W poprzednim artykule: Delegowanie opiekunek z krajów trzecich do Niemiec, pisałam o obowiązkach pracodawcy związanych z tą praktyką. Artykuł dotyczy m.in. legalizacji pobytu i pracy w tym kraju. W niniejszym artykule odniosę się do obowiązków jakie ciążą na osobach zatrudniających i delegujących następnie pracowników w zakresie:

• ubezpieczenia społecznego oraz
• obowiązku meldunkowego.

Delegowanie opiekunek z krajów trzecich – ubezpieczenie społeczne osób delegowanych

Jeżeli polska firma deleguje pracownika, aby świadczył usługi w Niemczech, to pracownicy co do zasady podlegają dalej ubezpieczeniu społecznemu w Polsce. Od takiego pracownika nadal trzeba płacić składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Oczywiście celem uniknięcia problemów związanych z wydaniem zaświadczeń przez ZUS, potwierdzających ubezpieczenie pracowników, można tychże od razu ubezpieczyć u niemieckiego ubezpieczyciela. Jednak koszty takiego ubezpieczenia np. w Krankenkasse AOK są o wiele wyższe. Ponadto w przypadku konieczności ubiegania się o kolejne dokumenty pobytowe cudzoziemców w Polsce, dość ciężko będzie wytłumaczyć urzędnikowi, iż miejscem pracy cudzoziemca jest Polska, skoro pracodawca zdecydował się na ubezpieczenie pracownika w Niemczech.

Ale wróćmy na polskie podwórko.

Wspominałam już, że zasadą jest podleganie ubezpieczeniu społecznemu w kraju wykonywania pracy. Delegowanie stanowi wyjątek od tej zasady. Oznacza to, że w sytuacji delegowania pracowników do pracy w obrębie UE pracownicy co do zasady nadal pozostają ubezpieczeni w kraju delegującym.

Przesłanki pozostawania w polskim ubezpieczeniu

W tym miejscu należy się odnieść do art. 12 i 13 Rozporządzenia (WE) nr 883/2004, który reguluje kwestie zabezpieczenia społecznego pracowników świadczących pracę w różnych krajach UE. Jego treść znaleźć możecie tu:  https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A02004R0883-20140101.

Zgodnie z treścią tego rozporządzenia podleganie ubezpieczeniu społecznemu w Polsce obwarowane jest następującymi przesłankami:

• czas oddelegowania pracownika do Niemiec nie może przekraczać 24 miesięcy. Zgodnie ze zmienionym rozporządzeniem unijnym dotyczącym delegowania pracowników nr 96/71/WE, okres ten skrócony został obecnie do max. 18 miesięcy, choć w cytowanym rozporządzeniu dot. koordynacji zabezpieczenia ciągle jeszcze tkwią 24 miesiące;
• pracownik nie zostaje oddelegowany w celu zastępstwa innego oddelegowanego pracownika.

Powyższe wynika z art. 12 wyżej wskazanego rozporządzenia.

Natomiast art. 13 stanowi, że osoba która normalnie wykonuje pracę najemną w dwóch lub więcej państwach członkowskich podlega:

• ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania jeżeli wykonuje znaczną część pracy w tym państwie członkowskim lub
• ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorcy lub pracodawcy jeżeli jest zatrudniona przez jedno przedsiębiorstwo lub jednego pracodawcę i  nie wykonuje znacznej części pracy w państwie członkowskim, w którym ma miejsce zamieszkania.

Właściwy dla danego pracodawcy oddział ZUS potwierdza, że dany pracownik podlega polskiemu ubezpieczeniu społecznemu w formie zaświadczenia. tzw. zaświadczenia A1. Pracownik, który jest wysyłany do Niemiec, powinien każdorazowo mieć przy sobie aktualne  zaświadczenie wskazane powyżej. Owo zaświadczenie stanowi potwierdzenie, że pracodawca opłaca za pracownika w Polsce składki z tytułu ubezpieczeń społecznych. Legitymując się zaświadczeniem A1 pracownik wskazuje, że miejsce pracy w Niemczech jest tylko tymczasowe. Zaświadczenie A1 warto okazywać przy wszelkich kontrolach.

Podstawy delegowania

Powołanie się na nieodpowiednią podstawę delegowania podczas ubiegania się o zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych może spowodować odmowę wydania tego jakże istotnego dokumentu. Wnioskując więc o zaświadczenie zwrócić należy uwagę na bardzo subtelne równice w zakresie wyżej wskazanych art. 12 i 13 rozporządzenia WE 883/2004.

Zgodnie z art. 12 pracodawca delegujący powinien prowadzić znaczną część działalności w Polsce (przyjmuje się 25 procent obrotów, 25 procent umów), natomiast art. 13 kładzie nacisk na siedzibę pracodawcy.

