Jeśli jesteś pracownikiem Agencji Pracy Tymczasowej lub sam takową prowadzisz, doskonale zdajesz sobie sprawę z tego, iż delegowanie do pracy to nigdy nie będzie podróż służbowa i odwrotnie. Na czym jednak polega zasadnicza różnica pomiędzy nimi? Jakie elementy przesądzają o tym, że w danym przypadku mamy do czynienia z delegowaniem i jakie obowiązki się z tym wiążą?

Z poniższego artykułu dowiesz się:

• Dlaczego należy zwracać uwagę na posługiwanie się terminami delegowania oraz podróży służbowej?
• Jaka jest istota delegowania z punktu widzenia przepisów?
• Na co zwrócić szczególną uwagę podczas delegowania pracowników do pracy?

Ostatnią część naszego wpisu poświęciliśmy natomiast zagadnieniom mocno praktycznym. Zgodnie stwierdziliśmy, że nie ma lepszej formy przekazania innym wiedzy, niż udzielenie odpowiedzi na najczęstsze pytania, jakie kierują do nas Klienci w tej tematyce. W związku z tym, czekamy na Twoją ocenę tego nowego – również dla nas – eksperymentu!

Delegowanie do pracy a podróż służbowa – na czym polega różnica?

Na początek należy zaznaczyć, iż podróż służbowa i delegowanie w każdym kraju może oznaczać coś innego. W związku z tym, bardzo często sygnalizujemy naszym Klientom, aby w tej kwestii uważać na słownictwo. 

Przykład

W Niemczech podróż służbowa to podróż w celach innych niż praca. Będzie to zatem np. szkolenie, sympozjum, targi itp. Niemcy nie znają podróży służbowych w takim znaczeniu, jak my w Polsce. Z tego względu należy zwracać szczególną uwagę na używaną terminologię.

Istota delegowania w ujęciu prawnym

Istotą delegowania jest fakt, iż ma ono miejsce w kontekście transgranicznego świadczenia usług. Oznacza to, że pomiędzy przedsiębiorstwem wysyłającym a przedsiębiorstwem przyjmującym powinna być zawarta umowa o tzw. świadczenie usług. Organy kontrolne państwa przyjmującego mają prawo zweryfikować taką umowę pomiędzy przedsiębiorcami, by wykluczyć lub potwierdzić pozorność delegowania i ukrycie rzeczywistego pracodawcy – przedsiębiorstwa w państwie przyjmującym.

Wniosek: planując delegowanie, należy podpisać umowę na współpracę w zakresie świadczenia usług! 

Przeczytaj także: Umowy szkoleniowe a delegowanie – sposób na ominięcie przepisów?

Na co zwrócić uwagę podczas delegowania pracowników do pracy

Kierownictwo nad pracownikami

Kierownictwo nad pracownikami delegowanymi winno pochodzić od przedsiębiorstwa wysyłającego. Chodzi o nic innego, jak o:

• polecenie służbowe wykonania konkretnego zadania,
• wynagrodzenie,
• umowę o pracę,
• opłacenie noclegów.

Wszystkie te elementy – będące nieodłączną częścią delegowania do pracy – powinny pochodzić od przedsiębiorstwa wysyłającego. Przede wszystkim należy uważać na stosunek pracy i to, by nie zarzucono nam, iż właściwym pracodawcą jest przedsiębiorstwo, do którego pracownik jest delegowany. Taka sytuacja bowiem wiąże się z wieloma dodatkowymi obowiązkami, jak na przykład ubezpieczenie pracownika w kraju przyjmującym (i to od początku delegowania)! 

Oświadczenie o delegowaniu do pracy

W przypadku delegowania pracowników do pracy należy złożyć oświadczenie o delegowaniu odpowiednim organom w kraju przyjmującym. To nic innego jak tzw. rejestracja w kraju przyjmującym. Należy tego dopilnować najpóźniej do momentu rozpoczęcia świadczenia usług. Oświadczenie, o którym mowa, powinno zawierać istotne informacje, niezbędne do przeprowadzenia kontroli w miejscu pracy, a w tym: 

• dane identyfikacyjne usługodawcy,
• przewidywaną liczbę pracowników delegowanych (wraz z danymi umożliwiającymi ich identyfikację),
• dane osoby do kontaktów w kraju przyjmującym,
• przewidywany czas trwania delegowania, przewidywane daty rozpoczęcia i zakończenia delegowania,
• adres/adresy miejsca pracy, 
• charakter usług uzasadniający delegowanie.

Uwaga!

W każdym kraju rejestracja odbywa się inaczej, a co za tym idzie – inne są również wymogi w tym zakresie. Z tego względu należy się z nimi dokładnie zapoznać przed wysłaniem pracownika. Najważniejsze jest to, by zweryfikować, jakie dane powinniśmy ujawnić organom w takim oświadczeniu.

