Zarządzenie przedsiębiorstwem stanowi nie lada wyzwanie zarówno pod względem prawnym jak i organizacyjnym. Bardzo ważne jest wypracowanie odpowiednich mechanizmów pozwalających uniknąć różnego rodzaju zagrożeń. Z pomocą w tym zakresie przychodzą procedury compliance. Dzięki lekturze tego artykułu dowiecie się Państwo, co oznacza to pojęcie oraz jakie korzyści niesie ze sobą wprowadzenie stosownych procedur w Państwa organizacji.

Compliance – co to takiego?

W języku polskim compliance oznacza „przestrzeganie, zgodność.” Najprościej rzecz ujmując, jest więc to dziedzina wiedzy zajmująca się minimalizacją ryzyka braku zgodności działań przedsiębiorstwa z:

• przepisami prawa,
• regulacjami wewnętrznymi,
• przyjętymi przez organizację standardami postępowania.

W praktyce jest to zapewnienie zgodności prowadzonej przez dane przedsiębiorstwo działalności operacyjnej z krajowymi i międzynarodowymi wymogami prawa oraz przepisami branżowymi, regulacjami i standardami wewnętrznymi, jak również zasadami etyki.

W sposób syntetyczny compliance można również wyjaśnić przy pomocy definicji pochodzącej z książki Bartosza Makowicza („Compliance w przedsiębiorstwie”, Wolters Kluwer Polska, 2011r.), która zakłada, że:

„compliance jest to taki sposób organizacji przedsiębiorstwa, który redukuje do minimum ryzyko wystąpienia wszelkich nieprawidłowości.”

Celem wprowadzania procedur o takich charakterze jest przede wszystkim zapobieganie stratom finansowym przedsiębiorstwa lub naruszenie jego reputacji. Należy na nie spojrzeć z perspektywy wewnętrznej oraz zewnętrznej. Sprowadza się to do tego, że funkcjonuje w dwóch płaszczyznach:

• Wewnątrz organizacji:
  • oznacza szereg kodeksów i regulacji do przestrzegania których zobowiązany jest każdy pracownik, czy współpracownik,
  • edukacja w postaci szkoleń uświadamiających konsekwencje prawne ich decyzji,
  • wprowadzanie wewnętrznych regulaminów i procedur organizacyjnych.
• Na zewnątrz organizacji:
  • dobre praktyki wobec kontrahentów, instytucji prawnych,
  • lojalność kontraktowa,
  • ochrona danych osobowych,
  • zapobieganie malwersacjom finansowym.

Compliance oficer – kim jest i czym się zajmuje?

W wielu przedsiębiorstwach, w szczególności instytucjach finansowych takich jak banki, funkcjonują całe działy compliance. W innych przedsiębiorstwach wystarczające jest stworzenie stanowiska tzw. compliance officer. Takich specjalistów zatrudniają zwłaszcza przedsiębiorstwa produkcyjne, farmaceutyczne czy producenci żywności. W mojej ocenie, w każdej branży, w której konieczne jest przestrzeganie odpowiednich procedur, konieczne jest obecnie powołanie takiego stanowiska. Funkcję tą można przyrównać do tzw. „wewnętrznego policjanta”, czy też „nadzorcy” w organizacji. Compliance officer bada czy wszystkie zasady są przestrzegane.

Praca na tym stanowisku polega przede wszystkim na minimalizowaniu ryzyka braku zgodności działań przedsiębiorstwa z regulacjami prawnymi, normami, bądź zestawami zaleceń, w celu zapobiegania stratom finansowym lub naruszenia reputacji.

Poniżej przedstawiam przykładowy katalog działań stanowiących zakres obowiązków compliance officer:

• troszczy się o unikanie konfliktu interesów,
• dba o właściwe postępowanie z informacjami poufnymi,
• dba o przestrzeganie procedur ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie,
• przeciwdziała praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
• weryfikuje przestrzeganie prawa w zakresie zawieranych umów,
• sprawuje nadzór nad zgodnością z prawem działalności budżetowej (VAT, podatek dochodowy),
• pełni doradztwo w zakresie stosowania nowo wprowadzanych oraz obowiązujących przepisów prawa i standardów rynkowych dla jednostek organizacyjnych,
• współpracuje z kancelariami prawnymi, które oferują instytucjom finansowym audyt prawny oraz opracowują poszczególne procedury w firmie,
• przeciwdziała mechanizmom korupcyjnym w przedsiębiorstwie.

Oczywiście są to jedynie przykłady zadań compliance officer. Zakres obowiązków na tym stanowisku będzie bardzo mocno uzależniony od wielkości oraz zakresu działania danego przedsiębiorstwa.