W przypadku braku prowadzenia znacznej części działalności w Polsce, zaleca się podczas ubiegania się o zaświadczenie A1, by korzystać z art. 13 Rozporządzenia UE nr 883/2004.

Zamieszkanie na terytorium polski (ośrodek interesów życiowych)

Obywatele państw trzecich starający się o uzyskanie zaświadczenia A1 muszą legalnie zamieszkiwać w państwie członkowskim.

Wobec powyższego do wniosku o uzyskanie zaświadczenia A1 obywatel państwa trzeciego obowiązany jest do dołączenia US-54.0. A mianowicie, informacji o legalności zamieszkania obywatela państwa trzeciego.

Częstym wymogiem stawianym przez ZUS jest konieczność uzyskania zaświadczenia o rezydencji podatkowej cudzoziemca z Urzędu Skarbowego. Wymóg ten nie jest przewidziany przez żadne przepisy prawne. Jednak zdaniem ZUS potwierdza on zamieszkanie cudzoziemca na terytorium Polski.

Występując o wydanie dokumentu A1 należy podać daty rozpoczęcia i zakończenia delegowania w innym kraju UE. Maksymalny okres, na jaki można obecnie delegować pracownika i uzyskać od niego ubezpieczenie to obecnie 12 miesięcy. Okres ten może w szczególnych przypadkach zostać przedłużony do 18 miesięcy.

Ubezpieczenie dla nowozatrudnionych

Delegowanie pracowników oraz zleceniobiorców dotyczy także tych zatrudnionych tylko w celach delegowania. Jednakże warunkiem jest by przepracowali oni przynajmniej 1 miesiąc w kraju siedziby pracodawcy. Nie oznacza to, że pracownik zatrudniony w celu delegowania musi być ubezpieczony przez miesiąc u pracodawcy. Jeżeli pracował wcześniej na rzecz innego pracodawcy, a między jednym a drugim zatrudnieniem nie było przerwy, to nowy pracodawca może go od razu wysłać do pracy za granicę.

Warunek co najmniej miesięcznego ubezpieczenia będzie spełniony również wtedy, gdy pracownik pobiera:

1. wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy
2. zasiłek chorobowy
3. świadczenie rehabilitacyjne
4. zasiłek macierzyński
5. zasiłek opiekuńczy
6. jest osobą bezrobotną zarejestrowaną w urzędzie pracy
7. jest objęty ubezpieczenie zdrowotnym

Ponadto nie można zapomnieć o konieczności wyrobienia karty EKUZ. Jest to bezpłatna karta umożliwiająca dostęp do niezbędnych usług państwowej opieki zdrowotnej.

Delegowanie opiekunek z krajów trzecich – obowiązek meldunkowy

Gdy pracownik będzie oddelegowany na dłużej niż trzy miesiące, trzeba pamiętać o dokonaniu zgłoszenia w urzędzie meldunkowym.

Ponadto, jeżeli pracownik zmienia swoje miejsce zamieszkania zgłoszenia w urzędzie meldunkowym, właściwym ze względu na miejsce zamieszkania, należy tego dokonać w terminie dwóch tygodni od wprowadzenia się. Naruszenie tego obowiązku stanowi wykroczenie i skutkuje nałożeniem grzywny.

Potwierdzeniem zameldowania na terytorium Niemiec jest tzw. Meldebescheiningung.

Przy rejestracji wynajmujący mieszkanie ma obowiązek współpracować z organami Niemiec. W tym celu osoba taka powinna potwierdzić osobie podlegającej obowiązkowi zameldowania, na piśmie lub w formie elektronicznej organowi rejestrującemu fakty wskazane przez zobowiązanego.

W celu wypełnienia obowiązku meldunkowego należy zgromadzić następujące dokumenty:

1. dowód osobisty oraz paszport osoby, która ma być zameldowana
2. potwierdzenie zakwaterowania
3. umowa najmu lub jeśli dotyczy- umowa kupna

Wiele miast oferuje do pobrania formularz rejestracyjny, który można wypełnić w domu, wydrukować a następnie przynieść na spotkanie. Ponieważ oddelegowani pracownicy przebywają w domach swoich podopiecznych w różnych miejscach, podczas meldunku należy na stronie internetowej konkretnego Einwohnermeldeamt upewnić się, czy dany urząd dysponuje swoim formularzem, w którym zawrzeć należy odpowiednie dane meldunkowe.

W kolejnej części artykułu odniosę się w sposób szczegółowy do dalszych obowiązków pracodawcy w stosunku do oddelegowanych pracowników do Niemiec.