W maju do polskiego prawa weszła obszerna nowelizacja przepisów wprowadzająca kolejne zmiany związane z RODO, czyli Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Zmiany objęły 160 ustaw, w tym między innymi przepisy Kodeksu pracy. Dziś zapraszam Państwa do lektury artykułu dotyczącego ochrony danych osobowych w kontekście, jakim jest badanie pracowników alkomatem. 

Problematyka ta stała się bowiem w ostatnim czasie bardzo interesującym tematem w kręgu pracodawców i wzbudza wiele kontrowersji. Warto więc pochylić się nad tym zagadnieniem i omówić szerzej prawa i obowiązki pracodawców z tym związane. Zachęcam do lektury przede wszystkim przedsiębiorców, którzy muszą odpowiedzieć sobie na pytanie, czy ich działania nie naruszają przepisów o ochronie danych osobowych.

Stan trzeźwości – dane o stanie zdrowia?

Na początek warto przypomnieć pojęcie danych osobowych oraz klasyfikacje danych osobowych zgodnie z RODO. Zgodnie z art. 4 pkt 1 RODO dane osobowe oznaczają:

,,informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (“osobie, której dane dotyczą”).”

Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak:

• imię i nazwisko,
• numer identyfikacyjny,
• dane o lokalizacji,
• identyfikator internetowy lub
• jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Dane osobowe zwykłe, dane służbowe oraz dane wrażliwe

1. Dane osobowe zwykłe to na przykład imię i nazwisko, adres zamieszkania czy numer telefonu.
2. Natomiast dane osobowe służbowe to dane związane z zatrudnieniem danej osoby fizycznej. Przykładem może być tutaj email służbowy czy telefon służbowy danego pracownika.
3. Dane szczególne wymienia natomiast art. 9 ust. 1 RODO, jednocześnie zabraniając ich przetwarzania co do zasady: „Zabrania się przetwarzania danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby”.

Intuicyjnie trudno uznać dane o stanie trzeźwości jako dane o stanie zdrowia. Oznaczałoby to znaczne ograniczenia w ich przetwarzaniu. Co prawda, informacja o stanie trzeźwości w pewien sposób odnosi się do stanu fizjologicznego danej osoby fizycznej, co można wywodzić z motywu 35 RODO zgodnie z którym:

„Do danych osobowych dotyczących zdrowia należy zaliczyć wszystkie dane o stanie zdrowia osoby, której dane dotyczą, ujawniające informacje o przeszłym, obecnym lub przyszłym stanie fizycznego lub psychicznego zdrowia osoby, której dane dotyczą. Do danych takich należą informacje o danej osobie fizycznej zbierane podczas jej rejestracji do usług opieki zdrowotnej lub podczas świadczenia jej usług opieki zdrowotnej, (…) informacje pochodzące z badań laboratoryjnych lub lekarskich części ciała lub płynów ustrojowych, w tym danych genetycznych i próbek biologicznych; oraz wszelkie informacje, na przykład o chorobie, niepełnosprawności, ryzyku choroby, historii medycznej, leczeniu klinicznym lub stanie fizjologicznym lub biomedycznym osoby, której dane dotyczą, niezależnie od ich źródła, którym może być na przykład lekarz lub inny pracownik służby zdrowia, szpital, urządzenie medyczne lub badanie diagnostyczne in vitro.”

Jednakże jest to w mojej ocenie interpretacja zbyt daleko idąca.

Niestety na chwilę obecną innego zdania jest Urząd Ochrony Danych Osobowych (dalej UODO), o czym mowa poniżej.

Badanie pracowników alkomatem – zmiany w kodeksie pracy

Jedną z głównych zmian związanych z nowelizacją przepisów o której wspomniałam na początku było wprowadzenie do Kodeksu pracy art. 22 (1b). Zgodnie ze wskazanym przepisem, dane dotyczące zdrowia pracownika mogą być przetwarzane przez pracodawcę, tylko za jego zgodą.

UODO wydał komunikat, w którym wskazał, że w obecnym stanie prawnym pracodawcy nie mogą samodzielnie prowadzić kontroli stanu trzeźwości pracowników, ponieważ dodany art. 22 (1b) Kodeksu pracy, który obowiązuje od 4 maja 2019 r. określa, że tzw. dane szczególnych kategorii, w tym o zdrowiu, pracodawca może przetwarzać, gdy pracownik bądź kandydat do pracy wyrazi na to zgodę i z własnej inicjatywy przekaże takie dane. W opinii UODO wiedza o tym, czy ktoś jest nietrzeźwy jest więc informacją o stanie zdrowia. W związku z powyższym pracodawca, zdaniem UODO, nie może samodzielnie wykonać badania pracownika alkomatem.

Badanie trzeźwości – jak powinno wyglądać zgodnie z RODO?

