W ubiegłym tygodniu zgłosiła się do naszej kancelarii klientka – polska przedsiębiorczyni prowadząca działalność w Polsce, realizująca część kontraktów na terenie Niemiec. Zatrudnia pracowników i zleceniobiorców, którzy pracują za granicą, często przez kilka miesięcy w roku. Jej główne pytanie brzmiało: jak obniżyć zaliczki na podatek dochodowy i składki ZUS przy delegowaniu za granicę, nie tracąc jednocześnie pracowników, którzy oczekują atrakcyjnych wynagrodzeń. W podobnych sytuacjach istotne znaczenie ma również prawidłowe ułożenie całego procesu delegowania, o czym szerzej pisaliśmy w artykule Delegowanie pracowników do Niemiec krok po kroku – przewodnik dla polskiego pracodawcy.
Zanim trafiła do kancelarii, klientka wypracowała własną ideę na optymalizację. W dużym uproszczeniu zakładała ona, że zatrudni zleceniobiorców na najniższą krajową w Polsce oraz na minimalne stawki wymagane w Niemczech, zaś pozostałą część wynagrodzenia będzie wypłacać poza oficjalnym systemem płacowym. Środki ze spółki z o.o. miały wypływać poprzez fikcyjną umowę z jednoosobową działalnością gospodarczą, która wystawiałaby faktury za pozorne usługi, a następnie wynagrodzenie wróciłoby do pracowników w postaci gotówki.
Jak widać, mielibyśmy do czynienia z dwoma strumieniami pieniędzy: formalnym, nisko opodatkowanym minimum oraz nieformalną nadwyżką, która nie pojawia się ani w listach płac, ani w deklaracjach podatkowych, ani w dokumentach składkowych. Zadanie kancelarii polegało na tym, by ocenić ten model, wskazać ryzyka i zaproponować realne, zgodne z prawem alternatywy.
Dlaczego wypłata minimalnej pensji i reszty „pod stołem” nie jest optymalizacją podatkową
Pierwszym krokiem było wyjaśnienie, że plan klientki nie był klasyczną optymalizacją podatkową, lecz próbą obejścia przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych.
Po pierwsze, jeżeli pracownik lub zleceniobiorca realnie otrzymuje wyższe wynagrodzenie niż to wykazane w umowie, a różnica wypłacana jest gotówką, mamy do czynienia z ukrytym wynagrodzeniem. W razie kontroli organy podatkowe oraz ZUS – po polskiej stronie, a także odpowiednie instytucje po stronie niemieckiej – badają rzeczywisty przepływ świadczeń, a nie tylko to, co zapisano w umowie. Wszelkie wypłaty gotówkowe są traktowane jako część wynagrodzenia, od którego należą się podatek i składki.
Po drugie, pozorne umowy z JDG stanowią klasyczny przykład czynności mających na celu obejście prawa. Jeśli jednoosobowa działalność gospodarcza formalnie świadczy usługi, ale faktycznie nie wykonuje żadnej pracy na rzecz spółki, a jedynie przelewa przez siebie pieniądze, aby wróciły w gotówce do pracowników, to mamy do czynienia z fikcją. Takie faktury nie obronią się w trakcie kontroli – organy podatkowe mogą pominąć pozorne czynności i potraktować całe świadczenie jako wynagrodzenie pracownicze lub zleceniowe.
Po trzecie, wypłaty poza systemem wiążą się z szeregiem ryzyk i sankcji. W szczególności istnieje ryzyko dodatkowego naliczenia podatku dochodowego od pełnej rzeczywistej kwoty wynagrodzeń, wraz z odsetkami za zwłokę i sankcjami skarbowymi. Ponadto mamy ryzyko domiaru składek na ubezpieczenia społeczne za okres kilku lat wstecz, jeśli okaże się, że realne wynagrodzenie było wyższe niż zadeklarowane. Pamiętać także należy o ryzyku odpowiedzialności osobistej członków zarządu spółki z o.o. oraz osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą, w tym odpowiedzialności karnej skarbowej, jeżeli zostanie stwierdzone, że zamiarem było świadome ukrycie podstawy opodatkowania i oskładkowania.
Oznacza to, że krótkoterminowa oszczędność na zaliczkach i składkach może prowadzić do wielokrotnie wyższych kosztów – licząc domiary, odsetki, kary i koszty obsługi sporów. To właśnie ryzyko chcieliśmy jasno pokazać klientce.
