Letzte Woche wandte sich eine Mandantin an unsere Kanzlei – eine polnische Unternehmerin, die in Polen geschäftlich tätig ist und einen Teil ihrer Aufträge in Deutschland ausführt. Sie beschäftigt Mitarbeiter und Auftragnehmer, die im Ausland arbeiten, oft mehrere Monate im Jahr. Ihre wichtigste Frage lautete: Wie lassen sich die Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer und die Sozialversicherungsbeiträge senken? bei Entsendungen ins Ausland, ohne dabei Mitarbeiter zu verlieren, die attraktive Gehälter erwarten. In solchen Situationen ist auch die korrekte Gestaltung des gesamten Entsendungsprozesses von großer Bedeutung, worauf wir in unserem Artikel näher eingegangen sind Entsendung von Arbeitnehmern nach Deutschland Schritt für Schritt – Ein Leitfaden für polnische Arbeitgeber.
Bevor sie sich an die Kanzlei wandte, hatte die Mandantin bereits eigene Optimierungsvorschläge ausgearbeitet. Grob vereinfacht ging sie davon aus, dass sie Auftragnehmer zum polnischen Mindestlohn sowie zu den in Deutschland vorgeschriebenen Mindesttarifen beschäftigen würde, während der verbleibende Teil der Vergütung außerhalb des offiziellen Lohnsystems ausgezahlt werden sollte. Die Mittel aus der GmbH sollten über einen Scheinevertrag mit einem Einzelunternehmen abfließen, das Rechnungen für Scheinleistungen ausstellen würde, woraufhin die Vergütung in Form von Bargeld an die Mitarbeiter zurückfließen würde.
Wie man sieht, hätten wir es hier mit zwei Geldströmen zu tun: einem formellen, gering besteuerten Mindestbetrag und einem informellen Überschuss, der weder in den Gehaltslisten noch in den Steuererklärungen noch in den Sozialversicherungsunterlagen auftaucht. Die Aufgabe der Kanzlei bestand darin, dieses Modell zu bewerten, Risiken aufzuzeigen und realistische, rechtskonforme Alternativen vorzuschlagen.
Warum die Auszahlung des Mindestlohns und des Restbetrags „unter dem Tisch” keine Steueroptimierung darstellt
Der erste Schritt bestand darin, klarzustellen, dass es sich bei dem Vorhaben der Kundin nicht um eine klassische Steueroptimierung handelte, sondern um den Versuch, die Steuer- und Versicherungsvorschriften zu umgehen.
Erstens: Wenn ein Arbeitnehmer oder Auftragnehmer tatsächlich ein höheres Entgelt erhält als im Vertrag angegeben und die Differenz in bar ausgezahlt wird, handelt es sich um versteckte Vergütung. Im Falle einer Prüfung überprüfen die Steuerbehörden und die Sozialversicherungsanstalt (ZUS) auf polnischer Seite sowie die entsprechenden Behörden auf deutscher Seite den tatsächlichen Leistungsfluss und nicht nur die Vertragsvereinbarungen. Alle Barzahlungen gelten als Teil des Entgelts, auf das Steuern und Sozialversicherungsbeiträge anfallen.
Zweitens stellen Scheinvereinbarungen mit Einzelunternehmen ein klassisches Beispiel für Handlungen dar, die darauf abzielen, das Gesetz zu umgehen. Wenn ein Einzelunternehmen formal Dienstleistungen erbringt, aber tatsächlich keine Arbeit für die Gesellschaft verrichtet, sondern lediglich Geld über sich selbst umleitet, damit es in bar an die Mitarbeiter zurückfließt, handelt es sich um eine Scheinkonstruktion. Solche Rechnungen halten einer Prüfung nicht stand – die Steuerbehörden können die Scheingeschäfte außer Acht lassen und die gesamte Leistung als Arbeitnehmerentgelt oder Auftragshonorar behandeln.