UODO wskazał, że okoliczności i zasady, na jakich można przeprowadzić badanie trzeźwości pracownika określa art. 17 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości przeciwdziałaniu alkoholizmowi, dalej jako „Ustawa”. Zgodnie z art. 17 Ustawy:

„Kierownik zakładu pracy lub osoba przez niego upoważniona mają obowiązek niedopuszczenia do pracy pracownika, jeżeli zachodzi uzasadnione podejrzenie, że stawił się on do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo spożywał alkohol w czasie pracy. Okoliczności stanowiące podstawę decyzji powinny być podane pracownikowi do wiadomości.” (…)

„Na żądanie kierownika zakładu pracy, osoby przez niego upoważnionej, a także na żądanie pracownika, o którym mowa w ust. 1, badanie stanu trzeźwości pracownika przeprowadza uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego. (…)”

Zgodnie z powyższym przepisem łącznie muszą być spełnione dwa warunki:

• badanie może odbywać się wobec pracownika, co do którego zachodzi uzasadnione podejrzenie, że spożywał alkohol w czasie pracy lub stawił się do niej w stanie po użyciu alkoholu,
• badanie przeprowadza uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (np. policja lub straż miejska).

Warto podkreślić, że przepisy Ustawy w takim brzmieniu funkcjonują od lat. Jednakże dopiero teraz zwrócono uwagę na ograniczenia z niej wynikające. W ocenie UODO wykluczone są wyrywkowe, czy prewencyjne badania pracowników alkomatem.

Każdy pracodawca zadaje sobie zapewne w tym momencie pytanie, czy ograniczenie to rzeczywiście występuje również w określonych zawodach lub branżach. Przykładowo w branży budowlanej, gdzie ze względu na konieczność zapewnienia bezpieczeństwa publicznego, pracodawcy powinni mieć możliwość samodzielnego przeprowadzania badań stanu trzeźwości pracowników, także wyrywkowych. Niestety UODO podkreśla, że ograniczenie to dotyczy wszystkich pracodawców. Natomiast zainteresowane środowiska pracodawców powinny zainicjować podjęcie stosownych prac legislacyjnych w celu zmiany obowiązujących przepisów.

Badanie stanu trzeźwości osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych

Kwestia możliwości badań alkomatem pracowników została potraktowana jak widać bardzo rygorystycznie. Jednakże pojawia się pytanie, czy podobne ograniczenie funkcjonuje również w stosunku do osób z którymi przedsiębiorca współpracuje w oparciu o umowę zlecenie lub na zasadzie B2B. Odpowiedź nie jest jednoznaczna. Ze względu na fakt, że art. 17 Ustawy posługuje się jedynie pojęciem pracowników i nie wymienia wprost np. zleceniobiorców, bezpośrednia interpretacja przepisu może prowadzić do wniosku, że ograniczenie dotyczy jedynie badania osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Jednakże w mojej ocenie taka konkluzja byłaby zbyt ryzykowna ze względu na analogiczne stosowanie wielu przepisów prawa pracy również do innych rodzajów umów.

W obecnej sytuacji samodzielne badanie pracowników alkomatem wiąże się z pewnym ryzykiem. Dotyczy to również zleceniobiorców, czy osób współpracujących na podstawie B2B. Nasza Kancelaria przygotowała jednak zestaw wskazówek według których należy przeprowadzić badanie:

• Przede wszystkim najbezpieczniej będzie, gdy badanie alkomatem znajdzie swoje podstawy w regulaminie świadczenia usług przedstawionym osobom współpracującym z Państwem. Należy bowiem wyraźnie wskazać zleceniobiorcom, że takie uprawnienie Państwu przysługuje.
• Badanie, podobnie jak w przypadku pracowników, powinno mieć miejsce jedynie w uzasadnionych wątpliwości co do stanu trzeźwości. Taka informacja powinna również znaleźć się w regulaminie. Konieczne jest również uzyskanie zgody zleceniodawcy.
• Należy sporządzić protokół z przeprowadzonej czynności badania alkomatem. Protokół powinien zawierać odesłanie do właściwego punktu regulaminu oraz informację, że zleceniodawca wyraził zgodę na badanie. Protokół powinien zostać podpisany przez Państwa oraz zleceniodawcę.
• Zleceniodawca powinien również podpisać zgodę na przetwarzanie danych osobowych w postaci stanu trzeźwości oraz zapoznać się ze specjalnie w tym celu przygotowaną klauzulą informacyjną.

Badanie pracowników alkomatem – podsumowanie

Powyższe wytyczne, w mojej ocenie maksymalnie zabezpieczają Państwa działania na tym polu. Oczywiście zespół naszej kancelarii służy pomocą w przygotowaniu powyższych dokumentów. Jednocześnie, tak jak wspomniałam powyżej, zastrzegam, że z samodzielnym przeprowadzeniem badania zleceniobiorców wiąże się ryzyko zakwestionowania takich działań przez UODO. Zagadnienie to pozostaje więc w sferze Państwa decyzji biznesowych.