Trzy filary legalnej optymalizacji zaliczek na podatek i składek ZUS
Zamiast modelu opartego na nieformalnych wypłatach gotówkowych zaproponowaliśmy klientce jawny, trzyfilarowy model wynagradzania zleceniobiorców delegowanych do pracy za granicą. Opiera się on na rozwiązaniach wprost przewidzianych w polskich przepisach podatkowych i ubezpieczeniowych.
1. Realne wynagrodzenie z umowy zlecenia
Pierwszym filarem jest umowa zlecenia z realistycznym wynagrodzeniem zasadniczym. Wynagrodzenie to stanowi przychód z działalności wykonywanej osobiście po stronie zleceniobiorcy, jest podstawą do poboru zaliczek na podatek dochodowy przez spółkę oraz wchodzi do podstawy wymiaru składek ZUS.
Zaproponowaliśmy wynagrodzenie, które faktycznie odpowiada wartości wykonywanej pracy, przy uwzględnieniu rynkowych stawek. Korzyść jest tu podwójna: po pierwsze, minimalizujemy ryzyko, że organy zakwestionują zaniżone stawki jako pozorne, a po drugie, budujemy wiarygodność firmy jako pracodawcy i zlecającego, zarówno wobec pracowników, jak i niemieckich kontrahentów.
2. Diety i należności delegacyjne zwolnione z podatku dochodowego
Drugim filarem są diety i inne należności delegacyjne wypłacane zleceniobiorcom w związku z wykonywaniem pracy za granicą. Jeżeli zleceniobiorca jest wysyłany w podróż służbową, otrzymuje dietę zagraniczną oraz zwrot kosztów przejazdu i noclegu, a wszystkie świadczenia są udokumentowane (polecenie wyjazdu, rozliczenia, faktury), to – do wysokości limitów przewidzianych w rozporządzeniu – świadczenia te korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego. Dla wyjazdów do Niemiec mówimy o konkretnych kwotach diet dziennych oraz limitów na nocleg, które można bezpiecznie stosować.
Zamiast wypłacać część wynagrodzenia w gotówce, zaproponowaliśmy, aby ta część wynagrodzenia, która w rzeczywistości rekompensuje koszty życia i pracy za granicą, była ujęta w reżimie diet i zwrotów kosztów podróży. W ten sposób przedsiębiorca zmniejsza obciążenia podatkowe, zleceniobiorca ma jasność, za co otrzymuje wynagrodzenie i jakie świadczenia są zwolnione z podatku, a całość pozostaje udokumentowana i możliwa do obrony przy kontroli. Warto jednak pamiętać, że nadwyżka ponad limit diety lub ryczałtu za nocleg stanowi już opodatkowany przychód zleceniobiorcy i może zostać włączona do podstawy wymiaru składek ZUS, co pokazuje, że ten model działa do granicy przewidzianej przepisami, a nie bez ograniczeń. Należy także zweryfikować, czy dana osoba pracująca za granicą posiada właściwe zabezpieczenie w zakresie ubezpieczeń społecznych – konsekwencje jego braku opisaliśmy w artykule Praca za granicą bez A1.
3. Wyłączenie świadczeń delegacyjnych z podstawy wymiaru składek ZUS
Trzecim filarem są wyłączenia z podstawy wymiaru składek dla świadczeń delegacyjnych. Przepisy rozporządzenia składkowego przewidują, że diety i inne należności z tytułu podróży służbowej (w tym zagranicznej), zwrot kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków związanych z podróżą, do wysokości określonej w odpowiednich przepisach, nie są wliczane do podstawy wymiaru składek ZUS. Wyłączenia te wynikają z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, stanowiącego akt wykonawczy do ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Oznacza to, że wynagrodzenie zasadnicze z umowy zlecenia nadal jest oskładkowane, świadczenia delegacyjne w granicach limitów nie generują składek, a dopiero nadwyżki ponad limit powodują konieczność naliczenia składek od tych kwot.
Dla przedsiębiorcy to konkretna, policzalna korzyść. Może obniżyć obciążenia składkowe w sposób uznawany przez ZUS, zamiast ukrywać wynagrodzenia w fikcyjnych usługach jednoosobowej działalności gospodarczej.
Dlaczego warto wybrać legalny model wynagradzania przy delegowaniu
Decyzja o wyborze modelu wynagradzania to nie tylko kwestia przepisów, ale przede wszystkim strategii biznesowej. Po pierwsze, wybierając jawny trzyfilarowy model, czyli wynagrodzenie zasadnicze, diety i zwrot kosztów, przedsiębiorca zmniejsza obciążenia podatkowe i składkowe tam, gdzie przepisy na to pozwalają, a jednocześnie eliminuje ryzyko domiarów i sankcji związanych z nieoficjalnymi wypłatami.