Drittens sind Zahlungen außerhalb des Systems mit einer Reihe von Risiken und Sanktionen verbunden. Insbesondere besteht das Risiko, dass zusätzliche Einkommensteuer auf den vollen tatsächlichen Betrag der Vergütungen erhoben wird, einschließlich Verzugszinsen und steuerlicher Sanktionen. Darüber hinaus besteht das Risiko, Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen für einen Zeitraum von mehreren Jahren rückwirkend, falls sich herausstellt, dass das tatsächliche Entgelt höher war als das angegebene. Zu beachten ist auch das Risiko der persönlichen Haftung der Vorstandsmitglieder einer GmbH sowie des Inhabers eines Einzelunternehmens, einschließlich der strafrechtlichen Haftung im Steuerbereich, falls festgestellt wird, dass die Absicht bestand, die Bemessungsgrundlage für Steuern und Sozialabgaben bewusst zu verschleiern.
Das bedeutet, dass kurzfristige Einsparungen bei Vorauszahlungen und Beiträgen zu um ein Vielfaches höheren Kosten führen können – wenn man Nachforderungen, Zinsen, Strafen und Kosten für die Bearbeitung von Streitfällen mit einberechnet. Genau dieses Risiko wollten wir der Kundin deutlich vor Augen führen.
Die drei Säulen der legalen Optimierung von Steuervorauszahlungen und Sozialversicherungsbeiträgen
Anstelle eines Modells, das auf informellen Barzahlungen basiert, haben wir der Kundin ein transparentes, auf drei Säulen basierendes Vergütungsmodell für ins Ausland entsandte Auftragnehmer vorgeschlagen. Es stützt sich auf Lösungen, die in den polnischen Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften ausdrücklich vorgesehen sind.
1. Tatsächliche Vergütung aus einem Auftragsvertrag
Die erste Säule ist ein Dienstleistungsvertrag mit einer realistischen Grundvergütung. Diese Vergütung stellt auf Seiten des Auftragnehmers Einnahmen aus persönlich ausgeübter Tätigkeit dar und bildet die Grundlage für die Erhebung von Einkommensteuervorauszahlungen von der Gesellschaft gezahlt wird und in die Bemessungsgrundlage für die Sozialversicherungsbeiträge einfließt.
Wir haben eine Vergütung vorgeschlagen, die unter Berücksichtigung der marktüblichen Sätze tatsächlich dem Wert der geleisteten Arbeit entspricht. Dies hat einen doppelten Vorteil: Zum einen minimieren wir das Risiko, dass die Behörden zu niedrige Sätze als Scheinsätze beanstanden, und zum anderen stärken wir die Glaubwürdigkeit des Unternehmens als Arbeitgeber und Auftraggeber, sowohl gegenüber den Mitarbeitern als auch gegenüber deutschen Geschäftspartnern.
2. Von der Einkommensteuer befreite Verpflegungs- und Dienstreisekosten
Die zweite Säule sind Spesen und sonstige Dienstreisekosten die an Auftragnehmer im Zusammenhang mit der Ausübung ihrer Tätigkeit im Ausland gezahlt werden. Wird ein Auftragnehmer auf eine Dienstreise entsandt, erhält er eine Auslandsdiät sowie eine Erstattung der Reise- und Übernachtungskosten; und alle Leistungen sind dokumentiert (Reiseanweisung, Abrechnungen, Rechnungen), so gelten für diese Leistungen – bis zur Höhe der in der Verordnung vorgesehenen Obergrenzen – Einkommensteuerbefreiungen. Bei Dienstreisen nach Deutschland sprechen wir von konkreten Tagespauschalen und Obergrenzen für Übernachtungskosten, an die man sich getrost halten kann.
