Od 1 czerwca 2025 r. zasady prowadzenia agencji zatrudnienia zmieniły się w sposób, który dla nowych agencji pracy ma bardzo istotne znaczenie. Często w przestrzeni publicznej pojawia się sformułowanie, że „młoda agencja pracy przez dwa lata nie może zatrudniać cudzoziemców”. W artykule poniżej wyjaśniamy, dlaczego nie do końca można zgodzić się z tym stwierdzeniem – a dwuletnia karencja dla agencji zatrudnienia nie obejmuje wszystkich cudzoziemców.
Art. 305 ust. 3 Ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia nie wprowadza generalnego zakazu zatrudniania cudzoziemców. Ograniczenie wprowadzone przez Ustawodawcę dotyczy pośrednictwa pracy i pracy tymczasowej na rzecz tych cudzoziemców, od których wymagane jest zezwolenie na pracę albo oświadczenie o powierzeniu pracy. W tych przypadkach, kiedy chcemy zatrudnić cudzoziemców posiadających zalegalizowany pobyt w Polsce na podstawie powyższych dokumentów, w istocie możliwe jest to dopiero po dwóch latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i faktycznego świadczenia w tym czasie usług pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej. Ale…
Na czym polega dwuletnia karencja dla agencji zatrudnienia?
Sam wpis do rejestru agencji zatrudnienia nie oznacza, że od pierwszego dnia można świadczyć wszystkie usługi na rzecz wszystkich cudzoziemców.
Jeżeli agencja chce prowadzić pośrednictwo pracy lub pracę tymczasową na rzecz osób, które posiadają zezwolenie na pracę albo oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy i takich dokumentów potrzebują, aby zalegalizować możliwość świadczenia pracy w Polsce, musi co do zasady odczekać dwa lata. Nie chodzi przy tym wyłącznie o upływ czasu od daty wpisu. Agencja powinna w tym okresie rzeczywiście świadczyć usługi pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej. Po spełnieniu warunków konieczna będzie również odpowiednia zmiana wpisu w rejestrze agencji zatrudnienia prowadzonym przez marszałka województwa właściwego ze względu na siedzibę albo stałe miejsce wykonywania działalności agencji.
Ograniczenie w zatrudnianiu ma charakter podmiotowo-przedmiotowy, czyli znaczenie ma tu zarówno „wiek” agencji i jej dotychczasowa aktywność, jak i to, na rzecz jakiej kategorii cudzoziemców mają być świadczone usługi. Warto przy tym pamiętać o bieżących obowiązkach weryfikacyjnych po stronie pracodawcy – opisujemy je w artykule Pracownik z Ukrainy w 2026 r. – co pracodawca musi sprawdzić przed podpisaniem umowy?
Czy dwuletnia karencja dotyczy wszystkich cudzoziemców?
Nie, bowiem art. 305 ust. 3 cytowanej wcześniej ustawy odnosi się tylko do cudzoziemców, od których wymagane jest zezwolenie na pracę lub oświadczenie. Nie obejmuje więc automatycznie każdej osoby bez polskiego obywatelstwa. Nie dotyczy przykładowo obywateli Unii Europejskiej.
Inaczej należy też oceniać sytuację obywateli Ukrainy, których praca może być legalnie powierzona na podstawie powiadomienia. Powiadomienie nie jest zezwoleniem ani oświadczeniem, lecz odrębnym instrumentem prawnym. Dlatego agencja powinna ustalić nie tylko obywatelstwo danej osoby, ale przede wszystkim jej status pobytowy i podstawę dostępu do rynku pracy. Jeżeli mówimy o powiadomieniu z art. 5a Ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, to ten mechanizm nie jest zastrzeżony wyłącznie dla obywateli Ukrainy. Przepis mówi ogólnie o cudzoziemcu korzystającym z ochrony czasowej w Polsce. Polski podmiot powierzający pracę takiej osobie ma obowiązek powiadomić PUP w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. To oznacza, że jeżeli cudzoziemiec z innego państwa niż Ukraina rzeczywiście korzysta w Polsce z ochrony czasowej i jego praca jest legalizowana właśnie w tym trybie powiadomienia, to argument dotyczący art. 305 ust. 3 jest analogiczny: nie mamy zezwolenia ani oświadczenia, tylko odrębny tryb powiadomienia, więc dwuletnia karencja nie powinna znajdować w tym przypadku zastosowania.
Powyższe rozróżnienie ma w praktyce ogromne znaczenie. Dwóch kandydatów posiadających obywatelstwo państwa trzeciego może z punktu widzenia art. 305 ustawy znajdować się w zupełnie innej sytuacji prawnej.
Obywatele Ukrainy – ważny wyjątek od karencji
Od 5 marca 2026 r. obowiązują przepisy utrzymujące szczególny mechanizm powierzania pracy obywatelom Ukrainy. Osoby korzystające z ochrony czasowej mogą wykonywać pracę na podstawie powiadomienia właściwego powiatowego urzędu pracy, składanego przez polski podmiot powierzający pracę w terminie 7 dni od rozpoczęcia pracy. Szerzej o zmianach w statusie tej grupy piszemy w artykule Obywatele Ukrainy w Polsce po 5 marca 2026 r. – co się zmieniło, co zostało i jak zaplanować swoją przyszłość.
Ustawodawca wprowadził również trzyletni przepis przejściowy dotyczący legalnie przebywających w Polsce obywateli Ukrainy, którzy nie korzystają z ochrony czasowej. W okresie jego obowiązywania także wobec nich stosowany jest odpowiednio mechanizm powiadomienia. Przepis przejściowy ma obowiązywać do 4 marca 2029 r.