Po drugie, transparentny model wynagradzania ułatwia rekrutację i utrzymanie pracowników – ludzie widzą, że część ich wynagrodzenia ma formę diet, ale nie muszą martwić się o to, czy wypłata gotówkowa się pojawi i czy jest bezpieczna. Ponadto poprawia relacje z niemieckimi kontrahentami, którzy coraz częściej oczekują od polskich partnerów zgodności z lokalnymi standardami zatrudnienia i wynagradzania.
Po trzecie, jawne rozwiązania to inwestycja w bezpieczeństwo zarządu i właścicieli. Zamiast zastanawiać się, czy przy ewentualnej kontroli uda się obronić pozorne umowy i strumienie gotówki, firma może spokojnie pokazać swój model wynagradzania jako zgodny z prawem i praktyką organów.
Optymalizacja czy obejście prawa – gdzie przebiega granica?
Podsumowując nasze wskazania, należy stwierdzić: optymalizacja tak, obejście prawa zdecydowanie nie.
Krótko mówiąc, optymalizacja podatkowa to korzystanie z rozwiązań przewidzianych przez przepisy, czyli diet, zwrotów kosztów, wyłączeń ze składek, przy pełnej dokumentacji, zaś obejście prawa to pozorne umowy, nieoficjalne wypłaty, podwójne strumienie wynagrodzenia i świadome ukrywanie podstawy opodatkowania i oskładkowania.
W naszym doświadczeniu przedsiębiorcy, którzy decydują się na jawne, dobrze zaplanowane modele wynagradzania, oparte na trzech filarach, zyskują więcej niż ci, którzy krótkoterminowo oszczędzają na podatku i składkach kosztem bezpieczeństwa prawnego.
Potrzebujesz wsparcia? Zaplanuj legalną optymalizację z naszą kancelarią
Jeśli rozważasz zmianę modelu wynagradzania pracowników lub zleceniobiorców, planujesz delegowanie ludzi do pracy w Niemczech lub innych państwach UE, lub chcesz obniżyć zaliczki na podatek dochodowy i składki w sposób bezpieczny, zapraszamy do kontaktu z kancelarią.
Oferujemy:
– analizę obecnych umów i modelu wynagradzania,
– przygotowanie legalnego, trzyfilarowego modelu dla zleceniobiorców delegowanych za granicę,
– konsultację lub analizę umowy spółki, tak aby struktura korporacyjna wspierała, a nie utrudniała bezpieczną optymalizację. W tym zakresie pomocny może być także nasz artykuł Umowa spółki z o.o. – co warto zawrzeć?.
Zadbajmy razem o to, by Twój biznes rozwijał się stabilnie, przewidywalnie i zgodnie z prawem – po polskiej i po niemieckiej stronie granicy.
Niniejszy artykuł stanowi niewiążącą ofertę informacyjną i służy do ogólnych celów informacyjnych. Nie stanowi on porady prawnej, podatkowej ani z zakresu zarządzania przedsiębiorstwem, nie może też zastąpić porady indywidualnej. Podczas gdy Kancelaria Radcy Prawnego Beata Kielar-Tammert dokłada wszelkich starań w celu przygotowania artykułu i zawartych w niej informacji, nie ponosi ona odpowiedzialności za dokładność, aktualność i kompletność informacji. Informacje zawarte w niniejszym artykule nie odnoszą się do żadnych konkretnych faktów dotyczących jakiejkolwiek osoby fizycznej lub prawnej, dlatego też w konkretnych indywidualnych przypadkach należy zawsze zasięgać opinii ekspertów. Kancelaria Radcy Prawnego Beata Kielar-Tammert nie ponosi żadnej odpowiedzialności za decyzje podjęte przez czytelnika na podstawie tego artykułu. Cała zawartość artykułu oraz profesjonalne informacje w Internecie stanowią własność intelektualną Kancelarii Radcy Prawnego Beaty Kielar-Tammert i są chronione prawem autorskim. Użytkownicy mogą pobierać, drukować lub kopiować treści artykułu wyłącznie na własny użytek. Wszelkie modyfikacje, kopiowanie, rozpowszechnianie lub publiczne odtwarzanie treści lub ich części, zarówno w trybie online, jak i offline, wymaga wcześniejszej pisemnej zgody Kancelarii Radcy Prawnego Beaty Kielar-Tammert.