Anstatt einen Teil des Entgelts in bar auszuzahlen, haben wir vorgeschlagen, dass der Teil des Entgelts, der tatsächlich die Lebenshaltungs- und Arbeitskosten im Ausland ausgleicht, im Rahmen von Tagegeldern und Reisekostenerstattungen berücksichtigt wird. Auf diese Weise senkt der Unternehmer die Steuerbelastung, der Auftragnehmer hat Klarheit darüber, wofür er sein Entgelt erhält und welche Leistungen steuerfrei sind, und das Ganze bleibt dokumentiert und lässt sich bei einer Prüfung rechtfertigen. Es ist jedoch zu beachten, dass der über die Pauschale oder die Übernachtungspauschale hinausgehende Betrag bereits als steuerpflichtiges Einkommen des Auftragnehmers gilt und in die Bemessungsgrundlage für die Sozialversicherungsbeiträge einbezogen werden kann, was zeigt, dass dieses Modell nur bis zu den gesetzlich vorgesehenen Grenzen funktioniert und nicht uneingeschränkt. Es sollte auch überprüft werden, ob die betreffende Person, die im Ausland arbeitet, über einen angemessenen Sozialversicherungsschutz verfügt – die Folgen eines fehlenden Versicherungsschutzes haben wir in dem Artikel beschrieben Arbeiten im Ausland ohne A1.
3. Ausschluss von Dienstreisekosten aus der Bemessungsgrundlage für Sozialversicherungsbeiträge
Die dritte Säule bilden die Ausnahmen von der Beitragsbemessungsgrundlage für Dienstreiseleistungen. Die Bestimmungen der Beitragsverordnung sehen vor, dass Tagegelder und sonstige Bezüge im Zusammenhang mit Dienstreisen (einschließlich Auslandsdienstreisen), die Erstattung von Fahrtkosten, Übernachtungskosten und sonstigen reisebezogenen Ausgaben bis zu dem in den entsprechenden Vorschriften festgelegten Höchstbetrag, werden nicht in die Bemessungsgrundlage für die Sozialversicherungsbeiträge einbezogen. Diese Ausnahmen ergeben sich aus der Verordnung des Ministers für Arbeit und Sozialpolitik vom 18. Dezember 1998 über die detaillierten Regeln zur Festsetzung der Bemessungsgrundlage für Sozialversicherungsbeiträge, die als Durchführungsvorschrift zum Gesetz über das Sozialversicherungssystem dient.
Das bedeutet, dass das Grundgehalt aus dem Dienstleistungsvertrag weiterhin sozialversicherungspflichtig ist, dass Dienstreisekosten innerhalb der festgelegten Obergrenzen keine Sozialversicherungsbeiträge auslösen und dass erst Beträge, die über diese Obergrenzen hinausgehen, zur Berechnung von Sozialversicherungsbeiträgen führen.
Für den Unternehmer bedeutet dies einen konkreten, quantifizierbaren Vorteil. Er kann seine Sozialversicherungsbeiträge auf eine von der ZUS anerkannte Weise senken, anstatt Löhne in fiktiven Dienstleistungen eines Einzelunternehmens zu verschleiern.
Warum es sich lohnt, bei Entsendungen ein legales Vergütungsmodell zu wählen
Die Entscheidung für ein Vergütungsmodell ist nicht nur eine Frage der Vorschriften, sondern vor allem eine Frage der Unternehmensstrategie. Erstens: durch die Wahl eines transparenten Drei-Säulen-Modells – also Grundgehalt, Tagegelder und Kostenerstattung – senkt der Unternehmer die Steuer- und Sozialabgabenbelastung, soweit dies gesetzlich zulässig ist, und vermeidet gleichzeitig das Risiko von Nachforderungen und Sanktionen im Zusammenhang mit inoffiziellen Zahlungen.
Zweitens erleichtert ein transparentes Vergütungsmodell die Personalbeschaffung und -bindung – die Mitarbeiter sehen zwar, dass ein Teil ihrer Vergütung in Form von Spesen erfolgt, müssen sich aber keine Sorgen darüber machen, ob die Barauszahlung tatsächlich erfolgt und ob sie sicher ist. Zudem verbessert es die Beziehungen zu deutschen Geschäftspartnern, die von ihren polnischen Partnern zunehmend die Einhaltung lokaler Beschäftigungs- und Vergütungsstandards erwarten.
