Wejście w życie nowelizacji ustaw dotyczących legalizacji pracy cudzoziemców wprowadza znaczące zmiany w sposobie składania wniosków oraz w obowiązkach spoczywających na pracodawcach. Od 1 czerwca 2025 roku wszystkie sprawy związane z zatrudnianiem cudzoziemców będą dostępne do załatwienia wyłącznie drogą elektroniczną, głównie za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Równocześnie, ustawodawca zaostrzył kary za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców i dodał nowe obowiązki dla przedsiębiorców. Poniżej omawiamy te kluczowe zmiany oraz krok po kroku wyjaśniamy proces korzystania z systemu teleinformatycznego.
W przypadku pytań dotyczących innych kwestii związanych z nowelizacją przepisów, polecamy nasz wcześniejszy artykuł: Niebieska Karta UE 2025 i kluczowe zmiany w legalizacji pobytu cudzoziemców w Polsce.
Nowe wymogi dla pracodawców i zaostrzone kary za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców
W związku ze zmianą przepisów, do której doszło na początku czerwca 2025 roku, na pracodawcy ciążą większe obowiązki i zwiększone kary w kontekście zatrudniania cudzoziemców. Zmiany te mają na celu usprawnienie procesu, ale również zwiększenie bezpieczeństwa i legalności pracy.
Obowiązki pracodawcy – kluczowe aspekty
Przede wszystkim, pracodawca musi upewnić się, że posiada od cudzoziemca ważny dokument uprawniający go do pobytu na terytorium RP, wydany co najmniej na okres wykonywania pracy. To fundamentalny wymóg dla legalizacji pobytu i pracy w Polsce.
Dodatkowo, pracodawca musi zadbać o przedstawienie pracownikowi umowy napisanej w języku dla niego zrozumiałym. Jest to niezwykle ważny aspekt transparentności i ochrony praw cudzoziemców. Równocześnie, jeżeli umowa została sporządzona wyłącznie w języku obcym, podmiot powierzający pracę musi zadbać o to, żeby została ona przetłumaczona na język polski. Tłumaczenie to musi być wykonane przez tłumacza przysięgłego.
Zaostrzone kary za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców
Nowelizacja przepisów znacząco zaostrzyła kary za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców. Wcześniejsze sankcje finansowe wzrosły, a obecnie za każdego nielegalnie zatrudnionego pracownika spoza Unii Europejskiej można zapłacić karę w granicach od 3 do 50 tys. zł. To wyraźny sygnał od ustawodawcy, że nielegalne zatrudnienie cudzoziemców będzie surowo karane.
Odmowa wpisania oświadczenia do ewidencji: Najczęstsze przesłanki
Pomimo poprawnego złożenia wniosku za pośrednictwem strony internetowej, istnieją sytuacje, w których Urząd automatycznie go odrzuci. Są to tzw. przesłanki obligatoryjne wydania przez Urząd decyzji o odmowie wpisania oświadczenia do ewidencji. Warto je znać, aby uniknąć niepotrzebnych opóźnień w procedurach dla cudzoziemców:
- Zaległości pracodawcy: Pracodawca ma zaległości wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
- Brak uzasadnionej działalności: Pracodawca nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy cudzoziemcowi.
- Wykluczenie obywatelstwa: Obywatelstwo cudzoziemca wyklucza możliwość złożenia danego oświadczenia.
Rejestracja oświadczeń online: Jak korzystać z portalu praca.gov.pl?
Zgodnie z nowelizacją, która weszła w życie 1 czerwca 2025 r., wszystkie sprawy dotyczące zatrudnienia cudzoziemców można załatwić za pomocą drogi elektronicznej, czyli poprzez portal praca.gov.pl. To kluczowa zmiana w procedurach dla cudzoziemców i elektronicznych wnioskach cudzoziemców.
Jeśli strona wydaje się mało czytelna, możesz wspomóc się poradami dostępnymi w zakładce „Pomoc” (przenosi ona do dodatkowego okna: praca.gov.pl – Pomoc). W przypadku spraw z zakresu zatrudniania cudzoziemców pomocnymi odnośnikami są te znajdujące się w zakładce „Usługi elektroniczne”. To właśnie tam znajdziesz podzakładki pomocne w kwestiach posługiwania się stroną w związku z zatrudnianiem cudzoziemców i wypełnianiem wniosków online.