Zagrożenia

Wyjaśniliśmy już Państwu, co oznacza compliance oraz jaka jest rola osoby zajmującej takie stanowisko. W celu uzyskania pełnego obrazu omawianej problematyki poniżej przedstawiamy ryzyka, przed którymi procedury compliance powinny chronić Państwa przedsiębiorstwo. Oczywiście poniższe wyliczenie jest przykładowe i uzależnione od rodzaju i profilu działalności danego przedsiębiorstwa.

Ryzyka:

• nieprzestrzegania przepisów FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act – to ustawa uchwalona w 2010 r. przez Kongres Amerykański. Ma na celu ułatwienie amerykańskim organom podatkowym ściganie podatników amerykańskich ukrywających swoje dochody przed fiskusem za pośrednictwem kont zlokalizowanych za granicą),
• nieprzestrzeganie przepisów podatkowych,
• brak weryfikacji kontrahentów w kontekście przepisów o podatku VAT,
• korupcja,
• konflikt interesów,
• uczestniczenie w procederze prania brudnych pieniędzy,
• stosowanie praktyk ograniczających konkurencję,
• naruszanie praw pracowniczych czy praw człowieka,
• nieprzestrzeganie norm związanych z ochroną środowiska naturalnego,
• nieposiadanie wystarczającej ochrony majątku firmy i informacji poufnych,
• naruszanie ładu korporacyjnego.

Korzyści wynikające z wprowadzenia procedur compliance

Korzyści, jakie uzyska Państwa przedsiębiorstwo z wprowadzenia procedur compliance są oczywiście związane bezpośrednio z wyżej wymienionymi zagrożeniami. Przeprowadzając audyt compliance oraz tworząc od podstaw odpowiednie procedury, można uniknąć wielu problemów w przyszłości.

Dzięki skutecznemu wprowadzeniu procedur compliance w Państwa organizacji:

• zaobserwują Państwo spadek ilości nadużyć,
• skuteczniej będą Państwo identyfikować ryzyka oraz podejmować trafniejsze decyzje we wszystkich obszarach działalności,
• przedsiębiorstwo będzie działać efektywniej z uwagi na wdrożenie odpowiednich procedur,
• świadomość dotycząca ryzyka ułatwi podejmowanie odważnych decyzji biznesowych, np. wprowadzanie nowych produktów i usług,
• będą mogli Państwo szybciej reagować na wstępujące zagrożenia – jeszcze zanim staną się poważnym problemem,
• wzrośnie wycena wartości Państwa przedsiębiorstwa, co w rezultacie może zwiększyć wartość jej notowań,
• wzrośnie zaufanie Państwa inwestorów, pracowników i klientów, co pozytywnie wpłynie na reputacje Państwa przedsiębiorstwa.

Podsumowanie

Pragnę podkreślić, że w mojej ocenie rola compliance będzie w najbliższym czasie zyskiwać na znaczeniu. Jeżeli jeszcze nie wprowadzili Państwo stosownych procedur w swoich organizacjach, to jest to dobry moment, by podjąć odpowiednie działania w tym zakresie. Oczywistym jest, że różne ryzyka wymagają różnych sposobów zarządzania nimi, dlatego procedury compliance powinny być dostosowane do specyfiki przedsiębiorstwa. Nie ma w mojej ocenie jednego, uniwersalnego i jedynie prawidłowego modelu systemu zarządzania zgodnością. Warto więc skorzystać z pomocy specjalistów w celu wypracowania sprawnego mechanizmu, który będzie wspierał Państwa organizację.

W zakresie compliance nasza Kancelaria prowadzi dla Państwa szkolenia zarówno z zakresu szeroko pojmowanego zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie celem zapoznania się z tą tematyką, jak również szkolenia poaudytowe ze sposobów przestrzegania poszczególnych procedur dedykowane osobno dla kadry menadżerskiej oraz osobno dla pozostałych pracowników firmy w zależności od ilości procedur, w których będą uczestniczyć na co dzień.

Ważnym elementem wdrażania compliance jest audyt, który przeprowadzamy z udziałem specjalistów biegłego rewidenta oraz radcy prawnego. Wynikiem audytu jest raport zawierający wskazania na temat głównych zagrożeń oraz bardzo szczegółowe zalecenia pokontrolne.

Opracowanie procedur compliance następuje systematycznie począwszy od obszarów, wymagających natychmiastowej ingerencji. Po przygotowaniu procedur następuje ich wdrażanie w przedsiębiorstwie również poczynając od tych, które wymagają najwięcej uwagi i które zapobiegają ryzykom w najobszerniejszy sposób.