Drittens sind transparente Lösungen eine Investition in die Sicherheit der Geschäftsführung und der Eigentümer. Anstatt sich Gedanken darüber zu machen, ob sich Scheinverträge und Geldströme im Falle einer möglichen Prüfung verteidigen lassen, kann das Unternehmen sein Vergütungsmodell getrost als im Einklang mit dem Gesetz und der Praxis der Behörden darstellen.
Optimierung oder Umgehung des Gesetzes – wo liegt die Grenze?
Zusammenfassend lässt sich sagen: Optimierung ja, Umgehung des Gesetzes definitiv nein.
Kurz gesagt, Steueroptimierung Das bedeutet, die gesetzlich vorgesehenen Regelungen in Anspruch zu nehmen, d. h. Tagegelder, Kostenerstattungen und Beitragsbefreiungen, bei vollständiger Dokumentation, während die Umgehung des Gesetzes in Scheingeschäften, inoffiziellen Zahlungen, doppelten Vergütungsströmen und der bewussten Verschleierung der Steuer- und Sozialversicherungsbemessungsgrundlage besteht.
Unserer Erfahrung nach profitieren Unternehmer, die sich für transparente, gut durchdachte Vergütungsmodelle entscheiden, die auf drei Säulen basieren, mehr als diejenigen, die kurzfristig auf Kosten der Rechtssicherheit Steuern und Sozialabgaben einsparen.
Benötigen Sie Unterstützung? Planen Sie eine rechtmäßige Optimierung gemeinsam mit unserer Kanzlei
Wenn Sie eine Änderung des Vergütungsmodells für Mitarbeiter oder Auftragnehmer in Betracht ziehen, die Entsendung von Mitarbeitern nach Deutschland oder in andere EU-Länder planen oder die Vorauszahlungen auf Einkommensteuer und Sozialabgaben auf sichere Weise senken möchten, Wir laden Sie ein, sich mit unserer Kanzlei in Verbindung zu setzen.
Wir bieten:
– eine Analyse der bestehenden Verträge und des Vergütungsmodells,
– die Ausarbeitung eines rechtskonformen, auf drei Säulen basierenden Modells für ins Ausland entsandte Auftragnehmer,
– eine Beratung oder Analyse des Gesellschaftsvertrags, damit die Unternehmensstruktur eine sichere Optimierung unterstützt und nicht behindert. In diesem Zusammenhang kann auch unser Artikel hilfreich sein Gesellschaftsvertrag einer GmbH – was sollte darin enthalten sein?.
Lassen Sie uns gemeinsam dafür sorgen, dass sich Ihr Unternehmen stabil, planbar und gesetzeskonform entwickelt – sowohl auf der polnischen als auch auf der deutschen Seite der Grenze.
Der vorliegende Artikel stellt ein unverbindliches Informationsangebot dar und dient allgemeinen Informationszwecken. Er stellt weder eine Rechts-, Steuer- noch Unternehmensberatungsberatung dar und kann eine individuelle Beratung nicht ersetzen. Die Rechtsanwaltskanzlei Beata Kielar-Tammert bemüht sich zwar nach Kräften um die Erstellung dieses Artikels und die darin enthaltenen Informationen, übernimmt jedoch keine Haftung für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der Informationen. Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen beziehen sich nicht auf konkrete Sachverhalte einer bestimmten natürlichen oder juristischen Person; daher sollte in konkreten Einzelfällen stets der Rat von Experten eingeholt werden. Die Rechtsberatungskanzlei Beata Kielar-Tammert übernimmt keinerlei Haftung für Entscheidungen, die der Leser auf der Grundlage dieses Artikels trifft. Der gesamte Inhalt des Artikels sowie die fachlichen Informationen im Internet sind geistiges Eigentum der Rechtsberatungskanzlei von Beata Kielar-Tammert und urheberrechtlich geschützt. Nutzer dürfen den Inhalt des Artikels ausschließlich für den eigenen Gebrauch herunterladen, ausdrucken oder kopieren. Jegliche Änderung, Vervielfältigung, Verbreitung oder öffentliche Wiedergabe des Inhalts oder von Teilen davon, sowohl online als auch offline, bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung der Rechtskanzlei von Beata Kielar-Tammert.