Co jest najważniejsze w zatrudnianiu cudzoziemców za pomocą portalu?
Przede wszystkim należy pamiętać o zalogowaniu się do portalu praca.gov.pl (Link do logowania) za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub wybranego Dostawcy Tożsamości (m.in. mObywatel czy strona wybranego banku). Jest to element wymagany przed przystąpieniem do dalszych czynności na stronie, która sama w kilku miejscach będzie przypominała o konieczności zalogowania.
W celu przejścia do składania odpowiedniego wniosku z zakresu zatrudniania cudzoziemców, po zalogowaniu się, należy przejść do zakładki „Usługi Elektroniczne”, a następnie wybrać odpowiednio „Usługi dla osoby fizycznej” bądź „Usługi dla organizacji”. W tym momencie wyświetlają się linki do wyboru w zależności od potrzeb. To w tym miejscu pojawiają się (po kliknięciu wybranego elementu) wnioski do wypełnienia. Strona oferuje zarówno składanie wniosków w celu inicjowania nowej sprawy, jak i w celu kontynuacji istniejącej sprawy bądź składania korekty. Jeżeli dojdzie do wyboru kontynuacji, konieczne będzie wybranie sprawy z listy już istniejących, której dotyczy wniosek. Na liście będą dostępne jedynie wnioski, do których można kontynuować korespondencję. W przypadku inicjowania nowej sprawy koniecznym będzie wskazanie odpowiedniego Urzędu z listy dostępnej dla wybranej kategorii. Dopiero wtedy można będzie edytować składany formularz, w tym dodawać załączniki, i przesłać wniosek. Część formularza może zostać automatycznie wypełniona danymi z profilu. W przypadku automatycznie stwierdzonych przez stronę błędów wyświetlony zostanie o tym komunikat.
Wysyłany wniosek musi zostać podpisany – albo za pośrednictwem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, albo podpisu potwierdzonego profilem zaufanym. Po wysłaniu wniosku istnieje możliwość wglądu do niego bądź pobrania go w formie PDF.
Likwidacja testu rynku pracy: Ważne ułatwienie dla pracodawców
Od 1 czerwca 2025 roku zlikwidowany zostaje wymóg uzyskania Informacji Starosty (tzw. testu rynku pracy) do otrzymania zezwolenia na pracę. Jest to znaczące uproszczenie w procedurach dla cudzoziemców. Jednak ta zasada dotyczy jedynie postępowań wszczętych po dacie wejścia w życie nowelizacji. W przypadku postępowań wszczętych wcześniej należy złożyć do Urzędu ofertę pracy wraz z dokumentem potwierdzającym, kiedy doszło do wszczęcia postępowania. Ofertę pracy w celu uzyskania Informacji Starosty należy składać za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (praca.gov.pl – Oferty pracy).
Aby dowiedzieć się więcej o wcześniejszych zmianach w zatrudnianiu, sprawdź: Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców od 1 lipca 2024 r..
Podsumowanie: Nowe procedury dla cudzoziemców – wyzwania i ułatwienia
Nowo wprowadzone zmiany będą skutkować potrzebą skuteczniejszej obsługi portali telekomunikacyjnych przez wnioskodawców, jednak strona rządowa oferuje pomoc w tym zakresie. Dodatkowo, wymuszają one na pracodawcach potrzebę bardziej szczegółowego sprawdzania dokumentacji zarówno przyszłego pracownika spoza Unii, jak i tej, która przyszłemu pracownikowi ma być przedstawiana. Z jednej strony ustawodawca zaostrza kary za naruszenia, a z drugiej częściowo upraszcza cały proces legalizacji pracy cudzoziemców, m.in. likwidując wymóg uzyskania Informacji Starosty, czy precyzując, w jakich przypadkach wniosek pracodawcy zostanie automatycznie odrzucony.
Warto również pamiętać o kwestiach związanych z identyfikacją cudzoziemców w Polsce, takich jak: PESEL dla cudzoziemca.
Potrzebujesz wsparcia w nowych procedurach zatrudnienia cudzoziemców?
Pomożemy Ci sprawnie przejść przez wszystkie formalności związane z najnowszymi zmianami prawnymi w zakresie legalizacji pracy cudzoziemców. Skontaktuj się z nami i skorzystaj z profesjonalnej konsultacji już dziś! Link do konsultacji