Wynagrodzenie za pracę wykonywaną w ramach delegowania w 4 punktach

• Pracownika delegowanego obowiązuje wynagrodzenie przyjęte w kraju przyjmującym. Wyjątek od tej ogólnej reguły stanowi sytuacja, kiedy jest ono mniej korzystne dla pracownika niż wynagrodzenie w kraju wysyłającym.
• Obowiązek poprawnego naliczenia wynagrodzenia spoczywa na przedsiębiorcy wysyłającym pracownika do innego kraju.
• Obecnie (po nowelizacji przepisów) pracownicy delegowani są uprawnieni do otrzymywania wszystkich elementów wynagrodzenia, które są obowiązkowe na mocy prawa lub układu zbiorowego powszechnie stosowanego.  
• Ustalając minimalne wynagrodzenie, sprawdzamy tę kwestię w ustawach, a potem w przepisach branżowych i układach zbiorowych powszechnie stosowanych w danym kraju, rejonie czy nawet mieście. 

Delegowanie do pracy a podróż służbowa – najczęstsze pytania i odpowiedzi

Czy jadąc do wybranych krajów – np. na szkolenie bądź spotkanie biznesowe (zakupowiec na negocjacje) – musimy się rejestrować jako pracownik delegowany?

Delegowanie dotyczy tylko i wyłącznie pracy. Pracownik delegowany oznacza pracownika, który przez ograniczony okres wykonuje swoją pracę na terytorium innego państwa członkowskiego niż terytorium państwa, w którym zwyczajowo pracuje. Jeżeli pracownik wyjeżdża za granicę na szkolenie i to szkolenie nie jest związane z jednoczesnym wykonywaniem pracy, pracodawca zwolniony jest z obowiązku np. rejestrowania pracownika w organie kontrolnym.

Delegowanie do pracy a podróż służbowa. Czy delegowanie może odbywać się tylko między oddziałami firmy? Co w sytuacji, gdy wysyłamy pracownika firmy do innego kraju, w którym nie posiada ona siedziby, ale on pracuje tam regularnie? Będzie to traktowane jako podróż służbowa czy jako delegowanie i będzie wymagać rejestracji?

Delegowanie nie musi odbywać się wyłącznie pomiędzy oddziałami przedsiębiorstwa. Delegowanie umożliwia wykonywanie pracy w imieniu pracodawcy, nawet jeżeli nie jest to inny oddział tego samego przedsiębiorstwa. Jeżeli pracownik wykonuje pracę regularnie na terenie innego kraju, to co do zasady nie ma możliwości delegowania pracownika poprzez wysłanie go w podróż służbową. 

Podróż służbowa ma charakter incydentalny, tymczasowy – stanowi bowiem odstępstwo od normalnych obowiązków pracownika. Jeżeli pracownik „regularnie” wykonuje prace na terenie innego kraju, to nie można uznać takiej pracy za incydentalną. W konsekwencji nie powinno się tej osoby wysyłać w podróż służbową. Może jednak okazać się, że niezbędne jest dokonanie wypowiedzenia zmieniającego/porozumienia zmieniającego umowę o pracę pracownika – poprzez zmianę określonego w niej miejsca wykonywania pracy.

Co to znaczy, że pracownikowi delegowanemu należy zapewnić minimalne wynagrodzenie? Jeśli minimum to 10 euro, a w zakładzie osoba na podobnym stanowisku zarabia 15 euro, to ile mamy płacić?

Delegujący do pracy ma obowiązek zapewnić takie same minimalne wynagrodzenie, które obowiązuje w państwie przyjmującym, czyli np. w Niemczech. 

Na przykładzie Niemiec wynosi ono 9,6 euro, ale ustawy branżowe mogą oczywiście (w zależności od rodzaju pracy) stanowić o innym wynagrodzeniu minimalnym dla konkretnego stanowiska pracy. Jeżeli zatem pracownik w zakładzie zarabia 15 euro, to wymogi dotyczące wysokości wynagrodzenia zostały spełnione już w momencie przekroczenia stawki minimalnej. Oczywiście pracownik może otrzymywać wyższe wynagrodzenie niż minimalne – opiewające np. właśnie na 15 euro.

Przepisy zapewniają pracownikom delegowanym jedynie minimalne standardy ochrony i w żaden sposób nie sprzeciwiają się stosowaniu przepisów korzystniejszych dla pracownika. Oznacza to, że jeżeli pracownik w Polsce zarabia więcej niż w kraju przyjmującym, należy płacić mu wynagrodzenie korzystniejsze. Dlatego PIP podczas przeprowadzanych kontroli zwraca uwagę również na warunki zatrudnienia pracownika w Polsce.

Masz problem z określeniem, czy w Twoim przypadku ma miejsce delegowanie do pracy czy podróż służbowa? A może szukasz profesjonalnego wsparcia w zakresie wysyłania swoich pracowników za granicę? Zachęcamy do kontaktu z naszą kancelarią!