W praktyce oznacza to, że istotna grupa obywateli Ukrainy nie jest objęta reżimem zezwolenia lub oświadczenia, do którego odwołuje się art. 305 ust. 3. Jeżeli praca konkretnej osoby może być legalnie powierzona na podstawie powiadomienia, sama okoliczność, że jest ona cudzoziemcem, nie uruchamia dwuletniej karencji.
Nie oznacza to jednak, że w przypadku każdego obywatela Ukrainy można automatycznie przyjąć brak ograniczenia. Najpierw należy ustalić jego konkretny status pobytowy i podstawę legalnego wykonywania pracy.
Stanowisko Ministerstwa uzyskane na wniosek Kancelarii BKT
Ze względu na praktyczne wątpliwości dotyczące nowych regulacji zwróciliśmy się do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej o stanowisko w sprawie zatrudniania cudzoziemców przez nowe agencje zatrudnienia, dla których Ustawodawca przewidział możliwość legalizacji pracy na podstawie tzw. powiadomienia Urzędu Pracy.
Ministerstwo potwierdziło, że po uzyskaniu wpisu do rejestru agencja może świadczyć usługi na rzecz cudzoziemców niewskazanych w art. 305 ust. 3, w tym obywateli Unii Europejskiej oraz – na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów – obywateli Ukrainy objętych mechanizmem powiadomienia, bez konieczności spełnienia przez agencje pracy warunku dwuletniej karencji.
Co szczególnie istotne dla agencji działających transgranicznie, Ministerstwo wskazało, że dotyczy to również usługi kierowania osób do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych.
Stanowisko Ministerstwa potwierdza więc, że kluczowa jest nie sama narodowość pracownika, lecz podstawa prawna jego dostępu do rynku pracy.
Sam upływ dwóch lat nie wystarczy – agencja musi realnie działać
Drugi istotny problem dotyczy sposobu liczenia dwuletniego okresu. Ministerstwo jednoznacznie wskazało, że agencja, która po upływie dwóch lat chce rozpocząć działalność na rzecz cudzoziemców objętych art. 305 ust. 3, nie tylko powinna przez dwa lata posiadać wpis do rejestru, lecz także faktycznie świadczyć usługi pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej. „Uśpiona” spółka, która uzyska wpis wyłącznie po to, aby przeczekać wymagany okres, może więc nie spełnić ustawowych warunków.
Jakie sankcje grożą agencji za naruszenie dwuletniej karencji?
Naruszenie dwuletniej karencji nie jest jedynie uchybieniem formalnym. Agencja, która przed spełnieniem warunku określonego w art. 305 ust. 3 ustawy świadczy usługi pracy tymczasowej lub pośrednictwa pracy na rzecz cudzoziemców wymagających zezwolenia na pracę albo oświadczenia, naraża się na grzywnę od 3.000 zł do 100.000 zł. Podstawę prawną stanowi w tym przypadku art. 362 ust. 2 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia.
Naruszenie może mieć również znacznie poważniejsze konsekwencje administracyjne. Marszałek województwa może wydać – podlegającą natychmiastowemu wykonaniu – decyzję o zakazie wykonywania działalności objętej wpisem, a po jej ostateczności agencja zostaje wykreślona z rejestru agencji zatrudnienia. Ponowny wpis może nastąpić dopiero po upływie 3 lat od wydania decyzji.
W interesie agencji leży zatem bieżące gromadzenie dokumentacji potwierdzającej rzeczywiste prowadzenie działalności: umów, ewidencji oraz dokumentów związanych z kierowaniem pracowników. Po upływie dwóch lat należy również zadbać o właściwy zakres wpisu w rejestrze.
Karencja a delegowanie cudzoziemców za granicę
Dwuletnia karencja dla nowych agencji zatrudnienia jest realnym ograniczeniem, ale nie stanowi generalnego zakazu współpracy z cudzoziemcami. Dotyczy pośrednictwa pracy i pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców wymagających zezwolenia na pracę lub oświadczenia.
W przypadku obywateli Ukrainy objętych mechanizmem powiadomienia sytuacja wygląda inaczej. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa nowa agencja może świadczyć usługi na rzecz takich osób bez oczekiwania dwóch lat.
Każdy przypadek wymaga jednak indywidualnej weryfikacji statusu pobytowego, podstawy dostępu do rynku pracy oraz – przy kierowaniu pracownika za granicę – przepisów państwa przyjmującego. Dla agencji realizujących kontrakty w Niemczech szczególnie istotne są zmiany opisane w artykule Przełom w delegowaniu cudzoziemców do Niemiec. Czy TSUE zakwestionuje procedurę wizy Vander Elst?. W przypadku kontraktów PL–DE nie warto analizować polskich i niemieckich obowiązków osobno. To właśnie ich wzajemne oddziaływanie najczęściej przesądza o tym, czy przyjęty model jest bezpieczny.
Prowadzisz nową agencję pracy? Sprawdź swój model przed wdrożeniem
Czasy się zmieniły, przepisy również – a Ty ciągle zatrudniasz cudzoziemców „po staremu”?
Jeżeli prowadzisz agencję zatrudnienia i planujesz pracę z cudzoziemcami albo realizację kontraktów w Niemczech lub innym państwie UE, przeanalizujemy Twój model współpracy przed jego wdrożeniem oraz sporządzimy gotowy know-how z podziałem na konkretne procedury legalizacyjne: biometria, wiza, zezwolenie pobytowe, powiadomienie, oświadczenie lub zezwolenie na pracę.
Weryfikujemy status pracowników, zakres wpisu agencji, umowy z pracownikami i kontrahentami zagranicznymi oraz obowiązki wynikające z prawa polskiego i unijnego.
Skontaktuj się z Kancelarią BKT i zamów analizę modelu swojej agencji.
