaczego kwalifikacja A1 ma znaczenie
Prawidłowa kwalifikacja modelu pracy ma zasadnicze znaczenie dla oceny, czy pracownik może pozostać w polskim systemie ubezpieczeń społecznych.
Pierwszy model to delegowanie pracownika do innego państwa członkowskiego. Dotyczy sytuacji, w której pracownik zatrudniony przez pracodawcę normalnie prowadzącego działalność w Polsce zostaje czasowo skierowany do wykonywania pracy za granicą. Okres takiego delegowania nie powinien przekraczać 24 miesięcy, a pracownik nie może zostać wysłany w celu zastąpienia innej osoby delegowanej.
Drugi model to wykonywanie pracy w dwóch lub więcej państwach członkowskich. Obejmuje on sytuacje, w których pracownik regularnie wykonuje obowiązki w różnych krajach, na przykład według cyklicznego harmonogramu albo w związku ze stałym charakterem działalności pracodawcy. Przy tym modelu analizuje się między innymi miejsce zamieszkania pracownika, siedzibę pracodawcy, czas pracy oraz wynagrodzenie przypadające na poszczególne państwa.
Przy pracy wykonywanej w dwóch lub więcej państwach właściwe ustawodawstwo ustala instytucja państwa, w którym pracownik mieszka. Najpierw robi to wstępnie. Jeżeli w ciągu dwóch miesięcy żadna z zainteresowanych instytucji nie zgłosi zastrzeżeń, ustalenie staje się ostateczne. Dlatego tak ważne jest prawidłowe rozróżnienie, czy mamy do czynienia z delegowaniem, czy z regularną pracą w kilku państwach.
W przypadku transportu znaczenie mają również szczególne obowiązki dotyczące kierowców, zgłoszeń i dokumentacji związanej z delegowaniem. Szerzej omawiamy je w artykule: https://bktkancelaria.pl/delegowanie-kierowcow-do-niemiec/.
Kiedy zaświadczenie A1 może zostać zakwestionowane lub cofnięte
Instytucje innych państw członkowskich są związane dokumentem do czasu jego wycofania albo stwierdzenia nieważności. Jeżeli instytucja państwa przyjmującego ma wątpliwości co do prawidłowości A1, może zwrócić się do instytucji, która wydała dokument, o wyjaśnienia i ponowną weryfikację podstaw jego wydania.
Istotne znaczenie ma wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 16 listopada 2023 r. w sprawie C-422/22. Trybunał wskazał, że instytucja, która wydała A1, może cofnąć dokument z urzędu, gdy stwierdzi nieprawdziwość danych stanowiących podstawę jego wydania. W takim przypadku nie musi uprzednio prowadzić procedury dialogu i koncyliacji z instytucją państwa przyjmującego.
Konsekwencje braku A1 dla pracodawcy
Brak zaświadczenia A1 może prowadzić do przyjęcia przez organ państwa przyjmującego, że pracownik podlega lokalnemu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego. W takiej sytuacji pracodawca może zostać zobowiązany do rozliczenia składek w państwie wykonywania pracy, co może obejmować także zaległości, odsetki oraz sankcje administracyjne.
Sytuacja komplikuje się, gdy między instytucjami powstaje spór co do właściwego ustawodawstwa. Do czasu jego rozstrzygnięcia pracodawca może mierzyć się z roszczeniami składkowymi po stronie więcej niż jednego państwa.
Istotne znaczenie ma również możliwość cofnięcia A1. Jeżeli dokument został wydany na podstawie nieprawdziwych danych, instytucja wydająca może go wycofać, także ze skutkiem odnoszącym się do wcześniejszych okresów. Po cofnięciu A1 konieczne jest ponowne ustalenie właściwego ustawodawstwa.
W przypadku delegowania obywateli państw trzecich należy dodatkowo zweryfikować obowiązki związane z legalizacją pobytu i pracy w państwie przyjmującym, w tym kwestie omawiane w artykule: Czy TSUE zakwestionuje procedurę wizy Vander Elst?.
Jak ograniczyć ryzyko braku A1 przed wyjazdem pracownika
Przed wyjazdem pracownika należy ustalić właściwy reżim prawny wykonywania pracy za granicą. W pierwszej kolejności trzeba ocenić, czy dana sytuacja odpowiada delegowaniu, czy pracy wykonywanej w dwóch lub więcej państwach. Dopiero po takiej analizie można przygotować właściwy wniosek o A1 oraz zgromadzić dokumenty potwierdzające przyjęty model pracy.
Pracodawca powinien być również przygotowany do wykazania, że normalnie prowadzi działalność w państwie wysyłającym. Znaczenie mają tu w szczególności zaplecze organizacyjne, personel, portfel krajowych klientów oraz rzeczywista aktywność gospodarcza.
W przypadku pracy wykonywanej w kilku państwach szczególnie ważne jest prowadzenie ewidencji czasu pracy i wynagrodzenia z podziałem na poszczególne kraje.
Dane podawane we wniosku o A1 powinny być spójne z dokumentacją kadrową, płacową, kontraktową i operacyjną. Po wyroku TSUE w sprawie C-422/22 szczególnego znaczenia nabiera rzetelność informacji przekazywanych instytucji wydającej dokument.
Pracodawca powinien także przygotować się na ewentualny spór między instytucjami państw członkowskich. W takiej sytuacji znaczenie ma sprawnie skompletowane zestawienie dowodów oraz wyznaczenie osób odpowiedzialnych za kontakt z instytucjami i wymianę informacji.
Podsumowanie – praca za granicą bez A1 a ryzyko pracodawcy
Praca za granicą bez A1 nie jest automatycznie wykluczona, ponieważ zaświadczenie pełni funkcję potwierdzającą ustawodawstwo właściwe. Z perspektywy pracodawcy brak dokumentu znacząco zwiększa jednak ryzyko przypisania pracownika do systemu państwa przyjmującego, domiaru składek oraz sporu między instytucjami.
Po wyroku C-422/22 wzrosło znaczenie rzetelności danych i trafnej kwalifikacji modelu pracy, ponieważ instytucja może cofnąć A1 z urzędu w razie nieprawdziwości danych, a po cofnięciu konieczne jest ponowne ustalenie ustawodawstwa.
Kancelaria BKT wspiera przedsiębiorców w ocenie ryzyk związanych z A1, delegowaniem pracowników, pracą w kilku państwach oraz zatrudnianiem cudzoziemców.
Jeżeli Państwa firma realizuje kontrakty zagraniczne albo planuje wysłanie pracowników do innego państwa UE, zapraszamy do kontaktu. Przeanalizujemy model zatrudnienia, ocenimy dokumentację i wskażemy rozwiązania ograniczające ryzyko składkowe, administracyjne oraz kontraktowe.
